የፀሐፊነት ተግባራት ምንድናቸው

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የፀሐፊን የሥራ ኃላፊነቶች በግልፅ ለመወሰን ማን እንደሆነ በትክክል ማወቅ አለቦት። ከሁሉም በላይ, ይህ አቀማመጥ ከበርካታ አቅጣጫዎች ሊታይ ይችላል. የሚታወቀው ለምሳሌ ፀሐፊው እንደ ቢሮ ሰራተኛ፣ ዋና ፀሐፊው የአንድ የተወሰነ ድርጅት ኃላፊ (ዋና)፣ የውጭ ጉዳይ ሚኒስትር እንደ ሲቪል ሰርቫንት፣ ፀሐፊው እንደ ዲፕሎማቲክ ሰው፣ የኃላፊው ጸሐፊ ነው። እንደ ሰራተኛ እና ሌሎች አማራጮች. ብዙውን ጊዜ, ይህንን ቦታ ሲያመለክቱ የድርጅቱን ዋና ዳይሬክተር እና መዋቅራዊ ክፍፍሎቹን የግለሰብ ሃላፊዎችን የሚያከናውን ሰራተኛ ማለት ነው. በዚህ ጉዳይ ላይ የፀሐፊው ኦፊሴላዊ ተግባራት ድርጅታዊ እና ቴክኒካዊ ጉዳዮችን ለመፍታት የአንድ ጊዜ ስራዎችን ወደ አፈፃፀም ቀንሷል።

ፀሀፊ ማወቅ እና ማድረግ ያለበት

በየቀኑ ፀሐፊው የሚከተሉትን ተግባራት ማከናወን አለበት፡

1. መረጃን ወደ ስራ አስኪያጁ ለማስተላለፍ የበታች ሰራተኞችን ተቀበል።
2. የኃላፊውን የስልክ ግንኙነት ያዘጋጁ። እሱ በሌለበትመረጃ ይቀበሉ እና ለዳይሬክተሩ ትኩረት ይስጡ።
3. የስልክ መልዕክቶችን ይቀበሉ እና መዝገቦችን ያስቀምጡ።
4. የጭንቅላቱ መደበኛ ስራ ሁኔታዎችን ፍጠር፡የጽህፈት መሳሪያ እና የቢሮ ቁሳቁሶችን አስፈላጊነት ተቆጣጠር።
5. በምርት ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች አደረጃጀት መርዳት። የዝግጅቱን ቀን, ቦታ እና ሰዓት ለተሳታፊዎች ያሳውቁ. አስፈላጊ ቁሳቁሶችን ይሰብስቡ፣ የተገኙትን መገኘት ያረጋግጡ እና የስብሰባውን ደቂቃዎች ይውሰዱ።
6. በድርጅቱ ውስጥ የቢሮ ስራን ያካሂዱ። ይህንን ለማድረግ ጸሃፊው መቀበል, ገቢ ደብዳቤዎችን ማደራጀት እና ለአስተዳደር እንዲታይ ማድረግ አለበት. ከዚያም, በተጣለው ቪዛ መሰረት, ሰነዶቹን ወደ ፈጻሚዎቹ ፊርማ ያስተላልፉ. የጸሐፊው ተግባራት ሂደት፣ ጊዜ እና አፈፃፀማቸው ላይ ቁጥጥርን ያካትታል።
7. ሰነዶችን ማተም እና ማባዛትን ያከናውኑ።
8. የኩባንያውን ኃላፊ ጎብኝዎችን መቀበልን ያደራጁ እና ከተቻለ ለችግሮች ፈጣን መፍትሄ የሚሆኑ ሁኔታዎችን ይፍጠሩ።

እነዚህን ቀላል የሚመስሉ የጸሐፊ ሥራዎችን ለማከናወን ሠራተኛው ማወቅ አለበት፡

• የድርጅቱ አስተዳደር አጠቃላይ ስብጥር እና መዋቅራዊ ክፍሎቹ፤
• ቻርተር፣ የድርጅቱ ሰራተኞች እና አወቃቀሮች፣ መገለጫው፣የዕድገት ተስፋዎች እና ልዩ ችሎታው፤
• መደበኛ ሰነዶች ለትክክለኛ መዝገብ መያዝ፤
• የቢሮ መሳሪያዎችን እና ግንኙነቶችን ለመጠቀም ህጎች፤
• የVTR፣ OT፣ የእሳት ደህንነት እና የኢንዱስትሪ ንጽህና ህጎች፤
• የሠራተኛ ድርጅት በሥራ ላይ ያሉ ሕጎችአካባቢ፤
• መደበኛ እና ህጋዊ ድርጊቶች፣ትእዛዞች፣ውሳኔዎች፣የእቅድ ትዕዛዞች፣የሂሳብ አያያዝ እና የተከናወኑ ስራዎች የጥራት አያያዝ።

ክሊኒካዊ ዝርዝሮች

ስለ አንድ የተለየ ጠባብ ስፔሻላይዜሽን እየተነጋገርን ከሆነ፣ ሁኔታው በተወሰነ መልኩ የተለየ ነው። ለምሳሌ የጸሐፊውን ተግባር እንውሰድ። የአቀማመዱ ርእስ በትክክል የሚሠራውን የሥራውን ገጽታ በግልጽ ይገልፃል. አብዛኛውን ጊዜ እያንዳንዱ ኢንተርፕራይዝ ቀደም ሲል የሥራ መግለጫ አለው, ይህም የመዝገብ ጠባቂ ልዩ ባለሙያተኛ እንቅስቃሴን ያሳያል. እንደዚህ አይነት መመሪያ ከሌለ, እሱን መፍጠር የተሻለ ነው. ይህንን ለማድረግ, ግምታዊ ናሙናዎችን የያዘውን የብቃት መመሪያ መጠቀም አለብዎት. ከዚያ በኋላ ልዩነቱን እና ውስጣዊ ባህሪያትን ከግምት ውስጥ በማስገባት የመደበኛ ስሪት ከአንድ የተወሰነ ድርጅት ጋር በተገናኘ ማጠናቀቅ አለበት. በአጠቃላይ 3 ዋና አቅጣጫዎች በፀሐፊ-ፀሐፊነት ተግባራት ውስጥ በግልጽ መታየት አለባቸው፡

1. ከደብዳቤ ጋር ይስሩ። መቀበል፣ በዘመናዊ መንገዶች ማቀናበር እና በጊዜ መላክ።
2. አስተካክል የውስጥ ሰነድ።
3. ምዝገባ፣ ጥብቅ የሂሳብ አያያዝ እና ሰነዶችን ወደ ማህደሩ ለማከማቻ ማዛወር።

የጠቋሚው ስራ ባህሪያት

በአንዳንድ ኢንተርፕራይዞች እንዲህ አይነት አቋም ወደ ስቴቱ ገብቷል ይህም ሰፊ ስራዎችን ያካትታል፡ከ"ማጣቀሻ ዴስክ" እስከ "ረዳት ዳይሬክተር"። እንደዚህ አይነት ስፔሻሊስትሰፋ ያለ እውቀት እና የሁኔታው ጥሩ ትእዛዝ ሊኖረው ይገባል። በስልጣኖች መጨመር ምክንያት የማጣቀሻ ፀሐፊው ተግባራት በትንሹ ተስፋፍተዋል. በአጠቃላይ ይህ የተለመደ የጸሐፊ ሥራ ነው, ነገር ግን "ማጣቀሻ" የሚለው ቃል በመደበኛ ዝርዝር ውስጥ አንዳንድ ተጨማሪዎችን ያደርጋል. በተለይም ረዳት ጸሐፊው በተወሰኑ ጉዳዮች ላይ በተናጥል ጎብኚዎችን መቀበል ይችላል. የተወሰነ መረጃ ስላለው ራሱን ችሎ ውሳኔዎችን ማድረግ ይችላል. በተጨማሪም አጣቃሹ የድርጅቱን ኢኮኖሚያዊ እንቅስቃሴ (ድርጅት) በተመለከተ ኃላፊውን ኃላፊነት የሚሰማውን መመሪያ ያከናውናል. አንዳንድ ጊዜ ረዳት ፀሐፊው የሰራተኛ መዝገቦችን አስተዳደር የማስተዳደር ሃላፊነት ይጫወታል. ይህ የሚደረገው አጠቃላይ የስራው መጠን ተጨማሪ ተግባራትን ለማከናወን ሲፈቅድ ብቻ ነው።