የገንዘብ ሰነዶች፡ ምዝገባ፣ ማረጋገጫ፣ ማከማቻ። የመጀመሪያ ደረጃ ጥሬ ገንዘብ ሰነዶችን የማውጣት ሂደት

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ከህጋዊ አካል ወይም ከግለሰብ ሥራ ፈጣሪ የገንዘብ እንቅስቃሴ ጋር በተገናኘ የሚዘጋጁ ወረቀቶች ናቸው። ቅጾቻቸው በስቴት ስታቲስቲክስ ኮሚቴ ጸድቀዋል። ኢንተርፕራይዞች ምን ዓይነት የገንዘብ ሰነዶችን መጠቀም እንደሚችሉ የበለጠ እንመልከት።

ትዕዛዞች

እንደ ዋና የገንዘብ ሰነዶች ሆነው ያገለግላሉ። ትዕዛዞች ገቢ ወይም ወጪ ሊሆኑ ይችላሉ። የመጀመሪያው የሚተገበረው ጥሬ ገንዘብ ሲቀበል ነው. ደረሰኝ ትዕዛዝ በአንድ ቅጂ በሂሳብ ሹም እና በ Ch. ይህን ለማድረግ የተፈቀደለት የሂሳብ ባለሙያ ወይም ባለሥልጣን. ኃላፊነት የሚሰማቸው ባለሥልጣኖች ከሌሉ የሕጋዊ አካል ኃላፊ ወይም ግለሰብ ሥራ ፈጣሪው ራሱ ዋና የገንዘብ ሰነዶችን ማፅደቅ ይችላል. የዱቤ ማዘዣው ደረሰኝ በተፈቀደላቸው ሰዎች (የሂሳብ ሹም እና ገንዘብ ተቀባይ) መፈረም አለበት, በማኅተም (ማኅተም) የተረጋገጠ. በተጨማሪም, በተገቢው መጽሔት ውስጥ ተመዝግቧል. ደረሰኙ ገንዘቡን ላስቀመጠው ርዕሰ ጉዳይ ተሰጥቷል. ደረሰኙ ትዕዛዝ ራሱ በጥሬ ገንዘብ ጠረጴዛ ላይ ይቆያል.ገንዘብ በሚሰጥበት ጊዜ የወጪ ወረቀት ተሞልቷል. ኢንተርፕራይዙ ሁለቱንም ባህላዊ የመረጃ ማቀነባበሪያ ዘዴዎችን እና የ BT መሳሪያዎችን ከተጠቀመ የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች የተጠናከሩ ናቸው ሊባል ይገባል ። የወጪ ትእዛዝ፣ ልክ እንደ ገቢ፣ በ1 ቅጂ ወጥቷል። እንዲሁም ስልጣን ባላቸው ሰዎች መደገፍ እና በተገቢው ጆርናል ውስጥ መመዝገብ አለበት።

መሙላት

ከላይ የተጠቀሱትን የገንዘብ ሰነዶች እንዴት መስጠት ይቻላል? መሙላት የሚከናወነው እንደሚከተለው ነው፡

1. መስመሩ "መሰረት" የንግድ ልውውጥን ያመለክታል።
2. በ "ጨምሮ" አምድ ውስጥ የተጨማሪ እሴት ታክስ ገብቷል። በቁጥር ተጽፏል። አገልግሎቶች፣ እቃዎች ወይም ስራዎች የማይቀጡ ከሆነ መስመሩ የሚያመለክተው "ያለ ተ.እ.ታ" ነው።
3. በ"አባሪ" መስመር ላይ አጃቢ እና ሌሎች ወረቀቶች መዘርዘር አለባቸው ይህም የተጠናቀሩበትን ቀን እና ቁጥራቸውን ያመለክታሉ።
4. በአምድ "ክሬዲት፣ ንዑስ ክፍልፋይ ኮድ" ገንዘቡ የሚደርስበት መዋቅራዊ ክፍል ተጓዳኝ ስያሜ ተቀምጧል።

ይመዝገቡ

የገንዘብ ሰነዶች በልዩ ጆርናል ውስጥ መመዝገብ አለባቸው። ሁለቱንም ገቢ/ ወጪ ትዕዛዞች እና እነሱን የሚተኩ ወረቀቶች ይመዘግባል። የኋለኛው ለምሳሌ፣ የደመወዝ ክፍያ፣ የገንዘብ አቅርቦት ማመልከቻዎች፣ ደረሰኞች እና ሌሎችም ያካትታል። በተመሳሳይ ጊዜ ለደመወዝ ክፍያ እና ለሌሎች ተመሳሳይ መጠኖች በሂሳብ መዝገብ ላይ የሚወጣው የወጪ ትዕዛዞች ክፍያ ከተሰጠ በኋላ መመዝገብ እንዳለበት ልብ ሊባል ይገባል።

የጥሬ ገንዘብ መጽሐፍ

ለገንዘብ አሰጣጥ እና ደረሰኝ ሂሳብ ለማስያዝ ይጠቅማል። መጽሐፉ በመጨረሻው ገጽ ላይ በተቀመጠው ቁጥር፣ የታሰረ እና በማኅተም የተረጋገጠ ነው። የሉሆችን ብዛት የሚያመለክት መዝገብ እዚህም ተዘጋጅቷል። የመጨረሻው ገጽ መፈረም አለበት. የሂሳብ ባለሙያ እና የንግድ ሥራ አስኪያጅ. እያንዳንዱ የመጽሐፉ ሉህ በ 2 እኩል ክፍሎች ይከፈላል. አንደኛው (ከአግድም መሪ ጋር) እንደ መጀመሪያው ቅጂ, ሌላኛው ደግሞ እንደ ሁለተኛው ቅጂ መሞላት አለበት. የኋለኛው የካርቦን ወረቀት በመጠቀም ከኋላ እና ከፊት በኩል ይወጣል. ሁለቱም አጋጣሚዎች በተመሳሳይ ቁጥር ተቆጥረዋል. የመጀመሪያዎቹ በመጽሐፉ ውስጥ ይቀራሉ, የኋለኛው ግን ሊነጣጠሉ የሚችሉ ናቸው. የኋለኛው እንደ የገንዘብ ሰነዶች ሪፖርት ማድረግ. ለአሁኑ ቀን የሁሉም ስራዎች መጨረሻ ድረስ, አይነሱም. "በቀኑ መጀመሪያ ላይ ሚዛን" ከሚለው አምድ በኋላ ግቤቶች ከመጀመሪያው ቅጂ በፊት በኩል ይጀምራሉ. ከመሙላቱ በፊት, ሉህ በእንባው መስመር ላይ መታጠፍ አለበት. የተቆረጠው ክፍል በመጽሐፉ ውስጥ በቀረው ስር ተቀምጧል. ከ"ማስተላለፊያ" በኋላ መረጃን ለማስገባት የተቀደደው ጎን በሁለተኛው ቅጂ የፊት ለፊት በኩል ተደራርቧል። ግቤቶች በማይነጣጠለው ክፍል በግልባጭ በአግድም መስመር ይቀጥላሉ::

ተጨማሪ ሰነዶች

የጥሬ ገንዘብ ግብይቶች በተለያዩ ወረቀቶች መመዝገብ ይችላሉ። ከመካከላቸው አንዱ ለምሳሌ የቅድሚያ ሪፖርት ነው። ለአስተዳደራዊ እና ለንግድ ስራ ወጪዎች ተጠያቂ ለሆኑ ሰዎች ለሚሰጡት ገንዘቦች ሂሳብ ላይ ይውላል. እንደዚህ ያሉ ሰነዶች እንዴት ይዘጋጃሉ? የዚህ ዓይነቱ የገንዘብ ልውውጦች በሪፖርት አቅራቢው አካል በቀጥታ ይቆጠራሉ, እናእንዲሁም የሂሳብ ባለሙያ. የቅድሚያ ዘገባዎች በወረቀት ወይም በኮምፒዩተር ሚዲያ ላይ ይዘጋጃሉ። የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ምዝገባ በደንቦቹ መሰረት በጥብቅ ይከናወናል. እያንዳንዱ ቅጽ በአንድ ቅጂ ተሞልቷል. ከእሱ በተቃራኒው, ተጠያቂው ሰው ወጪዎችን የሚያረጋግጡ ወረቀቶች ዝርዝር ይጠቁማል. እነዚህ ለምሳሌ የጉዞ ሰርተፍኬት፣ የመጫኛ ሂሳቦች፣ ቼኮች፣ ደረሰኞች፣ ወዘተ የሚያጠቃልሉት እዚህ ላይ ርዕሰ ጉዳዩ የወጪውን መጠን ያሳያል። ከሪፖርቱ ጋር የተያያዙት ወረቀቶች በተዘረዘሩበት ቅደም ተከተል መቆጠር አለባቸው. የጥሬ ገንዘብ ሰነዶችን መፈተሽ የሚከናወነው በሂሳብ ክፍል ሰራተኞች ነው. ሰራተኞቹ በተለይም የታለመውን የገንዘብ ወጪ ፣ የቀረቡትን ማረጋገጫ ወረቀቶች ሙሉነት ፣ የተጠናቀቁትን ትክክለኛነት እና የመጠን ስሌትን ኦዲት ያካሂዳሉ። የተገላቢጦሽ ጎን ለሂሳብ አያያዝ ተቀባይነት ያላቸውን ወጭዎች፣ በዴቢት ውስጥ የተመዘገቡባቸውን ሂሳቦች ያሳያል።

አስፈላጊ ልዩነቶች

የውጭ ምንዛሪ የሚያመለክቱ ዝርዝሮች (ገጽ 1 ሀ ከፊት እና 6 እና 8 ከኋላ ያሉት ዓምዶች) መሞላት ያለባቸው ተጠያቂው ሰው በሩብል ካልሆነ ገንዘብ ካገኘ ብቻ ነው። ከተረጋገጠ በኋላ የቅድሚያ ሪፖርቱ በድርጅቱ ኃላፊ ወይም በእሱ የተፈቀደለት ሰው መጽደቅ አለበት. ከዚያ በኋላ ብቻ ግምት ውስጥ ይገባል. የቅድሚያ ክፍያው ሙሉ በሙሉ ጥቅም ላይ ካልዋለ፣ ተጠያቂው ሰው ቀሪውን ገንዘብ ተቀባይው ይመለሳል። በተመሳሳይ ጊዜ, ደረሰኝ ትዕዛዝ ተሞልቷል. ገንዘቦች በፀደቀው ሪፖርት መረጃ መሰረት ይሰረዛሉ።

የደመወዝ ክፍያ

የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ክፍያ የሚከናወነው ለድርጅቱ ሰራተኞች ደሞዝ ሲሰላ እና ሲከፍል ነው። የሂሳብ ክፍል ተጓዳኝ መግለጫውን በ 1 ቅጂ ውስጥ ያወጣል. የደመወዝ ክምችቱ የሚከናወነው ለትክክለኛው ጊዜ, ለውጤት, ወዘተ ለሂሳብ አያያዝ በዋና ሰነዶች ውስጥ ባለው መረጃ መሰረት ነው "የተጠራቀመ" መስመሮች ከደመወዝ ክፍያ ዓይነቶች ጋር በተዛመደ መጠን ያመለክታሉ. ለሠራተኛው የሚሰጡ ሌሎች ገቢዎች (ቁሳቁስ እና ማህበራዊ ጥቅማ ጥቅሞች) ከድርጅቱ ትርፍ ወጪ የሚከፈሉ እና በታክስ በሚከፈልበት መሠረት ውስጥ ሊካተቱ ይችላሉ ። በተመሳሳይ ጊዜ ከደመወዙ ላይ ተቀናሾች ይሰላሉ እና ለሠራተኛው የሚሰጠውን መጠን ይመሰረታል. በመግለጫው የሽፋን ገጽ ላይ ለሠራተኞች የሚከፈለው ጠቅላላ መጠን ተያይዟል. የድርጅቱ ኃላፊ ደመወዝ ለመስጠት ፈቃድ መፈረም አለበት. በማይኖርበት ጊዜ, ይህ ሰነድ በተፈቀደለት ሰራተኛ የተሰጠ ነው. በመግለጫው መጨረሻ ላይ የተቀማጭ እና የደመወዝ መጠን ገብቷል. ለሠራተኞች ገንዘብ ክፍያ ከተቋቋመበት ጊዜ በኋላ በአምድ 23 ውስጥ ገንዘብ ያልተቀበሉ የሰራተኞች ስም "ተቀማጭ" ምልክት ተደርጎበታል. ለተሰጠው መጠን የወጪ ማዘዣ ተዘጋጅቷል። ቁጥሩ እና የሚጠናቀቅበት ቀን በመጨረሻው ሉህ ላይ ባለው የደመወዝ መዝገብ ላይ መጠቆም አለበት።

የእገዛ-ሪፖርት

ይህ ሰነድ የKKM ሜትር ንባቦችን እና ገቢን በፈረቃ (የስራ ቀን) ይዟል። የእገዛ-ሪፖርት በየቀኑ በ1 ቅጂ ይሞላል። ገንዘብ ተቀባይ-ኦፕሬተር ፊርማውን እና ለዋናው ባለስልጣን ማስረከብ አለበት።(የኩባንያው ኃላፊ). በተመሳሳይ ጊዜ, ደረሰኝ ትዕዛዝ ተሞልቷል. በትናንሽ ኩባንያዎች ውስጥ ገንዘብ በቀጥታ ለሰብሳቢዎች ይሰጣል. ጥሬ ገንዘብን በሚያስተላልፉበት ጊዜ የባንኩ አግባብነት ያላቸው የገንዘብ ሰነዶች ተሞልተዋል. ገቢ በፈረቃ (የሥራ ቀን) በቀኑ መጀመሪያ እና መጨረሻ ላይ ባለው የመደመር ቆጣሪዎች አመልካቾች መሠረት ይዘጋጃል። በተመሳሳይ ጊዜ ጥቅም ላይ ባልዋሉ ቼኮች ለደንበኞች የተመለሱት መጠኖች ይቀነሳሉ። የተቋቋመው ገቢ በዲፓርትመንቶች ኃላፊዎች ተረጋግጧል. በሪፖርቱ ውስጥ ገንዘቦችን መለጠፍ, ከፍተኛ ገንዘብ ተቀባይ, እንዲሁም የድርጅቱ ኃላፊ, ይፈርማሉ. የማመሳከሪያ ሪፖርቱ የተጠናከረ "የKKM ሜትር ንባብ እና የኩባንያው ገቢ መረጃ" ለማጠናቀር እንደ መሰረት ሆኖ ያገለግላል።

የጋዜጠኞች

ይህ ሰነድ ለድርጅቱ ለእያንዳንዱ KKM ወጪ እና ጥሬ ገንዘብ ደረሰኝ ሂሳብ ለማቅረብ ያስፈልጋል። መጽሔቱ የቆጣሪ እና የቆጣሪ ንባቦች ምዝገባ ሪፖርት ሆኖ ይሰራል። ይህ ሰነድ በCh. ፊርማዎች የታሸገ፣ የተቆጠረ እና የታሸገ ነው። የሂሳብ ባለሙያ, የኩባንያው ኃላፊ, እንዲሁም የግብር ተቆጣጣሪ. መጽሔቱ በድርጅቱ ማህተም የተረጋገጠ ነው. ሁሉም ግቤቶች በየቀኑ በነጋሪው ነው የሚሰሩት። የገንዘብ ሰነዶችን የማውጣት ሂደት በመጽሔቱ ውስጥ መደምሰስ እና ማጥፋት አይፈቅድም. ሁሉም እርማቶች መስማማት እና በተፈቀደላቸው ሰዎች ፊርማ መረጋገጥ አለባቸው. ንባቦቹ የሚዛመዱ ከሆነ, በስራው መጀመሪያ ላይ ለአሁኑ ፈረቃ ተመዝግበዋል. እነዚህ መረጃዎች በሥራ ላይ ባለው አስተዳዳሪ እና ገንዘብ ተቀባይ ፊርማዎች መረጋገጥ አለባቸው። መስመር 15 ላይ የገቡትን መጠኖች ያመለክታልበደንበኞች የተመለሱ ቼኮች. ለዚህ መረጃ ከተገቢው ድርጊት የተወሰደ ነው. ተመሳሳዩ ዓምድ በፈረቃው ወቅት የታተሙትን የዜሮ ቼኮች ቁጥር ያሳያል። በስራው ቀን መጨረሻ ላይ ኦፕሬተሩ ለለውጡ የመጨረሻ ሪፖርት ያመነጫል እና የተቀበለውን ገቢ ከእሱ ጋር ያስረክባል. ይህ የገቢ ትዕዛዝ ይፈጥራል. የቆጣሪዎቹ ንባቦች ከተወሰዱ በኋላ ትክክለኛው ደረሰኝ መጠን ይጣራል, ተጓዳኝ ግቤት በመጽሔቱ ውስጥ ገብቷል. በሃላፊው (ተረኛ አስተዳዳሪ) ፣ በከፍተኛ ገንዘብ ተቀባይ እና ተቀባዩ ፊርማ የተረጋገጠ ነው። በመቆጣጠሪያ ቴፕ ላይ በተገለጹት መጠኖች እና በገቢው መጠን መካከል ልዩነቶች ሲከሰቱ ልዩነቱ ምክንያት ተለይቷል. የተገኙት ትርፍ ወይም እጥረቶች በመጽሔቱ ተዛማጅ መስመሮች ውስጥ ተመዝግበው ይገኛሉ።

በKKM ሜትር ንባቦች እና ገቢዎች ላይ ያለ መረጃ

ለአሁኑ ፈረቃ ማጠቃለያ ሪፖርት ለማመንጨት ያገለግላሉ። እነዚህ መረጃዎች በየቀኑ በተጠናቀረው የነጋሪው መግለጫ ላይ እንደ አባሪ ሆነው ያገለግላሉ። አመላካቾች እና ገቢዎች ላይ ያለው መረጃ በአንድ ቅጂ ይመሰረታል. ከወጪ እና ደረሰኝ ትዕዛዞች, የምስክር ወረቀቶች-የሪፖርቶች ሪፖርቶች, እስከሚቀጥለው ፈረቃ ድረስ ወደ ድርጅቱ የሂሳብ ክፍል ይዛወራሉ. የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ናሙና, በሜትር ንባቦች መሰረት, ለእያንዳንዱ የገንዘብ መመዝገቢያ ቀን መጀመሪያ እና መጨረሻ ላይ የገቢ ስሌትን ያካትታል. በተመሳሳይ ጊዜ, ከሌሎች ነገሮች በተጨማሪ, በዲፓርትመንቶች ስርጭቱ ይገለጻል. የኋለኛው ደግሞ በአስተዳዳሪዎች ፊርማዎች መረጋገጥ አለበት. በተጠናቀቀው ሠንጠረዥ መጨረሻ ላይ ውጤቶቹ በሁሉም የገንዘብ መመዝገቢያዎች ቆጣሪዎች ንባብ መሰረት ይታያሉ, እናየኩባንያው ገቢም በዲፓርትመንቶች ፈንዶች በማከፋፈል ይጠቃለላል. በድርጊቱ መሠረት ለደንበኞች በተመለሱት ቼኮች ላይ የተሰጠው ጠቅላላ የገንዘብ መጠን ይገለጻል. ይህ መጠን የኩባንያውን አጠቃላይ ገቢ ይቀንሳል. መረጃው በከፍተኛ ገንዘብ ተቀባይ እና በድርጅቱ ኃላፊ መፈረም አለበት።

የመሙላት ምክሮች

የጥሬ ገንዘብ ሰነዶችን በሚያዘጋጁበት ጊዜ፣ በሕግ አውጪ እና በሌሎች የቁጥጥር ተግባራት የተደነገገውን ሥርዓት ማክበር አለብዎት። በተጨማሪም ፣ በርካታ ቀላል ህጎች አሉ ፣ ይህም ወረቀት ሲሞሉ ስህተቶችን ያስወግዳል -

1. በቃላት ያለው መጠን ሁል ጊዜ በአቢይ መሆን አለበት። በዚህ ሁኔታ ሳንቲሞች በቁጥር እንዲጻፉ ይፈቀድላቸዋል. ለምሳሌ፡- አስራ ስምንት ሺ ሮቤል 10 kopecks።
2. የወረቀት ስራ በእጅ ወይም ቴክኒካል በሆነ መንገድ (ለምሳሌ ኮምፒውተር) በመጠቀም ሊጠናቀቅ ይችላል።
3. የቁጥጥር ተግባራት በጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ውስጥ ያለውን መረጃ ማስተካከል ይፈቅዳሉ። ሆኖም, በርካታ መስፈርቶች መሟላት አለባቸው. የተሳሳተ ግቤት በአንድ መስመር በጥንቃቄ መሻገር አለበት. ትክክለኛው መረጃ ከጎኑ ወይም ከተቻለ (ከተቻለ) በላይ ተጠቁሟል። እዚህ በተጨማሪ "የታረመ ማመን"፣ "የተሻገረው ልክ ያልሆነ ነው" ወይም "እውነት" የሚል የፖስታ ጽሁፍ መስራት አለቦት። ከዚህ ግቤት ቀጥሎ መፈረም አለበት ch. የሂሳብ ባለሙያ እና የድርጅቱ ኃላፊ (ወይም የግለሰብ ሥራ ፈጣሪ)።
4. ብጉር፣ መሰረዝ፣ በ"ስትሮክ" እና ሌሎች ተመሳሳይ የማስተካከያ ዘዴዎች ካሉ ሰነዱ ልክ እንዳልሆነ ይቆጠራል።

ተጨማሪ ህጎች

የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ማከማቻ፣ በሚመለከተው ህግ መሰረት ለ5 ዓመታት ይካሄዳል። የዚህ ጊዜ ስሌት የሚጀምረው ከጥር 1 ቀን ጀምሮ የቢሮ ሥራ ከተጠናቀቀ በኋላ ነው. ይህ ደንብ እንደ አጠቃላይ ይቆጠራል. ለክፍያ መግለጫዎች ልዩ አሰራር ተመስርቷል. ሰራተኞች የግል ሂሳቦች ከሌላቸው እነዚህ ወረቀቶች በድርጅቱ ውስጥ ለ 75 ዓመታት ይቀመጣሉ. በዚህ ጊዜ ማብቂያ ላይ የፍርድ ቤት ጉዳዮች, አለመግባባቶች ወይም አለመግባባቶች ከሌሉ ሁሉም ሰነዶች ወደ ማህደሩ ሊተላለፉ ወይም ሊወድሙ ይችላሉ. ከወረቀት ጋር ሲሰሩ የሚከተሉት ህጎች መከተል አለባቸው፡

1. የሰነዶች ምስረታ ከቀጣዩ የስራ ቀን ወይም ከመጀመሪያው የዕረፍት ቀን በኋላ ለእያንዳንዱ ቀን መከናወን አለበት።
2. ወረቀቶቹን ወደ ማህደሩ ከማስተላለፉ በፊት የእነርሱ ክምችት መደረግ አለበት።
3. የጉዳይ ምስረታ ቁጥጥር የሚከናወነው በገንዘብ ተቀባይ ወይም በድርጅቱ ቀጥተኛ ስራ አስኪያጅ ነው።
4. ዋና ለመፍጠር በሂደት ላይ ወረቀቶች የሚሰበሰቡት ወደ ላይ በሚወጡ የሂሳብ ቁጥሮች (መጀመሪያ በዴቢት ከዚያም በዱቤ) ነው።

የጥሬ ገንዘብ ሰነዶችን ደህንነት የመጠበቅ ሃላፊነት በድርጅቱ ኃላፊ ላይ ነው። ከላይ የተጠቀሱትን ደንቦች ካልተከተሉ, በገንዘብ ቅጣት መልክ አስተዳደራዊ ቅጣት በአጥፊው ላይ ሊተገበር ይችላል. የቅጣቱ መጠን የተቀመጠው በህጉ መሰረት ነው።

ማጠቃለያ

በማስቀመጥ ላይየጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ትክክለኛ ኃላፊነት ያለው ሥራ እንደሆነ ይቆጠራል. የወረቀት ስራዎችን መሙላት ከሁሉም ሃላፊነት ጋር መቅረብ አለበት. የገንዘብ ሰነዶች የተለያዩ መረጃዎችን, ዘገባዎችን, አካውንቲንግን ሲያጠቃልሉ ጥቅም ላይ ይውላሉ. በዚህ ረገድ, ግብይቶችን በማስተካከል የመጀመሪያ ደረጃዎች ላይ የተደረጉ ስህተቶች በመጨረሻዎቹ ወረቀቶች ላይ ከባድ መዛባት ሊያስከትል ይችላል. የጥሬ ገንዘብ ሰነዶችን ለማስኬድ በኃላፊነት ቦታ ላይ የተሾመ ሠራተኛ አግባብነት ያለው እውቀትና ልምድ ሊኖረው ይገባል. ኦፕሬተሩ የሚሞላቸው ሁሉም ወረቀቶች በከፍተኛ ባለስልጣናት የተገመገሙ እና በኩባንያው ኃላፊ የጸደቁ መሆናቸውን መታወስ አለበት. ለሰነዶች ምዝገባ ልዩ ትኩረት መስጠት አለበት. በመጽሔቶች እና በመጽሃፍቶች ውስጥ ግቤቶች በህጉ መሰረት በሰዓቱ መደረግ አለባቸው. የጥሬ ገንዘብ ሰነዶች ሪፖርቶችን ለማዘጋጀት ጥቅም ላይ ስለሚውሉ በውስጣቸው ያሉ ሁሉም እርማቶች በተወሰነ ቅደም ተከተል ይከናወናሉ. የተቀመጡት ህጎች ካልተከተሉ ወረቀቶቹ ተቀባይነት ያጣሉ፣ እና በውስጣቸው ያለው መረጃ በኩባንያው ተጨማሪ የአስተዳደር ስራ ላይ ሊጠቀምበት አይችልም።