ዋና የሂሳብ አያያዝ ሰነዶች፡ አይነቶች፣ ሂደት እና ማከማቻ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

በተለያዩ የባለቤትነት ዓይነቶች ኢንተርፕራይዞች የሂሳብ አያያዝን ማካሄድ ከዶክመንተሪ ነጸብራቅ ውጭ የማይቻል ነው። አንድ ነጠላ ሂደት አይደለም, አንድ ፕሮጀክት አይደለም, አንድ የንግድ ልውውጥ በትክክል የተተገበረ ሰነድ ሳይኖር, በድርጅቱ ውስጣዊ ትዕዛዞች እና በውጪ የሕግ አውጭ ደንቦች የተደነገገ ነው. በሠራተኛው የሚፈጸመው እያንዳንዱ ተግባር ለምሳሌ የንግድ ድርጅት፣ ከኦፕሬተሩ ጀምሮ ማመልከቻዎችን ለመቀበል እና ከዳይሬክተሩ ጋር የሚጠናቀቅ፣ በዶክመንተሪ መሠረት ላይ ተንጸባርቋል፣ ይህም በዋና ሰነዶች ዝርዝር ላይ የተመሠረተ ነው።

ፅንሰ-ሀሳብ እና ጠቀሜታ

የንግድ ልውውጦችን የሚያረጋግጡ ሰነዶች ሳይኖሩ በማንኛውም የሥራ መስክ ውስጥ ያለውን የድርጅት አሠራር መገመት አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል። ልክ እንደሌላው እትም, ሰነዶች እዚህ በጣም ጠቃሚ ሚና ይጫወታሉ. መገመት ይከብዳልከፍተኛ ጥራት ያለው እና በህጋዊ መንገድ የተረጋገጠ የአየር ማረፊያ ሥራ, ተሳፋሪው ማንነቱን የሚያረጋግጡ ሰነዶች ሳይኖር እንዲሄድ መፍቀድ - ፓስፖርት እና የአንድ ዜጋ መለያ ኮድ. በተመሳሳይ ሁኔታ አሽከርካሪው ለሚነዳው መኪና በፍቃድ እና በቴክኒካል ፓስፖርት ውስጥ አግባብነት ያለው ሰነድ ከሌለው የመኪና እንቅስቃሴ ውስጥ መግባትን መገመት አስቸጋሪ ነው ። የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችም እንዲሁ። በስቴቱ የስራ ፈጣሪዎች ዝርዝር ውስጥ የተመዘገበ ማንኛውም ኩባንያ ለሂሳብ አያያዝ አስፈላጊ የሆኑ በርካታ ሰነዶች ሊኖሩት ይገባል, እነዚህም መሠረታዊ መሠረት እና በንግድ ሥራ ሂደቶቹ የቁጥጥር ቁጥጥር ሰንሰለት ውስጥ የመጀመሪያ አገናኝ ናቸው.

ዋና የሂሳብ አያያዝ ሰነዶች የኩባንያው ተግባራት የሚመዘገቡበት እና የንግድ አሰራሮቹ የሚስተካከሉበት የምስክር ወረቀቶች፣ ድርጊቶች፣ ትዕዛዞች፣ ደረሰኞች፣ መግለጫዎች እና ሪፖርቶች ስብስብ ነው።

የሰነዶች አይነት

የሂሳብ ስራ ሂደት ምደባ የሚከተሉትን ዋና ዋና ሰነዶችን ያካትታል፡

• በተግባራዊ ዓላማ - የሂሳብ አያያዝ፣ አስተዳደር፣ ሰራተኛ፤
• እንደ ደንቡ ደረጃ - ውስጣዊ እና ውጫዊ።

የመደቡ የመጀመሪያ አቅጣጫ የማንኛውም የንግድ ድርጅት ሶስት ዋና የስራ ደረጃዎች ሰነዶች እንደ አላማቸው ባህሪ እና ሁለተኛው - ህጋዊውን በማደራጀት ዘዴ እርስ በርስ ለመለየት ያስችላል። የኢኮኖሚ ግንኙነት ደንብ. እያንዳንዳቸው አቅጣጫዎች የጅምላ መጠን ያካትታሉየተወሰኑ የሰነድ ዓይነቶች በድርጅቱ ሰራተኞች የተወሰኑ ድርጊቶችን አፈፃፀም የሚያንፀባርቁ።

የሂሳብ ሰነዶች

የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን ከግምት ውስጥ የምናስገባ ከሆነ፣ እነሱ በተራው፣ በሦስቱ የንግድ ልውውጥ ደረጃዎች ደንብ ተከፋፍለዋል።

የመጀመሪያው ደረጃ በግብይቱ መደምደሚያ ይታወቃል። እዚህ ዋናው የሂሳብ ሰነዶች በስምምነት መደምደሚያ እና ለክፍያ ደረሰኝ በማውጣት ይወከላሉ. ስምምነት በሁለቱ ወገኖች መካከል ያለውን ግንኙነት የሚቆጣጠር እና በመካከላቸው መስተጋብር ለመፍጠር ሁኔታዎችን የሚቆጣጠር ሰነድ ነው። የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ የተወሰነ መጠን ያለው ፍቺ ያለው መስፈርት ሲሆን በውሉ ውል መሰረት ገዥው ለተሸጠው ዕቃ ወይም ለተሰጠው አገልግሎት ለሻጩ መክፈል አለበት።

ሁለተኛው የሥራ ፈጠራ እንቅስቃሴ በክፍያ ሰነዶች ውስጥ ተንጸባርቋል እና ለግብይቱ የክፍያ ደረጃ ይባላል። ክፍያ በጥሬ ገንዘብ ወይም በጥሬ ገንዘብ ሊፈጸም የሚችል በመሆኑ ዋና ሰነዶች የሚቀርቡት ወይ ከአሁኑ መለያ እና የክፍያ ማዘዣ መግለጫዎች ወይም ገቢ ገንዘብ ማዘዣ ገንዘብ ተቀባይ ቼኮች እና ደረሰኞች።

ሦስተኛው፣ የመጨረሻው ደረጃ የሚወሰነው በተለይ ምርትን ወይም አገልግሎትን በመቀበል ነው። በዚህም መሰረት በመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በመላኪያ ኖት ፣ በሽያጭ ደረሰኝ እና ምርቶችን የመቀበል እና የማስተላለፍ ተግባር ወይም ማንኛውንም አይነት አገልግሎት ለመስጠት በሚደረገው ተግባር የተደነገገ ነው።

የአስተዳደር የሂሳብ ሰነዶች

በሂሳብ አያያዝ እና በአስተዳደር የስራ ሂደት መካከል ያለው ልዩነት በዋናነት በሂሳብ አያያዝ በመንግስት ህግ የሚተዳደረው በባለሥልጣናት የተቋቋመ የንግድ ሥራን ለማንፀባረቅ ማዕቀፍ በመሆኑ እና አመራሩ የሚወሰነው በውስጥ ውሳኔዎች እና የግል ምርጫዎች ነው ። የአንድ የተወሰነ ኩባንያ ዳይሬክተር ወይም ቀጥተኛ ባለቤት. በሌላ አነጋገር የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶች ጥብቅ ቅፅ በጋራ የቁጥጥር ማዕቀፍ ቁጥጥር ስር ያሉ ሲሆን የአስተዳደር ሰነዶች የሚዘጋጁት በድርጅት ደረጃ ብቻ ነው. በኩባንያው ውስጥ የአስተዳደር የሂሳብ አያያዝን የሚቆጣጠሩት የትኞቹ ወረቀቶች ናቸው? ከዋና ዋናዎቹ መካከል የሚከተሉት ይገኙበታል፡

• የውስጥ ሰራተኛ ደንቦች ኮድ፤
• የድርጅቱ የሂሳብ ፖሊሲ፤
• የጋራ ስምምነት፤
• የኩባንያው ዳይሬክተር ደንቦች እና ትዕዛዞች፤
• የስራ መግለጫዎች፤
• የአስተዳደር ሰነዶች።

HR ሰነድ

በድርጅቱ ውስጥ የሰራተኞችን የእርስ በርስ ግንኙነት የሚቆጣጠሩ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ዝርዝር ፣ እንዲሁም ደመወዝን ለማስላት እና የእያንዳንዱን የድርጅቱን ሰራተኞች ሀላፊነቶች የመወሰን ሂደትን ለመቆጣጠር ፣ እዚህ የስራ ሰነዱ የሚከተሉትን ዋና ዋና ጉዳዮች ያጠቃልላል ። አይነቶች፡

• የሰራተኛ አደረጃጀት - በድርጅቱ ውስጥ ያሉ የሁሉም የስራ መደቦች አጠቃላይ ድምር፣የቁጥራቸው ነጸብራቅ እና የሰራተኞች ክፍሎች ብዛት እንዲሁም የደመወዛቸውን ደረጃ መግለጫ ያካትታል።ክፍያዎች፣ የቦነስ አሰራር፣ ማስያዣን ማቋረጥ፣ በአበል ላይ የተቀመጡትን ድንጋጌዎች መቀበል፤
• የስራ መርሃ ግብር - ስለ የስራ ቀን ፣ድርጅታዊ እና አስተዳደራዊ ጉዳዮች ፣ሰራተኞች መቅጠር እና ማባረር ህጎች ፣እንዲሁም የማስተዋወቂያ ሁኔታዎችን ለስራ ተጨማሪ ክፍያ ወይም ውግዘትን ያካትታል። እና ከደመወዝ ተቀናሾች;
• የስራ መግለጫ - የእያንዳንዱ ኢንተርፕራይዝ የሰራተኞች ክፍል ስራ በመብቶች እና በግዴታዎች ስብስብ ፣በአጠቃላይ ድንጋጌዎች ፣በድርጊቶች ፣በኃላፊነት ፣በብቃት መስፈርቶች እና በግንኙነቶች ውስጥ በተለያዩ የሰራተኛ ክፍሎች መካከል ያለውን የበታችነት ደረጃን መሠረት ያደረገ ነው። ድርጅት።

አስፈላጊ ሰነዶች

ማንኛውም ድርጅት የተመዘገበ እና በህጋዊ መንገድ የሚሰራ ድርጅት በእንቅስቃሴው ማዕቀፍ ውስጥ መታየት ያለባቸው የግዴታ ሰነዶች ዝርዝር አለው። አስገዳጅ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች የሚከተሉት ናቸው፡

• ስምምነት - ምንም ይሁን ምን ይህ ሰነድ በሁለት ሥራ ፈጣሪዎች መካከል፣ በሻጭ እና በገዥ መካከል፣ በአቅርቦት እና በፍላጎት መካከል ያለውን ግንኙነት ለመጀመር መሰረታዊ መሠረት ነው።
• የወጣ ደረሰኝ - በሸቀጦች ሽያጭ ወይም በአገልግሎቶች አቅርቦት ላይ ውሳኔ ሲሰጥ ሻጩ ለግብይቱ ቅድመ ሁኔታ ደረሰኝ ለገዢው ወገን ይሰጣል፤
• ጥብቅ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጾች - በስምምነት ሂደት ውስጥ ያለ ቼኮች ፣ ጥሬ ገንዘብ እና የሸቀጦች ሰነዶች ከአስገዳጅ ዝርዝር ጋር የተገናኙ አይደሉም ።
• ሸቀጥ-የዕቃ ማጓጓዣ ማስታወሻ - ተቀባዩን፣ አጓጓዡን፣ ዕቃውን ላኪ፣ ዕቃዎቹ እራሳቸው በስም ዝርዝር ውስጥ፣ የተላኩ ምርቶች ብዛት፣ ዋጋ እና መጠን፣ የሚያመለክት ሰነድ
• የተጠናቀቁ ስራዎች ወይም የተላኩ እቃዎች የመቀበል እና የማስተላለፍ ህግ።

የውስጥ ሰነዶች

ቀደም ሲል እንደተገለፀው የማንኛውም ኩባንያ ስራ የውጭ እና የውስጥ ሰነዶች መኖራቸውን ያመለክታል። ለውስጣዊ ዓላማ ዋና ዋና ሰነዶች እነዚህ ሁሉ ቅጾች ፣ የምስክር ወረቀቶች ፣ መግለጫዎች ፣ ትዕዛዞች ፣ መመሪያዎች በድርጅቱ ውስጥ በቀጥታ የሚዘጋጁ እና በእሱ ላይ ለሚሰሩ ሰራተኞች ብቻ የሚተገበሩ ናቸው ፣ በህብረተሰቡ ላይ ምንም ዓይነት የሕግ አውጭነት ተፅእኖ ሳያደርጉ ፣ ይህ ኩባንያ።

የውጭ ሰነዶች

የውጭ ዓላማ ሰነዶች ከፍተኛ ተዋረዳዊ የበታችነት ደረጃን ያመለክታሉ፣ ምክንያቱም ውጫዊ ሰነዶች በመንግስት እና በሕግ አውጭው ማዕቀፉ የሚተዳደሩ ናቸው። በሂሳብ አያያዝ ላይ የተዘጋጁት ድንጋጌዎች, የሂሳብ ደብዳቤዎች የሂሳብ ስብስቦች, የሂሳብ አያያዝ እና የፋይናንስ ሪፖርቶች ደረጃዎች - ይህ ሁሉ የቁጥጥር ዳራ ያለው እና በስቴቱ የህግ ማዕቀፍ ቁጥጥር ነው.

የሰነድ ቅጾች

የአንደኛ ደረጃ ሰነዶች ዓይነቶች በዓላማ ተፈጥሮ፣ በንድፍ እና በባለቤትነት ባህሪያቸው ዘርፈ ብዙ ናቸው። የሚከተሉት ዋና ዋና ክፍሎች በህጋዊ መንገድ ተለይተዋል፡

• የሰራተኞች መዝገቦች (ትዕዛዞች፣ ትዕዛዞች፣ መርሃ ግብሮች፣መደበኛ ሁነታዎች እና መርሃ ግብሮች);
• የሂሳብ ፎርሞች ለደሞዝ እና ለስራ ሰአታት (የጊዜ ሰሌዳዎች፣ የግል ሂሳቦች፣ መጽሔቶች፣ የደመወዝ ክፍያ)፤
• የካፒታል ግንባታ የሂሳብ ቅጾች (የምስክር ወረቀቶች፣ መጽሔቶች፣ ድርጊቶች)፤
• የምርት የሂሳብ ፎርሞች (የዕቃ ዝርዝር ድርጊቶች እና መዝገቦች፣ የክብደት ወረቀቶች፣ የፓርቲ ካርዶች፣ ስለ ክምችት እንቅስቃሴ ሪፖርቶች)፤
• የገንዘብ የሂሳብ አያያዝ ቅጾች (ገንዘብ ተቀባይ ጆርናል፣ በዝውውሮች ላይ የሚሰራ እና በጥሬ ገንዘብ በጥሬ ገንዘብ ዴስክ)፤
• የንግዱ የሂሳብ ቅጾች (ትዕዛዞች፣ ደረሰኞች፣ ድርጊቶች፣ መግለጫዎች፣ የጥራት ሰርተፊኬቶች)፤
• የገንዘብ ግብይቶች የሂሳብ አያያዝ ዓይነቶች (የቅድሚያ ዘገባ፣ PKO፣ RKO፣ የምዝገባ ጆርናል)፤
• የዕቃ ውጤቶች ለመቅዳት ቅጾች (የዕቃ ዝርዝሮች፣ ድርጊቶች፣ የምስክር ወረቀቶች፣ መጽሔቶች፣ መግለጫዎች)።

ከላይ ከተዘረዘሩት በተጨማሪ ለግንባታ ማሽኖች እና ስልቶች፣ ለመንገድ ትራንስፖርት፣ ቋሚ ንብረቶች እና የማይዳሰሱ ንብረቶች፣ ቁሳቁሶች፣ ዝቅተኛ ዋጋ ያላቸው እቃዎች፣ የግብርና ምርቶች እና ጥሬ እቃዎች የሂሳብ አያያዝ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች አሉ።

የምዝገባ ሂደት

ዋና ሰነዶች የሚዘጋጁት መሟላት ባለባቸው አንዳንድ መስፈርቶች ምክንያት ነው። ለምሳሌ፣ በሰነድ ውስጥ ያሉ ግቤቶች በሰማያዊ ቀለም ብቻ መደረግ አለባቸው፣ ነገር ግን ንጹህ እና ሊነበብ የሚችል መሆን አለባቸው። እንዲሁም ሰነዱ ለእያንዳንዱ አይነት አስፈላጊ የሆኑ በርካታ ዝርዝሮችን የያዘ እና በዋና ዋና የሂሳብ ሹም ወይም ስልጣን ባለው ሰው ፊርማ የተረጋገጠ እና እንዲሁም በድርጅቱ ማህተም የታሸገ መሆን አለበት. በገንዘብ ሰነዶች ውስጥ ቁጥሮችእንዲሁም በቃላት መፃፍ አለበት፣ እና የሰነዱ አምድ ባዶ በሆነበት፣ በማናቸውም አሻሚ የሀሰት ቁጥሮች እንዳይሞሉ ሰረዝ ሊኖር ይገባል።

ማከማቻ

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ማከማቻ በቀጥታ በድርጅቱ ውስጥ ይከናወናል። ወይም ደግሞ የግል (ወይም ግዛት) መዝገብ አገልግሎቶችን መጠቀም ትችላለህ። የግብር ተቆጣጣሪው ኦዲት የአንደኛ ደረጃ ሰነድ አለመኖሩን ካረጋገጠ በድርጅቱ ላይ የገንዘብ መቀጮ ይቀጣል, መጠኑ እንደ ልዩ ዓይነት እና የጠፉ ሰነዶች ብዛት ይወሰናል. አሁን ባለው የሩስያ ፌደሬሽን ህግ መሰረት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በድርጅቱ ውስጥ ቢያንስ ለአምስት አመታት ይቀመጣሉ.