የስብሰባ ዓይነቶች፡ ፕሮቶኮል፣ መዋቅር እና ይዘት

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የየትኛውም ድርጅት ስራ ከቢዝነስ ኮሙኒኬሽን ውጭ እንደሚሰራ መገመት የማይታሰብ ነው። በሰራተኞች መካከል በአግባቡ የተገነባ ግንኙነት በተቀላጠፈ እና በፍጥነት ስራዎቹን ለመፍታት ያስችላል።

በድርጅቶች ውስጥ ብዙ አይነት ስብሰባዎች አሉ እና እያንዳንዳቸው የራሳቸው ባህሪያት እና ተግባራት አሏቸው። እንደነዚህ ያሉትን ጥቃቅን ነገሮች ማወቅ የንግድ ጉዳዮችን ውይይት ለማመቻቸት ይረዳል. ይህ መጣጥፍ ስለ የስብሰባ ዓይነቶች ይነግርዎታል፣ ለምን እንደተያዙ እና በቢሮ ስራ እንዴት እንደሚመዘገቡ ለመረዳት ይረዳዎታል።

የቢዝነስ ስብሰባዎች ግቦች

የትኛውንም አይነት ስብሰባ እና ስብሰባ የማካሄድ ዋና አላማ ለአስቸኳይ ችግሮች ልዩ ገንቢ መፍትሄዎችን ማዘጋጀት እና አንገብጋቢ የንግድ ጉዳዮችን ግምት ውስጥ ማስገባት ነው። እንዲሁም በጋራ ስብሰባ ወቅት ሰራተኞቹ አስተያየቶችን፣ ሃሳቦችን ለመለዋወጥ ወይም ከከፍተኛ አስተዳዳሪዎች ጋር ለችግሮች የተሻለው መፍትሄ ሀሳብ ለማቅረብ እድሉ አላቸው።

ማንኛውም ዓይነት የንግድ ሥራ ስብሰባዎች በድርጅቱ ውስጥ ያለውን ሁኔታ አጠቃላይ እይታ እንዲመለከቱ፣ ጥንካሬዎችን እና ድክመቶቹን ለመወሰን ያስችልዎታል። በዚህ ቅርጸት ውስጥ ሲሳተፉ ልብ ሊባል ይገባልየንግድ ግንኙነቶች የኩባንያው ወይም የድርጅት አዳዲስ ሰራተኞች ፈጣን መላመድ ነው።

ተግባራት

የሚከተሉት የሁሉም የስብሰባ ዓይነቶች ተግባራት ሊለዩ ይችላሉ፡

• ወቅታዊ ችግሮችን እና ችግሮችን መፍታት፤
• የዲፓርትመንቶች እንቅስቃሴ በኩባንያው ስትራቴጂክ ግብ መሠረት ማቀናጀት፤
• የኩባንያው እና የግለሰብ መዋቅራዊ ክፍሎቹ ግምገማ፤
• የኩባንያ ፖሊሲን መጠበቅ እና ማዳበር።

እንዲህ ያለውን የንግድ ክስተት በምን አይነት ቅርጸት እንደሚይዝ ለመረዳት ከላይ ከተጠቀሱት ተግባራት መካከል የትኛው እንደሚዛመድ መወሰን አለብህ እና ከዚያ በኋላ የየትኛው ምድብ እንደሆነ መረዳት ትችላለህ።

አይነቶች እና ምደባ

ስብሰባ፣ እንደ የንግድ ግንኙነት አይነት፣ የተለየ የመያዣ አይነት ሊኖረው ይችላል፣ ይህም ጉዳዩን እና የተገኙትን ባለስልጣናት ዝርዝር ይወስናል።

የስብሰባ ዋና አመዳደብ ትኩረት ሊሰጠው ይገባል፡

1. የባለቤትነት ክልል። እዚህ እንደ አስተዳደራዊ (ችግር ያለባቸው ጉዳዮችን ለመወያየት የሚያቀርቡት) ፣ ሳይንሳዊ (ሴሚናሮች እና ኮንፈረንሶች ፣ ዓላማው ወቅታዊ ሳይንሳዊ ጉዳዮችን ለመወያየት) ፣ ፖለቲካዊ (የማንኛውም የፖለቲካ አባላት ስብሰባን የሚያቀርብ) ያሉ ስብሰባዎችን መለየት እንችላለን ። ፓርቲዎች እና እንቅስቃሴዎች) እና የተቀላቀሉ አይነቶች።
2. መጠን። እዚህ፣ አለምአቀፋዊው ተለይቷል፣ የሌሎች ሀገራት ስፔሻሊስቶች ወይም የውጭ አጋሮች የሚሳተፉበት፣ ሀገራዊ፣ ክልላዊ እና ከተማ።
3. መደበኛነት። በማንኛውም የስብሰባ ቅርጸት፣ ሊኖር ይችላል።ቋሚ ወይም ወቅታዊ።
4. በቦታው መሰረት - የአካባቢ ወይም ተጓዥ።

እንዲሁም ሁሉም የስብሰባ ዓይነቶች እንደሚከተለው ሊከፋፈሉ ይችላሉ፡

1. አስተማሪ፣የመመሪያ የስነምግባር ፎርማትን የሚሰጥ፣የበላይ መሪ መረጃን በቀጥታ ለበታቾቹ የሚያስተላልፍበት፣ከዚያም የሚለያይ እና በሃይል ቁልቁል ይተላለፋል። ብዙውን ጊዜ በእንደዚህ ዓይነት የንግድ ልውውጥ ሂደት ውስጥ የዋና ሥራ አስፈፃሚ ትእዛዝ ይሰማል ፣ ይህም በድርጅቱ ሂደት ላይ ከፍተኛ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል ፣ እና እነዚህም የባህሪ ህጎች ወይም አስፈላጊ ፈጠራዎች ሊሆኑ ይችላሉ።
2. ኦፕሬሽን (የመቆጣጠሪያ ክፍሎች)። የዚህ ዓይነቱ ስብሰባ ዓላማ በድርጅት ወይም በድርጅት ውስጥ ስላለው ሁኔታ መረጃ ማግኘት ነው ። በዚህ ጉዳይ ላይ ያለው የመረጃ ፍሰት ከበታች የበታች የበታች ኃላፊዎች ወደ መምሪያ ኃላፊዎች ወይም ዋና ዳይሬክተር ይመራል. በመሠረቱ, በተግባራዊ ስብሰባዎች, በመንገድ ካርታዎች አፈፃፀም, የታቀዱ ተግባራት, ስልታዊ እና የተግባር እቅዶች ላይ የሚታዩ ጉዳዮች ግምት ውስጥ ገብተዋል. በኦፕሬሽን (የመላክ) ስብሰባ እና በሌሎቹ ሁሉ መካከል ያለው አስፈላጊ ልዩነት በመደበኛነት የሚካሄዱ እና ቋሚ የተሳታፊዎች ዝርዝር ያላቸው መሆኑ ነው. በስብሰባው ወቅት ምንም አጀንዳ ላይኖር እንደሚችልም ልብ ሊባል ይገባል።
3. ችግር ያለበት። በአጭር ጊዜ ውስጥ ሥራዎችን ለመጨረስ ወይም ለድርጅቱ ዓለም አቀፋዊ ችግር ለመፍታት ውሳኔ ለማድረግ አስቸኳይ አስፈላጊ ከሆነ እንዲህ ዓይነቱ ስብሰባ ይጠራል።

ከላይ ከተጠቀሱት ሁሉ በተጨማሪ አንድ ሰው በጣም ተወዳጅ ከሆኑት የምርት ዓይነቶች አንዱን ነጥሎ መለየት ይችላል።ስብሰባዎች - እቅድ ማውጣት. እንደ አንድ ደንብ, እንዲህ ዓይነቱ ዝግጅት በየቀኑ ወይም በሳምንት አንድ ጊዜ ይካሄዳል, የመምሪያው ኃላፊ እና ቀጥተኛ ፈጻሚዎች ይገኛሉ, ለቀኑ ተግባራትን የሚቀበሉ እና ስለ አፈፃፀማቸው ሂደት ይወያዩ.

በስብሰባው ላይ የድርጅቱ ሰራተኞች ስብሰባ ርዕሰ ጉዳይ በድርጅቱ ሂደት ውስጥ የሚነሱ ማንኛውም አይነት ጉዳዮች ሊሆኑ ይችላሉ, እና የውይይቱ ሂደት በውጫዊ አካባቢ ላይ ለውጦችን ሊያመጣ ይችላል. የትኛው ድርጅት ነው የሚሰራው።

ስብሰባ ማደራጀት

ማንኛውም አይነት ስብሰባ ምንም አይነት ቅርፀት ምንም ይሁን ምን ውጤታማነቱ በዚህ ሰአት ላይ ስለሚወሰን ጥንቃቄ የተሞላበት ዝግጅት ያስፈልገዋል። መጀመሪያ ላይ የሚከተሉትን ነጥቦች መወሰን አለብህ፡

• ዒላማ፤
• በጉዳይ ላይ ተወያይቷል፤
• የሰራተኞች ተግባራትን ማቀናበር (በተግባር እና በመገዛት ላይ የተመሰረተ)፤
• ተግባራትን ለማጠናቀቅ እርምጃዎች።

ዛሬ ፣አብዛኞቹ ስብሰባዎች የሚካሄዱት መካከለኛ በሆነ መንገድ ነው ፣በዚህም ምክንያት ትርጉማቸው ጠፍቷል ፣እና የተመደቡት ተግባራት ደካማ ሊሆኑ ይችላሉ። ስለዚህ፣ የእንደዚህ አይነት የንግድ ስብሰባዎችን ሙሉ አካሄድ ማሰብ እና ጊዜ የሚወስድ ብቻ ሳይሆን የቡድኑ አስተያየት እንዲኖረው በሚያስችል መልኩ የስራ ውይይት መገንባት እጅግ በጣም አስፈላጊ ነው።

ስብሰባዎች

አንድ የተወሰነ የገበያ ድርሻ ለማግኘት እና ትልቅ ትርፍ ለማግኘት በማለም ድርጅታቸውን ለማሳደግ የሚፈልጉ ትልልቅ ድርጅቶች እና ድርጅቶች ትልቅ ውርርድ እንደሚያደርጉ መታወቅ አለበት።አስፈላጊ ጉዳዮችን በስብሰባዎች በትክክል ለመወያየት. ከስኬታማ አስተዳዳሪዎች ልምምድ፣ ለስብሰባ እንዴት እንደሚዘጋጁ የሚከተሉትን ህጎች ማዋቀር ይችላሉ፡

በመጀመሪያ የተሳታፊዎች ዝርዝር ይወሰናል። ወደ ስብሰባው ማን እንደሚጋብዝ እና በእሱ ላይ ምን ሚና እንደሚጫወት ግልጽ መሆን አለበት. ብዙ ጊዜ ይከሰታል የተጋበዙት ሰዎች ጉዳዩን ላይረዱት ይችላሉ እና "እንደዚያ ከሆነ" ይጋበዛሉ, ነገር ግን በዚያን ጊዜ ተግባራቸውን ሊወጡ እና ጊዜ አያባክኑም.

አጀንዳ ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው። ስብሰባው የታቀደ ከሆነ, ከዚያም አጀንዳ አስቀድሞ ተዘጋጅቷል, ይህም መወያየት ያለባቸውን ጉዳዮች ያመለክታል, እና ዋና ተናጋሪዎችንም ይወስናል. ሁሉም ተሳታፊዎች ሪፖርቶችን, ፕሮፖዛሎችን እና ተጨማሪ ጥያቄዎችን እንዲያዘጋጁ ይህ ሰነድ ለመረጃ ዝግጅት ኃላፊነት ላላቸው እና በቦታው ላይ ለሚገኙት መላክ እንዳለበት ማስታወስ አስፈላጊ ነው. አስፈላጊ ከሆነ አጀንዳው ሊስተካከል ይችላል።

አበይት እና ስልታዊ ጉዳዮች በስብሰባ ግንባር ቀደም ሊቀመጡ ይገባል። የእንደዚህ አይነት ጉዳዮች ተናጋሪዎች ለኩባንያው ማንኛውም ስትራቴጂካዊ ተግባራት አፈፃፀም በግላቸው ሃላፊነት የሚወስዱ ሰዎች (የመምሪያ ክፍሎች ፣ ክፍሎች ፣ ወርክሾፖች) መሆን አለባቸው።

አስፈላጊ ነጥቦች

ማንኛውም ስብሰባ ሁለት ዋና ዋና ደረጃዎች እንዳሉት ማስታወሱ አስፈላጊ ነው - ለእሱ ዝግጅት እና ትክክለኛው ስብሰባ። የመጀመሪያው ደረጃ የንግድ ሥራን አስፈላጊነት መወሰን ያካትታልስብስብ, ተግባራት, ዋና እና ሁለተኛ ግቦች ይጠቁማሉ, የተሳታፊዎች እና ተናጋሪዎች ዝርዝር ይመሰረታል, ሪፖርቶች, አቀራረቦች እና ዘገባዎች በርዕሱ ወይም ቀደም ሲል በተገለጸው አጀንዳ መሰረት ይዘጋጃሉ. ሁለተኛው ደረጃ ቀደም ሲል የታቀደውን የስብሰባ ኮርስ አፈፃፀም, ሪፖርቶችን ማዳመጥ እና ወቅታዊ እና ስልታዊ ጉዳዮችን መወያየትን ያካትታል.

በእንደዚህ አይነት የንግድ ልውውጥ ወቅት ከሰራተኞች ምን እና ለማን እንደሚደረግ መወሰን አስፈላጊ ከሆነ ሶስተኛውን ደረጃ - የውሳኔ አሰጣጥን መለየት እንችላለን ። እንደ ደንቡ፣ ውሳኔዎች የሚደረጉት በሊቀመንበሩ፣ ስብሰባውን በሚመራው፣ በራሱ ውሳኔ ወይም በውይይት ወይም በጋራ ድምጽ ነው።

ናሙና የስብሰባ እቅድ

ከፊት ለፊታቸው ግልጽ የሆነ እቅድ ሲኖር ማንኛውም ስራ አስኪያጅ ስብሰባን በብቃት እና በብቃት ማካሄድ ይችላል ይህም ከሰራተኞች ግብረ መልስ እንዲያገኙ እና ለእነሱ ትክክለኛ ስራዎችን እንዲያዘጋጁ ያስችልዎታል። ይህ እቅድ የሚከተሉትን ሊያካትት ይችላል፡

• የሰላምታ ንግግር፤
• ሪፖርቶችን ማዳመጥ እና ለተወሰነ ጊዜ ማጠቃለያ (ሩብ፣ ሳምንት፣ ግማሽ ዓመት፣ ወር)፤
• ከኩባንያው ጋር ተዛማጅነት ያላቸውን ወቅታዊ ጉዳዮች ሽፋን፤
• ለመላ ፍለጋ (የአንጎል መጨናነቅ) የመስማት ጥቆማዎች፤
• የታቀዱት አማራጮች ግምገማ እና የአተገባበር ውይይት፤
• የአማራጮች ክምችት፤
• አንድ ወይም ሌላ አማራጭ እንዲቀበል ድምጽ መስጠት፤
• በችግር አፈታት ወቅት ድንበሮችን መወሰን (ኃላፊው ማን እንደሆነ፣ ጊዜ፣ ዘዴዎች እና ዘዴዎች)።

መቅዳት

ትልቅአንዳንድ የስብሰባ ዓይነቶች በወረቀት (ሰነድ) ላይ መጠገን አለባቸው፣ እሱም ፕሮቶኮል ይባላል። እንደዚህ አይነት ሰነዶችን ማቆየት የተደረጉትን ውሳኔዎች ህጋዊ ለማድረግ ያስችልዎታል. እና ደግሞ ለፕሮቶኮሉ ምስጋና ይግባውና ሁል ጊዜ የእንቅስቃሴዎችን አፈፃፀም ሂደት መከታተል ይችላሉ ፣ እና ተግባራቶቹን ለማጠናቀቅ ካልተሳካ ለዚህ ተጠያቂው ማን እንደሆነ ይወስኑ።

መበሳጨት እንደ ደንቡ የሚካሄደው የስብሰባው ሊቀመንበር በሆነው በመሪው ፀሃፊ ነው። ሆኖም ይህ ተግባር ብዙ ጊዜ በሌሎች ሰራተኞችም ሊከናወን ይችላል።

የፀሐፊው ተግባራት እና ተግባራት

የቢዝነስ ስብሰባዎች ከመጀመራቸው በፊት ፀሐፊው የተጋበዙትን ዝርዝር እና የተወያዩባቸውን ጉዳዮች ዝርዝር በደንብ ማወቅ አለበት። ሆኖም ስብሰባው በመደበኛነት የሚካሄድ ከሆነ ሁሉንም ሰነዶች (ዝርዝሮች፣ ዕቅዶች፣ አጀንዳዎች፣ ወዘተ) የሚሰበስበው መሪው ለስብሰባው እንዲዘጋጅ የሚረዳው ይህ ባለስልጣን መሆኑ ልብ ሊባል ይገባል።

በመጀመሪያ እና አስፈላጊ ከሆነ ጸሃፊው የምዝገባ ወረቀቱን ለመሙላት የሚመስሉትን ሰዎች ሙሉ ስማቸው የሚገለፅበትን መጠየቅ ይችላል። እና አቀማመጥ. ፕሮቶኮሉን በሚያዘጋጁበት ጊዜ ይህ አስፈላጊ ይሆናል. በመቀጠል ፀሃፊው አጀንዳውን ያሳውቃል, ይህም የስብሰባውን መጀመሪያ ያመለክታል. በተጨማሪም በቦታው የተገኙት በጉዳዩ ላይ መወያየት ሲጀምሩ ጸሐፊው የዚህን ዝግጅት ሂደት ይመዘግባል። በስብሰባው መጨረሻ ላይ ይህ ባለስልጣን የተጠናቀቀውን ቃለ ጉባኤ ያዘጋጃል ከዚያም ከሊቀመንበሩ ጋር ይፈርማል እና ሁሉንም ነገር ለሚመለከተው አካል ይልካል።

ፀሐፊው ሲያጠናቅቅ ክፍያ መክፈል በጣም አስፈላጊ ነው።ለስብሰባው ቃለ-ጉባዔዎች ገጽታ ትኩረት ይስጡ. እሱ ርዕስ፣ ቦታ፣ የተሰብሳቢዎች ዝርዝር፣ ውይይት የተደረገባቸው ጉዳዮች እና ውሳኔዎችን ማካተት አለበት።

ማጠቃለያ

ከላይ ካለው መረጃ መረዳት እንደሚቻለው በኢንተርፕራይዞች ውስጥ ስብሰባዎችን ማካሄድ እጅግ በጣም አስፈላጊ ነው። ነገር ግን፣ ለእንደዚህ አይነት ዝግጅቶች ከፍተኛ ጥራት ያለው ዝግጅት መረጃን ለመሸፈን፣ ግቦችን በማውጣት እና ከፍተኛ ጥራት ባለው አተገባበር ረገድ ከ 50% በላይ የስኬት ቁልፍ እንደሚይዝ ሁል ጊዜ ማስታወስ ጠቃሚ ነው።