የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን በመስራት ላይ፡ መስፈርቶች፣ ምሳሌ። የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የማንኛውም ኢንተርፕራይዝ እንቅስቃሴ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ከመጠበቅ እና ከማቀናበር ጋር በቅርበት የተያያዘ ነው። ሪፖርት ለማድረግ, የግብር ክፍያዎችን ለማስላት, የአስተዳደር ውሳኔዎችን ለማድረግ አስፈላጊ ነው. በጽሁፉ ውስጥ ምን እንደ ሆነ - በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ያሉ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች - እና እንዴት እንደሚሰራ እንመለከታለን።

መሰረታዊ ጽንሰ-ሀሳቦች

በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ያሉ ዋና ሰነዶች - ምንድን ነው? በወረቀት ላይ የተንፀባረቀ የንግድ ልውውጥ እውነታ ማስረጃ ይባላል. በአሁኑ ጊዜ ብዙ ሰነዶች በ አውቶማቲክ ሲስተም "1C" ውስጥ ተሰብስበዋል. የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ማካሄድ ስለ የተጠናቀቁ የንግድ ልውውጦች መረጃ ምዝገባ እና ሂሳብን ያካትታል።

ዋና የሂሳብ አያያዝ በድርጅቱ ውስጥ የተከሰቱ ሁነቶችን ለማስተካከል የመጀመሪያ ደረጃ ነው። የንግድ ልውውጦች በድርጅቱ ንብረት ወይም ካፒታል ሁኔታ ላይ ለውጦችን የሚያደርጉ ድርጊቶች ናቸው።

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን በሂሳብ አያያዝ ላይ፡ የዕቅድ ምሳሌ

እንደ ደንቡ፣ በኢንተርፕራይዞች ውስጥ "ከ ጋር መስራት" በሚለው ጽንሰ-ሀሳብ ስርሰነድ" የሚያመለክተው፡

• ዋና ውሂብ በማግኘት ላይ።
• የቅድመ-ሂደት መረጃ።
• ሰነድ።
• በዳይሬክተሩ ትእዛዝ የተፈቀዱ በአስተዳደሩ ወይም በልዩ ባለሙያዎች ማፅደቅ።
• ዋና ሰነዶችን በሂደት ላይ።
• የንግድ ግብይት ለማካሄድ አስፈላጊ የሆኑትን ድርጊቶች በመፈጸም ላይ።

መመደብ

የአንድ ጊዜ እና ድምር የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች አሉ። በእንደዚህ ዓይነት ወረቀቶች ውስጥ የተካተቱት መረጃዎች ሂደት በርካታ ባህሪያት አሉት።

የአንድ ጊዜ ሰነድ አንድ ጊዜ ክስተት ለማረጋገጥ የታሰበ ነው። በዚህ መሠረት የማቀነባበሪያው ሂደት በጣም ቀላል ነው. ድምር ሰነዶች ለተወሰነ ጊዜ ጥቅም ላይ ይውላሉ. እንደ አንድ ደንብ, ብዙ ጊዜ የተከናወነውን ቀዶ ጥገና ያንፀባርቃል. በዚህ አጋጣሚ፣ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን በሚሰራበት ጊዜ፣ ከእሱ የሚገኘው መረጃ ወደ ልዩ መዝገቦች ይተላለፋል።

የሰነድ መስፈርቶች

ዋና ሰነዶች የሚዘጋጁት በቀዶ ጥገናው ጊዜ ወይም ልክ እንደተጠናቀቀ ነው።

የመረጃ ነጸብራቅ በልዩ የተዋሃዱ ቅጾች ላይ ይከናወናል። ተቀባይነት ያላቸው ቅጾች ከሌሉ ድርጅቱ በተናጥል ሊያዘጋጃቸው ይችላል።

የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ አያያዝ ሰነዶችን የማስኬጃ ደረጃዎች

በግዛቱ ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ኢንተርፕራይዝ ከዋናው መረጃ ጋር የመሥራት ኃላፊነት ያለው ሠራተኛ አለ። ይህ ስፔሻሊስት ማወቅ አለበትየመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን የማዘጋጀት ህጎች ፣የህጉን መስፈርቶች እና የእርምጃዎችን ቅደም ተከተል በጥብቅ ያከብራሉ።

የመጀመሪያዎቹ ሰነዶች ሂደት ደረጃዎች፡ ናቸው።

• ታክሲ። በወረቀት ላይ የተንፀባረቀ የግብይት ግምገማ ነው፣ ይህም ከአፈፃፀሙ ጋር የተያያዙ መጠኖችን ያሳያል።
• መቧደን። በዚህ ደረጃ፣ ሰነዶች በጋራ ባህሪያት መሰረት ይሰራጫሉ።
• አካውንቲንግ። የዴቢት እና ክሬዲት ስያሜን ይወስዳል።
• በማጥፋት ላይ። በዋና ሰነዶች ላይ ድጋሚ ክፍያን ለመከላከል የሂሳብ ሹሙ "የተከፈለ" የሚል ምልክት ያደርጋል።

በሰነዶች ውስጥ ያሉ ስህተቶች

በተለያዩ ምክንያቶች ሊከሰቱ ይችላሉ። በመሠረቱ ቁመናቸው የሚከሰተው ሠራተኛው ለሚሠራው ሥራ ባለው ጥንቃቄ የጎደለው አመለካከት፣ የልዩ ባለሙያው መሃይምነት እና የመሳሪያዎቹ ብልሽት ነው።

የሰነዶች እርማት በጣም ተስፋ የቆረጠ ነው። ሆኖም, በአንዳንድ ሁኔታዎች, ስህተቶችን ሳያስተካክል ማድረግ አይቻልም. የሂሳብ ሹሙ በዋናው ሰነድ ላይ የተሰራውን ስህተት እንደሚከተለው ማረም አለበት፡

• የተሳሳተ ግቤት በግልፅ እንዲታይ በቀጭን መስመር ያቋርጡት።
• ትክክለኛውን መረጃ ከተሻገረው መስመር በላይ ይፃፉ።
• "የታረመ እምነት"ን ያረጋግጡ።
• የተስተካከለበትን ቀን ያመልክቱ።
• ፊርማ።

የማስተካከያ ወኪሎችን መጠቀም አይፈቀድም።

ከገቢ ሰነዶች ጋር በመስራት

የመጪ ወረቀቶችን የማዘጋጀት ሂደት የሚከተሉትን ያካትታል፡

• የሰነዱን አይነት በመወሰን ላይ። የሂሳብ አያያዝ ወረቀቶች ሁልጊዜ ስለ የተጠናቀቁ የንግድ ልውውጦች መረጃ ይይዛሉ. ለምሳሌ፣ ደረሰኝ፣ ገንዘቦችን የመቀበል ትእዛዝ ወዘተ ያካትታሉ።
• የተቀባዩን ዝርዝሮች በማጣራት ላይ። ሰነዱ ለአንድ የተወሰነ ኩባንያ ወይም ሰራተኛ መቅረብ አለበት. በተግባራዊ ሁኔታ ለድርጅቱ እቃዎች መግዣ ሰነዶች በተለይም ከአቅራቢው ጋር ያለው ውል ባይጠናቀቅም,
• ፊርማዎችን፣ ማህተሞችን በመፈተሽ ላይ። ሰነዱን የሚፈርሙ ሰዎች ይህን ለማድረግ ስልጣን ሊኖራቸው ይገባል. የመጀመሪያ ደረጃ ወረቀቶች መታየት በሠራተኛው ብቃት ውስጥ ካልሆነ, እነሱ ውድቅ ናቸው. ህትመቶችን በተመለከተ፣ በተግባር ስህተቶች ብዙ ማህተሞች ባሏቸው ኢንተርፕራይዞች ውስጥ ይከሰታሉ። በማተሚያው ላይ ያለው መረጃ ካለበት የሰነድ አይነት ጋር መዛመድ አለበት።
• የሰነዶችን ሁኔታ በመፈተሽ ላይ። በወረቀት ላይ ጉዳት ከደረሰ ወይም የትኛውም ሉሆች ከሌሉ አንድ ድርጊት መቅረጽ አስፈላጊ ሲሆን ቅጂውም ለተጓዳኙ መላክ አለበት።
• በሰነዱ ውስጥ የተንጸባረቀውን የክስተቱን ትክክለኛነት በመፈተሽ ላይ። የድርጅቱ ሰራተኞች ስለ ግብይቱ እውነታ መረጃን ማረጋገጥ አለባቸው. ውድ ዕቃዎችን መቀበልን የሚመለከቱ ሰነዶች በመጋዘን ሥራ አስኪያጅ የተረጋገጡ ናቸው, የውሉ ውሎች በገበያው ተረጋግጠዋል. በተግባር፣ አንድ አቅራቢ ኩባንያው ላልደረሳቸው እቃዎች ደረሰኝ ሲቀበል ሁኔታዎች አሉ።
• ሰነዱ የሚገኝበትን ጊዜ ይግለጹ። የመጀመሪያ ደረጃ ወረቀቶችን በሚሰራበት ጊዜ አንድ አይነት መረጃ ሁለት ጊዜ አለመመዝገብ አስፈላጊ ነው።
• የሂሳብ ክፍልን ይግለጹ። ዋናውን ከተቀበለ በኋላሰነዶች ፣ የቀረቡት እሴቶች ለምን ጥቅም ላይ እንደሚውሉ መመስረት አስፈላጊ ነው ። እንደ ቋሚ ንብረቶች፣ ቁሳቁሶች፣ የማይዳሰሱ ንብረቶች፣ እቃዎች ሆነው መስራት ይችላሉ።
• ሰነዱ የሚቀርብበትን መዝገብ ይወስኑ።
• ወረቀት ይመዝገቡ። ከሁሉም ቼኮች በኋላ ይከናወናል።

ከወጪ ወረቀቶች ጋር ይስሩ

የዚህ አይነት ሰነዶች ሂደት ከላይ ካለው በተወሰነ መልኩ የተለየ ነው።

በመጀመሪያ ደረጃ የድርጅት ስልጣን ያለው ሰራተኛ የወጪውን ሰነድ ረቂቅ ስሪት ይመሰርታል። በእሱ መሠረት, ረቂቅ ወረቀት እየተዘጋጀ ነው. ለማጽደቅ ወደ ሥራ አስኪያጁ ይላካል. ነገር ግን፣ ሌላ አግባብ ያለው ባለስልጣን ያለው ሰራተኛ ረቂቅ ሰነዱን ማጽደቅ ይችላል።

ከእውቅና ማረጋገጫ በኋላ ፕሮጀክቱ በተቀመጡት ህጎች መሰረት ተዘጋጅቶ ለተቀባዩ ይላካል።

የስራ ፍሰት ማቀድ

ይህ ደረጃ ሰነዶችን በፍጥነት መቀበል፣መላክ እና ማካሄድን ለማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። በድርጅቱ ውስጥ የሰነድ ስርጭት ብቃት ላለው ድርጅት, ልዩ መርሃ ግብሮች ተዘጋጅተዋል. ይጠቁማሉ፡

• የመጀመሪያ ደረጃ ወረቀቶች የተመዘገቡበት ቦታ እና ጊዜ።
• ሰነዶቹን ያዘጋጀው እና ያቀረበው ሰው ስም እና ቦታ።
• ከደህንነቶች የተገኙ መለያዎች።
• ሰነድ የሚይዝበት ጊዜ እና ቦታ።

የሂሳብ መዝገቦች

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ለመመዝገብ ያስፈልጋሉ። በተመሳሳይ ጊዜ, በርቷልወረቀቶች በሂሳብ አያያዝ ምልክት ይደረግባቸዋል. የሰነዶች ዳግም ምዝገባን ለመከላከል አስፈላጊ ነው።

ዋና ወረቀቶች በኤሌክትሮኒክስ መመዝገቢያ ውስጥ ሊቀመጡ ይችላሉ። ነገር ግን፣ በመንግስት ኤጀንሲዎች ወይም ባልደረባዎች ጥያቄ፣ ድርጅቱ ደረቅ ቅጂዎችን ማቅረብ አለበት።

የሰነድ መልሶ ማግኛ ባህሪዎች

በአሁኑ ጊዜ፣ በመተዳደሪያ ደንቡ ውስጥ ወረቀቶችን ወደነበረበት ለመመለስ ግልጽ የሆነ አሰራር የለም። በተግባር ይህ ሂደት የሚከተሉትን ተግባራት ያካትታል፡

• የሰነዶች መጥፋት ወይም ውድመት ምክንያቶችን ለማጣራት የኮሚሽኑ ቀጠሮ። አስፈላጊ ከሆነ የድርጅቱ ኃላፊ የህግ አስከባሪ ኤጀንሲዎችን በሂደቱ ውስጥ ሊያሳትፍ ይችላል።
• ለባንክ ድርጅት ይግባኝ፣ ለዋና ሰነዶች ቅጂዎች ለተጓዳኞች።
• የገቢ ግብር ተመላሽ እርማት። የተሻሻለ ሪፖርት የማቅረብ አስፈላጊነት ሰነድ አልባ ወጪዎች ለግብር ዓላማዎች እንደ ወጪ የማይታወቁ በመሆናቸው ነው።

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ከጠፋ፣ IFTS የግብር ተቀናሾች መጠን ባሉት ወረቀቶች ላይ ያሰላል። በተመሳሳይ ጊዜ የግብር ባለስልጣኑ የተጠያቂነት እርምጃዎችን በቅጣት መልክ ተግባራዊ ሊያደርግ የሚችልበት እድል አለ.

የመጀመሪያ ደረጃ ወረቀቶችን በማውጣት ሂደት ላይ ያሉ የተለመዱ ስህተቶች

በተለምዶ መዝጋቢዎች የሚከተሉትን ጥሰቶች ይፈጽማሉ፡

• በድርጅት ኃላፊ ያልተዋሃዱ ወይም ያልተፈቀዱ ቅጾችን ይሙሉ።
• ዝርዝሮችን አይግለጹ ወይምበስህተቶች ያንጸባርቁዋቸው።
• ሰነዶችን በፊርማቸው አያጽድቁ ወይም ስልጣን ለሌላቸው ሰራተኞች ወረቀት እንዲፈርሙ አይፍቀዱ።

የቢዝነስ ግብይቶችን እውነታዎች የሚያረጋግጡ ሰነዶች ለድርጅቱ እጅግ በጣም አስፈላጊ ናቸው። የእሱ ንድፍ በጣም በጥንቃቄ መቅረብ አለበት. ማንኛውም ስህተት ወደ አሉታዊ ውጤቶች ሊመራ ይችላል።