የወጪ ደብዳቤዎች፡ የመመዝገቢያ ምዝግብ ማስታወሻዎች፣ የሂሳብ አያያዝ፣ ናሙናዎች፣ የመሙያ ደንቦች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

በየትኛውም የብሄራዊ ኢኮኖሚ ዘርፍ ብዙ ተግባራትን ያካተተ የወረቀት ስራ አለ። ከነሱ መካከል የገቢ እና የወጪ ደብዳቤዎች የሂሳብ አያያዝ ዋና ዋናዎቹ ናቸው ። ከሌሎች ድርጅቶች ተነጥሎ የሚሰራ አንድም ድርጅት የለም። ከደንበኞች, አቅራቢዎች, የገንዘብ እና ሌሎች ተቋማት ጋር ግንኙነት እና ትብብር ማድረግ ግዴታ ነው. ስለዚህ, የምርት ሂደቱ ያለ ደብዳቤዎች ሊሠራ አይችልም. የገቢ እና የወጪ ደብዳቤዎች ምዝገባን ማን ይቆጣጠራል? ለእነሱ እንዴት በትክክል መመዝገብ እንደሚቻል? ማን ያስፈልገዋል እና ለምን? እነዚህን ጉዳዮች በጽሁፉ ውስጥ እንመለከታለን።

የደብዳቤ ምድቦች። የወጪ ሰነዶች ባህሪያት

በጣም ብዙ የሰነድ ዓይነቶች አሉ ነገር ግን ሁሉም በሁለት ዋና ዋና ምድቦች ብቻ ይከፈላሉ፡

• በመላክ ላይ (ወጪ መልዕክት)።
• የደረሰ (መጪ መልእክት)።

የእያንዳንዱን ምድብ ትርጉም እንይ።

የደብዳቤ መላኪያ፣ ወጪ ተብሎ የሚጠራ፣ ለሚከተሉት ተቀባዮች መላክ ይቻላል፡

• ከፍተኛ ባለስልጣናት።
• የበታቾችድርጅቶች።
• የአጋር ኢንተርፕራይዞች።
• የድርጅቱ ክፍሎች፣ ወርክሾፖች እና ሌሎች መዋቅራዊ ክፍሎች።

ለከፍተኛ ባለስልጣናት ምን ሰነዶች ይላካሉ?

በእውነቱ እያንዳንዱ ኢንተርፕራይዝ ለማንኛውም ድርጅቶች (ወረዳ፣ መምሪያ፣ ክልላዊ እና እንዲሁም ሚኒስቴር መስሪያ ቤቶች) የበታች ነው። ወደ እነዚህ ተቋማት የሚላኩ የወጪ ደብዳቤዎች ሪፖርቶች, ዘገባዎች, የወሩ, የሩብ ዓመት እቅዶች, ለጥያቄዎች ምላሽ ሊሆኑ ይችላሉ. እንደ ደንቡ፣ በተፈቀደላቸው መደበኛ ፎርሞች ወይም በመደበኛ ሉሆች የኩባንያው አርማ ባለው ወረቀት ላይ ይሰጣል።

ሰነዶች ለ Downline ድርጅቶች

ሁሉም አይደለም፣ነገር ግን ብዙ ኢንተርፕራይዞች ለነሱ የበታች ከሆኑ ድርጅቶች ጋር ይተባበራሉ። አስፈፃሚ አካላት, ቅርንጫፎች, ትናንሽ ድርጅቶች እና ሌሎችም ሊሆን ይችላል. በእሱ የተላከው ደብዳቤ መመሪያዎች, ትዕዛዞች, ማስታወቂያዎች, ደንቦች, መመሪያዎች, የስልጠና ቁሳቁሶች ሊሆን ይችላል. በተጨማሪም በደብዳቤዎች ወይም በኩባንያው አርማ በተለመደው ሉሆች ላይ ተሰጥቷል. በተጨማሪም መመሪያዎች እና የሥልጠና ቁሳቁሶች በብሮሹሮች እና መመሪያዎች መልክ ሊወሰዱ ይችላሉ, ነገር ግን በመደበኛ ቅጾች መመሪያዎች ወይም የሽፋን ደብዳቤዎች ማህተም እና ፊርማዎች ጋር መያያዝ አለባቸው. ምንም ከሌሉ መመሪያዎቹ እና ብሮሹሮች እራሳቸው የላኪው ድርጅት ማህተም እና የኃላፊነት ሰዎች ፊርማ ሊኖራቸው ይገባል።

የአጋር ድርጅቶች ሰነድ

እንደ ደንቡ፣ በዚህ ጉዳይ ላይ የምንናገረው ስለ አቅራቢዎች፣ አከፋፋዮች እና ደንበኞች ነው። የላከው የደብዳቤ ልውውጥ ትዕዛዞች, ማስታወቂያዎች ናቸውእቃዎች፣ የይገባኛል ጥያቄዎች፣ የማስታወቂያ ብሮሹሮች፣ በማንኛውም የስምምነት ውል ወይም ውል ላይ ስለሚደረጉ ለውጦች ማሳወቂያዎች፣ የንግድ ፕሮፖዛል።

የማስታወቂያ ቁሳቁሶች፣ የዋጋ ዝርዝሮች፣ እንኳን ደስ ያለዎት፣ ግብዣዎች ለምሳሌ የዝግጅት አቀራረብ መመዝገብ እንደማያስፈልጋቸው ልብ ሊባል ይገባል።

በተመሳሳይ ድርጅት ውስጥ ያሉ ሰነዶች

ይህ ዓይነቱ የወጪ የደብዳቤ ልውውጥ የሚከናወነው 2 ወይም ከዚያ በላይ ክፍሎች፣ ወርክሾፖች፣ ክፍሎች ባሉባቸው ኢንተርፕራይዞች ነው። በእንደዚህ ዓይነት ጉዳዮች ላይ አመራሩ ትዕዛዞችን, መፍትሄዎችን, መመሪያዎችን, መመሪያዎችን እና ተመሳሳይ ሰነዶችን ያወጣል, ወደ ክፍሎች እና አውደ ጥናቶች ይላካሉ. ከዚያ ለአስተዳዳሪዎች እና ለአስተዳደር እንደዚህ አይነት ደብዳቤዎች ጊዜያዊ ይሆናሉ እና ለአውደ ጥናት ወይም ክፍል - ገቢ።

የጆርናል ዲዛይን ህጎች

ሰነዱ የተላከበት ቦታ ምንም ይሁን ምን፣ መቆጠር አለበት። ይህንን ለማድረግ የወጪ ደብዳቤዎችን ለመመዝገብ ምዝግብ ማስታወሻዎች አሉ. ኮምፒውተሮችና ኢንተርኔት ባልነበሩበት ዘመን እንዲህ ዓይነት መጽሔቶች በእጅ ይቀመጡ ነበር። እነሱ በዘፈቀደ ሊሆኑ ይችላሉ. የተለመደ ማስታወሻ ደብተር ፣ የሂሳብ ደብተር ፣ ማስታወሻ ደብተር መጠቀም ይቻላል ። ከሁሉም በላይ ደግሞ መጽሔቱ እንዳይቀደድ የተሰፋ አንሶላ ሊኖረው ይገባል። በተጨማሪም, መቁጠር አስፈልጓቸዋል. የመጽሔቱ ርዕስ የጀመረበትን ቀን አመልክቷል። ከዚህ በፊት ገጾቹን በክርዎች ማሰር, ጫፎቻቸውን በወረቀት ላይ ማተም ያስፈልጋል, በዚህ ላይ ኃላፊነት ያለው ሰው ፊርማ እና ፊርማ ማስቀመጥ አስፈላጊ ነበር. እንዲሁም በዚህ ሉህ ላይ የተቆጠሩት ገጾች አጠቃላይ ቁጥር ተቀምጧል። እርማቶች አልተፈቀዱም።

አሁን የመጽሔቱ ስፌት በክር የሚቀመጠው መቼ ነው።በተለይ የገንዘብ ወይም ህጋዊ ዋጋ ያላቸው አስፈላጊ ሰነዶች ምዝገባ።

በመጽሔቱ ውስጥ ያሉ ገጾች በአብዛኛዎቹ ንግዶች ተቆጥረዋል።

የመጽሔቱ የመጨረሻ መስመር ሲሞላ፣ የሚያበቃበት ቀን ተቀምጧል። ከ 3 እስከ 5 ዓመታት ውስጥ ተከማችቷል. በውስጡ በተመዘገበው የደብዳቤ ልውውጥ አይነት ይወሰናል. የፍርድ ቤት ትዕዛዞች, የገንዘብ ሂሳቦች, የረጅም ጊዜ ኮንትራቶች እና የመሳሰሉት በተለይ አስፈላጊ ናቸው. መጽሔቱን መጣል የሚችሉት እያንዳንዱ በውስጡ የተመዘገቡት ሰነዶች ህጋዊ ኃይል ካጡ ብቻ ነው።

የኮምፒውተር እገዛ

በዚህ የኮምፒውተር ቴክኖሎጂ ዘመን ገቢ እና ወጪ ደብዳቤዎችን በእጅ የሚከታተል ጸሐፊ ማግኘት አስቸጋሪ ነው። አሁን ቅጾችን ለማተም ወይም በኮምፒተር ላይ መዝገቦችን ለማስቀመጥ የሚያስችል የተወሰነ ፕሮግራም አለ. እሱን ለመጠቀም፡ ሊኖርህ ይገባል፡

• ኮምፒውተር ከMS Office፣ MS Excel ፕሮግራሞች ጋር።
• አታሚ።
• ስካነር።
• የኮምፒውተር ኢሜይል።
• ይህን የመሰለ ማህተም፡ “መግቢያ። ቁጥር _፣ "_" _20_" በእጅ መተየብ ወይም ተዘጋጅቶ መግዛት ይችላል።

በመቀጠል ወደ ፕሮግራሙ ገብተህ አስፈላጊውን ፎርም አውርደህ ከሱ ጋር መስራት አለብህ። ቅጹን ማተም, ብዙ ፎቶኮፒዎችን መስራት, መስፋት ይችላሉ. በእጅዎ ማስታወሻዎችን ለመስራት የሚያስፈልግዎትን ጆርናል ያገኛሉ. ማተም አይችሉም, በቀጥታ በኮምፒተርዎ ላይ ይመዝገቡ. እንደ ደንቡ፣ መፈረም የማያስፈልጋቸው ሰነዶች የሚቀመጡበት መንገድ ነው።

ምን ያህል መጽሔቶች ያስፈልጎታል?

ብዙ ጊዜበአጠቃላይ ኢንተርፕራይዞቹ አንድ የወጪ የደብዳቤ ልውውጥ መዝገብ ይይዛሉ። ነገር ግን፣ ብዙ አጋሮች እና ሌሎች ተቀባዮች ያሏቸው አንዳንድ ድርጅቶች ከእነዚህ መጽሔቶች ውስጥ በርከት ያሉ እንደ፡ሊኖራቸው ይችላል።

• ለሶስተኛ ወገኖች ለሚላኩ ደብዳቤዎች ምዝገባ እና በድርጅቱ ውስጥ ላሉ ሰነዶች።
• ለሀገር ውስጥ እና ለውጭ ኩባንያዎች ለተላኩ ደብዳቤዎች።
• ለተወሰኑ ድርጅቶች (ለምሳሌ ማእከላዊ ጽሕፈት ቤት፣ ሚኒስቴሩ፣ እና የመሳሰሉት) እና ሌሎችም የታቀዱ ሰነዶች። ይህ የሚደረገው ለሰነድ አስተዳደር ምቾት ሲባል ነው፣ ነገር ግን ማንኛውም ጆርናል የሚዘጋጀው በአንድ መስፈርት ነው።

በተጨማሪ አንዳንድ ድርጅቶች ለእያንዳንዱ የሰነድ አይነት የተለየ መጽሔቶች አሏቸው። ለምሳሌ የወጪ ትዕዛዞችን, የሂሳብ ትዕዛዞችን, ማሳወቂያዎችን, መመሪያዎችን, የደንበኛ ቅሬታዎችን, ፕሮቶኮሎችን እና የመሳሰሉትን ለመመዝገብ. ለእንደዚህ አይነት ሰነዶች መለያ ከሌሎች ዓምዶች ጋር ቅጾችን መጠቀም ይቻላል።

የመጽሔት ግቤቶችን እንዴት ማቆየት እንደሚቻል

የቅጾቹ ቅጾች ለሁሉም የወጪ የደብዳቤ ልውውጥ ዓይነቶች በግምት ተመሳሳይ ናቸው ሊባል ይገባል። ዲዛይኑ ምን መምሰል እንዳለበት የሚያሳይ ናሙና በእኛ ጽሑፉ ቀርቧል።

በእያንዳንዱ ገጽ አናት ላይ አምዶች ያሉት "ራስጌ" አለ፡

• የመግቢያው ተከታታይ ቁጥር፣እንዲሁም በሰነዱ ላይ ተለጥፏል።
• የመነሻ ቀን።
• የሰነድ ርዕስ (ለምሳሌ "የሂደት ሪፖርት")።
• ማጠቃለያ (በትክክል ሁለት ዓረፍተ ነገሮች፣ የሰነዱን ቁጥርም ማስቀመጥ ትችላላችሁ)።
• ደብዳቤ የሚላክበት ተቋም ስም።
• የኃላፊነት ተመዝጋቢ ፊርማ።
• የመነሻ ዘዴ (መደበኛ ወይም ኢ-ሜይል፣ ፋክስ)። ይህ ንጥል አዳዲስ ቴክኖሎጂዎች ሲመጡ ታክሏል. ከዚህ ቀደም በደብዳቤ ምዝግብ ማስታወሻዎች ውስጥ አልነበረም።
• የጥያቄ ምላሽ ወይም የአፈጻጸም ሪፖርት ከተላከ መጽሔቱ የተላከው ደብዳቤ በተፈጠረበት መሰረት የሰነዱን ቁጥር መጠቆም አለበት። እንዲሁም ስለ ፈጻሚው (ስም ፣ አቀማመጥ) መረጃን ማመላከት ያስፈልጋል።
• የቅጂዎች ብዛት። አንዳንድ ጊዜ አንድ አምድ ለብቻው ይመደባል፣ በዚያም ቅጂ ውስጥ ያሉት የገጾች ብዛት ይጠቁማል።
• ማስታወሻ። በቀደሙት አምዶች ውስጥ ያልተካተተ መረጃ እዚህ ተጠቁሟል።

የወጪ ሰነዱ ለጥያቄ ወይም ለሪፖርት ምላሽ ካልሆነ፣ ሰረዞች በአስፈፃሚው አምዶች ውስጥ ይቀመጣሉ።

በእኛ ጊዜ፣ የወጪ ደብዳቤዎች መዝገብ ይዘት እና አሞላል አልተቀየረምም። ናሙና ከላይ ይታያል።

ገቢ መልዕክት

ደብዳቤዎችን እና ሰነዶችን በድርጅቱ ከሚከተሉት ምንጮች መቀበል ይቻላል፡

1. ከፍተኛ ባለስልጣናት።
2. የበታቾች።
3. የአጋር ድርጅቶች።
4. ሌሎች ከላይ ያልተዘረዘሩ ተቋማት (ፖሊስ፣ ባንኮች፣ ፍርድ ቤቶች፣ የግል ዜጎች፣ ወዘተ)።
5. በድርጅት ውስጥ፣ ገቢ መልእክቶች ከአስተዳዳሪው ወይም ከሌላ መዋቅራዊ ክፍል ለምሳሌ ከሂሳብ ክፍል ሊመጡ ይችላሉ።

ከእኛ በላይበመጀመሪያዎቹ ሶስት አንቀጾች ውስጥ ከተመለከቱት ድርጅቶች ምን አይነት ወረቀቶች መጻጻፍ ሊሆኑ እንደሚችሉ ግምት ውስጥ ያስገቡ።

ከሌሎች ተቋማት የሚመጡ ሰነዶች ለሰራተኛ መጥሪያ፣ የአፈጻጸም ጽሁፍ፣ የፍርድ ቤት ውሳኔ፣ ክስ፣ ቅሬታ ወይም የግል ሰው መግለጫ እና የመሳሰሉት ሊሆኑ ይችላሉ።

በኢንተርፕራይዙ ውስጥ ያለውን የስራ ሂደት የሚወክሉት ወረቀቶች በጣም የተለያዩ ሊሆኑ ይችላሉ፡ የአስተዳደር ትዕዛዞች፣ ትዕዛዞች፣ መመሪያዎች፣ ደንቦች፣ ደረጃዎች፣ የደህንነት ደንቦች፣ ማስታወቂያዎች እና የመሳሰሉት።

ከገቢ ሰነዶች ጋር በመስራት

የወጪ ደብዳቤዎችን ብቻ ሳይሆን ገቢንም መዝገቦችን መያዝ ያስፈልጋል። በድርጅቱ የተቀበሏቸው ደብዳቤዎች የተመዘገቡበት ጆርናል የሚዘጋጀው ለተላኩት ሰነዶች ተመሳሳይ ደንቦችን በመከተል ነው።

ልዩነቱ በቅጾቹ ላይ ባለው "ካፕ" ላይ ነው። የሚከተሉትን አምዶች መያዝ አለበት፡

• የተለመደ ቁጥር። እንዲሁም በሰነዱ ላይ ተለጥፏል።
• የተደረሰበት ቀን።
• ሰነዱን የላከ ድርጅት።
• እንዴት ደረሰ (በፋክስ፣ ኢሜል ወይም መደበኛ ደብዳቤ)።
• የሰነድ ስም።
• የቅጂዎች ብዛት።
• ሰነዱ የተላከበት (ዎርክሾፕ፣ መምሪያ ወይም የአቃፊ ስም)።

ከገቢ ደብዳቤዎች መጽሔት ቅጾች የአንዱ ናሙና ከዚህ በታች ቀርቧል።

ገቢው ሰነድ በአውደ ጥናቱ (መምሪያው) ለአፈፃፀም የተቀበለው የአመራር ትእዛዝ ወይም ዘዴያዊ መመሪያ ከሆነ ፣የመመዝገቢያ ምዝግብ ማስታወሻው ተጠያቂው ማን እንደሆነ እና እንዲሁም መፃፍ አለበት ።የአፈጻጸም ማስታወሻ፣ ቀን እና የአርቲስት ፊርማ።

መዝገቦቹን የሚይዘው ማነው?

በሃላፊው የተሾመ ማንኛውም ኃላፊነት ያለው ሰው ገቢ እና ወጪ ደብዳቤዎችን መመዝገብ ይችላል። በዚህ ሁኔታ, የዚህ ዓይነቱ የጉልበት እንቅስቃሴ በስራው መግለጫ ውስጥ መካተት ወይም በድርጅቱ ኃላፊ ትእዛዝ መጽደቅ አለበት. እንደ አንድ ደንብ በድርጅቶች ውስጥ የቢሮ ሥራ የሚከናወነው በፀሐፊነት ነው. በተጨማሪም የቢሮው ሰራተኛ ወይም አስተዳዳሪ (በትንንሽ ኩባንያዎች) የደብዳቤ ምዝገባን ማከናወን ይችላል. በአንዳንድ ድርጅቶች፣ የደብዳቤ ልውውጥ የሚከናወነው በሁለት ሰራተኞች ነው - በአቀናባሪ እና በፀሐፊው።

ሱቆች እና ክፍሎች እንዲሁ የገቢ እና ወጪ ሰነዶችን መዝገቦችን ይይዛሉ። ይህ የሚደረገው በአስተዳደሩ ትእዛዝ በዚህ አይነት ተግባር በተከሰሰ ሰራተኛ ነው።

እንዴት ገቢ ሰነዶችን በአግባቡ መመዝገብ አለብኝ?

የገቢ እና ወጪ የደብዳቤ ልውውጦችን መመዝገብ ከባድ ስራ ሳይሆን ኃላፊነት የሚሰማው ተግባር ነው። በድርጅቱ የተቀበሉት ሁሉም ሰነዶች በሂሳብ አያያዝ ላይ ናቸው. ከድርጅቶች የመጡ ከሆነ በኃላፊው መታተም እና መፈረም አለባቸው። አንዳንድ ጊዜ ኃላፊነት ያለባቸው ሰዎች ፊርማም ያስፈልጋል, ለምሳሌ, ዋናው የሂሳብ ሹም, ይህ ለድርጅቱ የተሰጠ ደረሰኝ ከሆነ. እንደ ገላጭ ወይም የይገባኛል ጥያቄዎች ያሉ የግለሰቦች ደብዳቤዎች ይህንን ሰነድ ያጠናቀረውን ሰው ፊርማ ብቻ ነው መያዝ የሚችሉት።

በአብዛኛዎቹ ኢንተርፕራይዞች የምርት ሂደቶችን ለመከታተል ሁሉም ገቢ ደብዳቤዎች በአስተዳዳሪው መከለስ አለባቸው። ራሱከተቀበሉት ሰነዶች ጋር ምን እንደሚደረግ ይወስናል - ለአፈፃፀም መቀበል, ከመረጃው ጋር የተሳተፉትን ሰዎች በደንብ ማወቅ ወይም በቀላሉ ወረቀቱን ወደ ማህደር ማስገባት. ስለዚህ, ጸሃፊው, በመጽሔቱ ውስጥ የሚመጡትን ደብዳቤዎች በመመዝገብ, ለኃላፊው ያቀርባል. ወደ የትኛው ክፍል መላክ እንዳለበት በእያንዳንዱ ሰነድ ላይ ምልክት ያደርጋል።

በዚህ "ፍርድ" መሰረት በገቢ መልእክት መዝገብ ውስጥ ያለችው ፀሃፊ የእያንዳንዱን ፊደል "እጣ ፈንታ" በተገቢው አምድ ላይ ያስቀምጣል። ለምሳሌ, የፕሪሚየም ስሌት ላይ አዲስ ደንብ ወደ የሂሳብ ክፍል, የደህንነት መመሪያዎችን ወደ ቴክኒካል ክፍል እና ከዜጎች ኢቫኖቭ ወደ የምርት ጥራት ቁጥጥር ክፍል የይገባኛል ጥያቄ መላክ ይቻላል. ይህ የጸሐፊውን ሥራ በሚመጣው ሰነድ ያጠናቅቃል።

ወጪ መልእክትን እንዴት መከታተል እችላለሁ?

ከላይ፣ ምን አይነት ወረቀቶች ከዚህ አይነት ሰነድ ጋር ሊዛመዱ እንደሚችሉ መርምረናል። በአንዳንድ ድርጅቶች የግለሰብ ጥያቄዎች በረዳት ፀሃፊ ወይም በአቀናባሪ መመለስ አለባቸው። በ GOST R 6.30-2003.12 መሠረት, እንዲህ ዓይነቱ ሰነድ በልዩ ቅፅ ላይ ወይም የኩባንያው አርማ ባለው ባዶ ወረቀት ላይ ተዘጋጅቷል. ወደ ድርጅት ወይም ግለሰብ የተላከ ማንኛውም የንግድ ደብዳቤ ማህተም እና በአስተዳዳሪው መፈረም አለበት. እንደ ደንቡ፣ ፀሐፊው የሰነዱን ፎቶ ኮፒ ማድረግ አለበት፣ እሱም በትክክለኛው አቃፊ ውስጥ መመዝገብ አለበት።

የወጪ ደብዳቤዎች በተዛማጅ ጆርናል ውስጥ ተመዝግበዋል። ፀሐፊው ሁሉንም አስፈላጊ ማህተሞች እና ፊርማዎች ፣ የኩባንያውን ዝርዝሮች እና አለመሆኑን ማረጋገጥ አለበት።ሰነዱ የተዘጋጀበት ድርጅት, በመጽሔቱ ውስጥ ከተመዘገበው ቁጥር ጋር የሚዛመደውን ቁጥር, የመነሻ ቀን, ቅጂው ከተመዘገበበት አቃፊ ስም ጋር ይዛመዳል. የተላከው ደብዳቤ ለገቢ ደብዳቤ ምላሽ ከሆነ፣ የተመዘገበበትን ቁጥርም ማስቀመጥ አለቦት። ሰነዶች በምዝገባ መዝገብ በተጠቀሰው ቀን መላክ አለባቸው።

ለምን የደብዳቤ ሂሳብ አያያዝ ያስፈልገናል?

ከምርት የራቁ አንዳንድ ሰዎች ገቢ እና ወጪ የደብዳቤ ልውውጦችን በጥንቃቄ መመዝገብ ተጨማሪ ሥራ ነው ብለው ያምናሉ የወረቀት ሥራ የሚባለው። በእውነቱ፣ የደብዳቤ ሒሳብ አያያዝ የሚከተሉትን ተግባራት ያከናውናል፡

• የስራ ሂደትን ያደራጃል።
• ለገቢ ምልክቶች ወቅታዊ ምላሽን ያረጋግጣል።
• በምርት ውስጥ የመረጃ ልውውጥን ያመቻቻል።
• የኩባንያውን በውጪ ኢኮኖሚ ህይወት ውስጥ ውጤታማ ተሳትፎን ያረጋግጣል።
• የሚፈልጉትን ሰነድ በፍጥነት እንዲያገኙ ያግዝዎታል።

የዚህ ስራ አስፈላጊነት ግልፅ ነው፣ስለዚህ ወደ ትግበራው በኃላፊነት መቅረብ አለቦት።