የዕቃውን ውጤቶች በመሳል ላይ፡ የሰነዶች ዝርዝር፣ የማጠናቀር ሂደት

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

ኢንቬንቶሪ የተወከለው በኩባንያው የሂሳብ መዝገብ ውስጥ ከሚገኙት መረጃዎች ጋር በማነፃፀር ሂደት ነው። ሂደቱ የሚከናወነው በድርጅቱ ኃላፊ ትእዛዝ በማውጣት በተሰየመ ልዩ ኮሚሽን ነው. ብዙውን ጊዜ, በሂደቱ ምክንያት, እጥረት ወይም ትርፍ ይገለጣል. ስለዚህ የእቃዎቹ ውጤቶች ምዝገባ ብቃት ባለው እና ኦፊሴላዊ ሰነዶች እርዳታ መከናወን አለበት. በኮሚሽኑ አባላት ተዘጋጅተው ተፈርመዋል።

የቆጠራ ጽንሰ-ሀሳብ

በድርጅት ውስጥ ያሉ የተለያዩ ንብረቶች እና ገንዘቦች ሁኔታ እና እንቅስቃሴ መደበኛ እና በተደጋጋሚ ጥቅም ላይ በሚውል የሂሳብ አያያዝ ዘዴ ይወከላል። በሂሳብ መዝገብ ውስጥ ባሉ መዝገቦች እና በድርጅቱ ውስጥ ባሉ የተለያዩ እቃዎች ወይም ገንዘቦች ትክክለኛ ሂሳቦች መካከል ያሉ ልዩነቶችን ይለያል።

ከኢንተርፕራይዞች የተለያዩ ንብረቶች ጋር በተያያዘ ኢንቬንቶሪ እየተካሄደ ነው። በመተግበር ወቅት, ግምት ውስጥ ያስገባልበገንዘብ ሚኒስቴር ትዕዛዝ የፀደቁ ልዩ መመሪያዎች ቁጥር 49. የዕቃውን ውጤት የማስመዝገብ ሂደትም እዚህ ተሰጥቷል.

የዝግጅቱ ዓላማዎች

ኢንቬንቶሪ በዓመት ብዙ ጊዜ በኩባንያው ዳይሬክተር በተሰጠው ትእዛዝ ሊከናወን ይችላል። ኩባንያው ከተገዛ፣ ከተከራየ ወይም ከተሸጠ ሂደቱ የግድ ተግባራዊ ይሆናል። በተጨማሪም ዓመታዊ ሪፖርቶች ከመመሥረታቸው በፊት፣ የገንዘብ ኃላፊነት ያለበት ሰው ለውጥ ወይም በድርጅቱ ውስጥ ስርቆት ከተገኘበት ጊዜ በፊት ይከናወናል። ቋሚ ንብረቶች በየሦስት ዓመቱ መከለስ አለባቸው. ከተለያዩ የተፈጥሮ አደጋዎች ወይም ድንገተኛ አደጋዎች በኋላ ድርጅቶቹ ያደረሱትን ኪሳራ መለየት አለባቸው፣ ለዚህም የምርት ክምችት ይከናወናል።

በዚህ ሂደት ብዙ ግቦችን ማሳካት ይቻላል፡

• በኩባንያው የሒሳብ ሹም የሂሳብን ማንበብና መፃፍ ማረጋገጥ፤
• የተለያዩ ያልተመዘገቡ ግብይቶችን ማግኘት፤
• በሂሳብ አያያዝ ሰራተኞች የተሰሩ ስህተቶችን መለየት፤
• የዋጋ ዕቃዎችን ደህንነት እና የክፍያዎችን ወቅታዊነት መቆጣጠር፤
• የንብረቱን ሁኔታ እና የማከማቻ ሁኔታ መፈተሽ፤
• የዘገየ ወይም ያረጁ እቃዎችን መለየት፤
• የገንዘብ ኃላፊነት ያለባቸውን ሰዎች ሥራ ታማኝነት ማረጋገጥ፤
• በኢንተርፕራይዙ ውስጥ ያለውን የእቃዎች እንቅስቃሴ በማጥናት፣
• በሂሳብ አያያዝ ላይ በተለያዩ ምክንያቶች ያልተንፀባረቁ ግብይቶችን ማወቅ።

ከላይ የተጠቀሱትን ግቦች ለማሳካት ውጤቱን የማካሄድ እና ሪፖርት የማድረግ ሂደቱን በትክክል ማጥናት አስፈላጊ ነው።ዝርዝር. ከዚህ ሂደት በኋላ የተሰራው ሰነድ ማናቸውንም ጥሰቶች ወይም ስህተቶች ከያዘ ውጤቶቹ እንደ ታማኝነት አይታወቁም።

የሂደት አይነቶች

እቃዎች በብዙ መንገዶች ሊቀርቡ ይችላሉ። ሙሉ ወይም ግላዊ፣ እንዲሁም የተመረጠ ወይም ቀጣይ ሊሆን ይችላል።

በተጨማሪ፣ አሰራሩ ያልታቀደ፣ የተያዘለት፣ የሚቆጣጠረው ወይም የተደገመ ነው።

እንዴት ነው የሚደረገው?

እቃን ማካሄድ እና ውጤቱን መደበኛ ማድረግ በዕቃው ኮሚሽኑ ብቻ የሚተገበሩ ውስብስብ ሂደቶች ናቸው። ለሂደቱ ውጤት ፍላጎት የሌላቸው እና አስፈላጊው እውቀት እና ልምድ ያላቸው የኩባንያ ስፔሻሊስቶችን ያካትታል።

የእቃው ሂደት በሚከተሉት ደረጃዎች የተከፈለ ነው፡

• በመጀመሪያ የአስተዳደር ትእዛዝ ወጥቷል፣በዚህም መሰረት ይህ ሂደት ይጀምራል፤
• የእቃ ዝርዝር ኮሚሽን ተሾመ፤
• የተመረጡ ስፔሻሊስቶች ደረሰኞችን እና የወጪ ሰነዶችን እንዲሁም የገንዘብ ወይም የቁሳቁስን እንቅስቃሴ በተመለከተ የተለያዩ ዘገባዎችን ያጠናል፤
• የኮሚሽኑ ሊቀመንበር ከመዝገቡ ጋር የተያያዙትን ሰነዶች በሙሉ አጽድቋል፤
• ደረሰኞች የሚዘጋጁት በገንዘብ ረገድ ኃላፊነት ባላቸው ሰዎች ነው፤
• እውነተኛ ቁሳዊ ንብረቶች በሰነዱ ውስጥ ካሉት መዝገቦች ጋር ተነጻጽረዋል፤
• የቁጥጥር ቼኮች በሂደቱ መጨረሻ ላይ ሊደረጉ ይችላሉ፤
• ከዚያ በኋላ ብቻ ውጤቶቹ ይወጣሉ።

ኮሚሽኑ በብቃት አለበት።በተገኘው ውጤት ላይ ሰነዶችን ይሳሉ, ከዚያም ለጥናት ወደ ድርጅቱ ኃላፊ ይተላለፋሉ. የምርት ውጤቱን በብቃት መፈፀም ለኩባንያው ህጋዊ እና ትርፋማ እንቅስቃሴዎች ቁልፍ ነው። ለዚያም ነው ለተገኘው ውጤት ፍላጎት ያላቸው ሰዎች ሂደቱን እንዲያካሂዱ የማይፈቀድላቸው።

የቆጠራ ውጤቶችን የመመዝገብ ሂደት

በሂደቱ ማብቂያ ላይ ብዙ ሰነዶች መዘጋጀት አለባቸው። እነሱ በማጥናት እና በመሙላት እቃዎች ኮሚሽኑ አባላት ተካሂደዋል, ከዚያም ለጥናት ወደ ኩባንያው አስተዳደር ይዛወራሉ. በእነዚህ ወረቀቶች መሠረት በገንዘብ ነክ ኃላፊነት ያለባቸውን ሰዎች ወይም የሒሳብ ባለሙያዎች ተጠያቂ ለማድረግ ውሳኔ ተላልፏል, ስለዚህ የኮሚሽኑ አባላት የዕቃውን ውጤት አፈፃፀም በቁም ነገር ሊመለከቱት ይገባል. በዚህ ጉዳይ ላይ የተዘጋጁት ሰነዶች በሚከተሉት ወረቀቶች ይወከላሉ፡

• ትዕዛዝ፣በዚህም መሰረት የማረጋገጫ ሒደቱ ይጀመራል፣እናም የተሰጠው በድርጅቱ ኃላፊ ነው፤
• የቁጥጥር መዝገብ፣ ይህም የዳይሬክተሩ ትእዛዝ በዕቃ ዝርዝር ኮሚሽኑ አባላት እንዴት እንደሚፈጸም ያሳያል፤
• የተለያዩ ንብረቶች ክምችት ቋሚ ንብረቶች፣ የማይዳሰሱ ንብረቶች፣ እቃዎች ወይም ጥሬ ገንዘብ፤
• የተላኩ ውድ ዕቃዎችን የመመርመር ተግባር፤
• ለማከማቻ ወይም ለመሸጋገሪያ ተቀባይነት ያለው የንብረት ክምችት፤
• የከበሩ ማዕድናት ወይም የከበሩ ምርቶች ክምችት ድርጊት፤
• የዋስትናዎች እና BSO፤
• የተሰሩትን ስሌቶች የማጣራት ተግባርከገዢዎች፣ አበዳሪዎች፣ ባለዕዳዎች ወይም አቅራቢዎች ጋር፤
• ከቋሚ ንብረቶች ወይም ሌሎች ንብረቶች ጋር በተገናኘ የተዘጋጀ የስብስብ መግለጫዎች፤
• የቁጥጥር ቼክ ድርጊት፣በዚህም እገዛ የሂደቱን ትክክለኛ ትግበራ ማረጋገጥ ትችላላችሁ፤
• ውጤቶችን በተመለከተ የአስተዳደር ትእዛዝ።

እያንዳንዱ ሰነድ የራሱ ባህሪ አለው። አጥፊዎችን ለመክሰስ ወይም ስርቆትን ለመለየት የሚያስችላቸው የዕቃው ትክክለኛ ሰነድ ነው።

ትእዛዝ የማውጣት ህጎች

የዕቃ ዝርዝር የሚከናወነው በድርጅቱ ኃላፊ በተሰጠው ኦፊሴላዊ ትዕዛዝ ላይ ብቻ ነው። ይህ ሰነድ በመቆጣጠሪያ መጽሐፍ ውስጥ ተካትቷል, በዚህ መሠረት የዳይሬክተሩ ትዕዛዞች አፈፃፀም እና ውጤታማነት ይገመገማሉ.

የእንደዚህ አይነት ትእዛዝ ምሳሌ ከዚህ በታች ማጥናት ይቻላል። ላልታቀደ ክለሳ ሰነድ እንኳን ሊፈጠር ይችላል።

የእቃዎች የመሥራት ልዩነቶች

የእቃው ውጤቶች ምዝገባ የተለያዩ ድርጊቶችን እና የእቃዎችን አፈጣጠርን ያካትታል። ለጥምርባቸው ህጎቹ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• በኮሚሽኑ አባላት የማጣራት ሂደት ላይ የሚታየውን ወቅታዊ መረጃ ይይዛሉ፤
• ኮምፒውተር ተጠቅመው ወይም በእጅ መሙላት ይችላሉ፤
• ስህተቶች፣ ጥፋቶች ወይም እርማቶች አይፈቀዱም፤
• የተለያዩ እሴቶች ስም፣እየተፈተሹ ያሉት በእርግጠኝነት የተመዘገቡት በስም ዝርዝር መረጃ መሰረት ነው፤
• የመለኪያ አሃዶች ከሂሳብ መዛግብት ጋር አንድ አይነት መሆን አለባቸው፤
• በእቃዎቹ በሁሉም ገፆች ላይ፣ በትክክል ተለይተው የታወቁት የቁሳቁስ ንብረቶች ብዛት፣ እንዲሁም ቁጥራቸው በሂሳብ አያያዝ ሰነዶች ላይ የተመሰረተ፤
• ስህተት ከተፈጠረ በማቋረጥ መታረም አለበት ከዚያም ትክክለኛ መረጃው ከላይ ተሰጥቷል እና እንዲህ ዓይነቱ እርማት በኮሚሽኑ ሊቀመንበር እና በፋይናንሺያል ሀላፊው ፊርማ የተረጋገጠ ነው. ኩባንያው፤
• እቃዎች ባዶ መስመሮች ሊኖራቸው አይችልም፣ስለዚህ የቀረው ቦታ በቀላሉ ተላልፏል፤
• በሰነዶቹ መጨረሻ ላይ ታሪፎች እና ታክሶች እንደተረጋገጡ እንዲሁም ሁሉም ስሌቶች በኮሚሽኑ አባላት እንደተደረጉ ማስታወሻ ተጽፏል።

እቃው የተካሄደው በቁሳዊ ሃላፊነት ባለው ሰው ለውጥ ምክንያት ከሆነ ሰነዱ የተፈረመው በቀድሞው ሰራተኛ እና በአዲሱ ሰራተኛ ነው።

የጭንቅላቱ ትእዛዝ በቼክ ውጤቶች ላይ በመመስረት

የቆጠራ ውጤቶች ማቀናበር እና የሂሳብ አያያዝ በዚህ ሂደት ውስጥ ጉልህ እርምጃ ነው። የግድ የኩባንያው አስተዳደር ትዕዛዝ መስጠትን ያካትታል። ይህ ትእዛዝ የተመሰረተው የኩባንያው ዳይሬክተር የዕቃውን ስራዎች፣ የስብስብ መግለጫዎች፣ እቃዎች እና ሌሎች ተመሳሳይ ሰነዶችን ካጠና በኋላ ነው።

በደረሰው መረጃ መሰረት አስተዳደሩ የኦዲት ውጤቱን ይወስናል። እንዲህ ዓይነቱ ውሳኔ በኦፊሴላዊ ትዕዛዝ እርዳታ ይፀድቃል. በዚህ ውስጥሰነዱ የሚከተለውን ውሂብ ያካትታል፡

• የኩባንያ ስም፤
• የተመረጠ ድርጅታዊ ቅጽ፤
• የወጣበት ሰነድ፤
• የድርጅቱ ኃላፊ በውሳኔ አሰጣጥ ሂደት የሚመራባቸውን ሰነዶች ያቀርባል፤
• የማረጋገጫ ውጤቶች ጸድቀዋል፤
• የተለዩት ጥሰቶች ወይም ልዩነቶች የሚወገዱበትን መሰረት ይሰጣል፤
• ትእዛዙ አስፈፃሚ የሆኑ እና እንዲሁም የዳይሬክተሩን ውሳኔ የማስፈጸም ሃላፊነት የተሾሙ ሰዎች።

ይህ ትእዛዝ በኩባንያው ቀጥተኛ ኃላፊ የተፈረመ ሲሆን ከዚያ በኋላ ከተዘጋጀው ጽሑፍ ጋር እራሱን የማወቅ ግዴታ ያለበት የሒሳብ ባለሙያ የተረጋገጠ ነው። ከዚያ በኋላ ሰነዱ ወደ የሂሳብ ክፍል ይተላለፋል, ሰራተኞቻቸው የዳይሬክተሩን ውሳኔ ተግባራዊ ለማድረግ ኃላፊነት አለባቸው.

ሰነድ ለምን ያስፈልጋል?

በኦዲቱ ውጤት መሰረት ይፋዊ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ማዘጋጀትዎን ያረጋግጡ። ከፍተኛ ጥራት ያለው ክምችት መካሄዱን እና የተገኘው መረጃ ሁሉ አስተማማኝ መሆኑን ያረጋገጡት።

የእቃው ውጤት በትክክል መመዝገቡ ከሂሳብ መዝገብ የሚገኘው መረጃ ከተለያዩ እሴቶች ትክክለኛ ቁጥር ጋር ምን ያህል እንደሚመጣጠን ድምዳሜ ላይ ለመድረስ ያስችላል። ብዙ ጊዜ በኦዲት እርዳታ የኩባንያው ሰራተኞች ውዝፍ ውዝፍ፣ ማጭበርበር ወይም ስርቆት መለየት ይቻላል።

ማጠቃለያ

ኢንቬንቶሪ የጥገናውን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ ጠቃሚ መንገድ ነው።የሂሳብ አያያዝ. ውጤቶቹ በትክክል መዘጋጀት አለባቸው, ለዚህም ብዙ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ተዘጋጅተዋል. እነሱ በቀጥታ በዕቃው ኮሚሽኑ አባላት መመስረት አለባቸው፣ ከዚያ በኋላ ተጠንተው በድርጅቱ ኃላፊ ይፈርማሉ።

በእነዚህ ሰነዶች ላይ በመመስረት የድርጅቱ የሂሳብ አያያዝ ምን ያህል እንደተጠበቀ መገምገም ይችላሉ።