የድርጅቱ ጉዳዮች ስም ዝርዝር፡ ናሙና መሙላት። የድርጅቱን ጉዳዮች ስም ዝርዝር እንዴት ማድረግ እንደሚቻል?

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

በሥራ ሂደት ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ድርጅት ትልቅ የሰነድ ፍሰት ይገጥመዋል። ውል፣ ህጋዊ፣ ሒሳብ፣ የውስጥ ሰነዶች… የተወሰኑት በድርጅቱ ውስጥ እስካለበት ጊዜ ድረስ መቀመጥ አለባቸው፣ ነገር ግን አብዛኛዎቹ የምስክር ወረቀቶች የአገልግሎት ጊዜያቸው ሲያልቅ ሊወድሙ ይችላሉ። የተሰበሰቡትን ሰነዶች በፍጥነት ለመረዳት, የድርጅቱ ጉዳዮች ስም ዝርዝር ተዘጋጅቷል. የዚህ ሰነድ ናሙናዎች እና የግንባታው ስልተ ቀመር ከዚህ በታች ይብራራሉ።

ዓላማ

በእያንዳንዱ ድርጅት በመቶዎች የሚቆጠሩ ሰነዶች ተፈጥረዋል። በየቀኑ ሲከማቹ, ሰራተኞች ቀስ በቀስ እርስ በርስ ይተካሉ. በአንድ ወቅት, ከሁለት አመት በፊት ትዕዛዝ ማግኘት አስቸጋሪ ይሆናል. እንደዚህ አይነት ሁኔታዎችን ለማስወገድ፣የጉዳይ ስያሜ ተፈጥሯል።

ፍቺ

አንድ ጉዳይ ከአንዱ ጋር የተያያዘ ሰነድ ነው።ጉዳይ ፣ የእንቅስቃሴ አካባቢ። የጉዳዮች ስያሜ የተከማቸበትን ጊዜ በማመልከት የተከፈቱ ጉዳዮችን ዝርዝር የያዘ ዝርዝር ነው። በእሱ እርዳታ የስራ ሂደቱን በትክክል ማደራጀት ይችላሉ. የንግድ ድርጅት ጉዳዮች ስም ዝርዝር፣ ናሙናው ከዚህ በታች ይብራራል ለሚከተለው ዓላማ የተጠናቀረ ነው፡-

• የሰነዶችን መቧደን በስርዓት ማስያዝ፣ ይህም ፈጣን ፍለጋ እና ደህንነታቸውን ያረጋግጣል፤
• እንደየጉዳይ ምደባ ቁጥር መመደብ፤
• የሰነዶች ክምችት ለቋሚ፣ ለረጅም ጊዜ እና ለግል ማከማቻ (የጥፋት ድርጊቶችን ጨምሮ) በመሳል ላይ።

የጉዳዮች ስያሜ ጥቅም ላይ የሚውለው ለማህደር ለማስቀመጥ እና ለማጥፋት ሰነዶችን በሚመርጡበት ጊዜ ነው። የቢሮ ሥራን ለማቀላጠፍ ይህ ሁለገብ ማጣቀሻ በእያንዳንዱ ድርጅት ያስፈልገዋል. በዚህ ጉዳይ ላይ የድርጅቱ የባለቤትነት ቅርፅ ምንም አይደለም. የሕክምና ድርጅት የጉዳይ መጠሪያ ናሙና በመመሪያው እና በውሳኔዎች ውስጥ የሚገኝ ከሆነ የግል ድርጅት የተከፈቱ ጉዳዮች ትንታኔዎች በተናጥል መጠናቀር አለባቸው።

የሚያስፈልገው ወይስ ተገደደ?

የዚህ ዝርዝር ስብስብ የቀረበው በ"የማህደር ስራ ህጎች" ነው። እንደ የተለየ አገልግሎት ማህደር ለሚፈጥሩ ድርጅቶች ግዴታ ነው. ይህ ዝርዝር ከክልል እና ከማዘጋጃ ቤት ተቋማት በተጨማሪ አንዳንድ የንግድ መዋቅሮችን ለምሳሌ እንደ ማስታወሻ ደብተር ቢሮዎች ያካትታል።

ከሁሉም ዓይነት ኢንተርፕራይዞች ጀምሮ ሥራን በሰነዶች ለማደራጀት ሁሉም ሌሎች ተቋማት የጉዳይ ስም ዝርዝር መፍጠር አለባቸው።ንብረት የማህደር ማጣቀሻዎችን ደህንነት የማረጋገጥ ግዴታ አለበት። ይህ በፌዴራል ሕግ ቁጥር 125 ተሰጥቷል. ዝርዝር የተግባር ዝርዝሩ መጀመር ወይም መዘመን ያለበት በቀን መቁጠሪያው አመት አራተኛው ሩብ ላይ ነው።

መዋቅር

የክስ መዝገቦች ከታተሙ ህትመቶች በስተቀር ሁሉንም የክስ መዝገቦች መያዝ አለባቸው፡የሰራተኞች መግለጫ፣የስራ ሰርተፍኬት፣መጽሔቶች፣የሂሳብ ደብተሮች፣የመዋቅር ክፍሎች ሁሉም ሰነዶች፣የመዋቅር ክፍሎች ደብዳቤዎች፣ወዘተ "ኃይል" የሚለውን ርዕስ መያዝ አለበት. ማውጫው ጊዜያዊ ኮሚሽኖች, ክፍሎች ፋይሎችን መያዝ አለበት. ነገር ግን ለምሳሌ የሠራተኛ ማኅበር ራሱን የቻለ ድርጅት ነው። ሰራተኞቹ እራሳቸውን ችለው በማውጫው ምስረታ ላይ ተሰማርተዋል. እንዲሁም ማህደሩ የተለቀቁ ኢንተርፕራይዞችን በመጠባበቅ ላይ ያሉ ጉዳዮችን ርዕስ መያዝ አለበት፣የህጋዊ ተተኪው ነባር ድርጅት ነው።

በድርጅት ጉዳዮች ስም ዝርዝር ውስጥ የመሙላት ናሙና ከዚህ በታች ማየት ይችላሉ።

ዛሬ፣ ብዙ ኢንተርፕራይዞች ሰነዶችን በኤሌክትሮኒክ መልክ ይይዛሉ። አንዳንድ ሪፖርቶች በወረቀት መልክ እንኳን አይታተሙም። በእያንዳንዱ ክፍል መጨረሻ ላይ ምን መዝገቦች በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ እንደሚቀመጡ ይዘርዝሩ, የፋይሎችን ብዛት እና አስፈላጊ የሆኑትን የፍለጋ ቁልፍ ቃላትን ያመልክቱ. አንዳንድ ተቋማት ለንግድ ድርጅት የተለየ የኤሌክትሮኒክስ ስም ዝርዝር ይፈጥራሉ። ናሙናው እና ለመሙላት አልጎሪዝም ተቀባይነት ያላቸውን መስፈርቶች ሙሉ በሙሉ ማክበር አለባቸው።

ከየት መጀመር?

በትልልቅ ተቋማት ውስጥ ማውጫውን የማጠናቀር ሃላፊነት ከሰነድ አገልግሎት ጋር ነው።(ፀሐፊ, ቢሮ), እና በትንንሽ - ፀሐፊው, ሌላ የተሾመ ሰው. በንግድ ድርጅቶች ውስጥ, ይህ ተግባር በአብዛኛው ሰነዶች በተፈጠሩበት የሰራተኞች ክፍል ይከናወናል. መረጃ ከሁሉም መዋቅራዊ ክፍሎች መምጣት ስላለበት በድርጅቱ ውስጥ ጉዳዮችን በመሰየም ላይ ትእዛዝ በማዘጋጀት መጀመር የበለጠ ጠቃሚ ነው። የዚህ አይነት ትዕዛዝ ናሙና ከዚህ በታች ለእርስዎ ትኩረት ቀርቧል።

ABC LLC

20.11.2017 ሞስኮ

ለሥርዓት፣ ማከማቻ እና የሰነድ ሒሳብ አያያዝ ዓላማ

ትዕዛዝ፡

• የኩባንያውን ሰነዶች ስያሜ ከ2018-01-01 ጀምሮ አጽድቀው ወደ ስርጭት አቅርቡ።
• የመዋቅር ክፍፍሎች ሓላፊዎች በፀደቀው ቅጽ ላይ ጉዳዮች መፈጠሩን ለማረጋገጥ።
• ፀሐፊውን ከማጣቀሻ መጽሃፉ ለስራ ወደ መዋቅራዊ ክፍሎች ይላኩ።

ዋና ኢቫኖቭ ኤንኤ

በአንዳንድ የእንቅስቃሴ ዘርፎች ላሉ ተቋማት የድርጅት ጉዳዮች ስም ዝርዝር ናሙናዎች በሚኒስቴሩ ተዘጋጅተዋል። ይህ ልዩነት ማውጫው ከመፈጠሩ በፊት መገለጽ አለበት። የሞዴል ስያሜዎች በድርጅቱ ጉዳዮች ላይ በተሰጠው ሞዴል ስም መሰረት በጥብቅ መሞላት አለባቸው. ሌሎች ተቋማት የግለሰብ ሰነድ ለማዘጋጀት እነዚህን መመሪያዎች መጠቀም ይችላሉ።

የድጋፍ ሰነድ

የማውጫ ቅጽ ሲያዘጋጁ የንግድ ድርጅቶች በሚከተሉት ላይ ማተኮር አለባቸው፡

• "የማህደር ህጎች" (የፌዴራል ቤተ መዛግብት ውሳኔ እ.ኤ.አ. በ 06.02.02);
• ክፍል 5 የወጣው አዋጅ ቁጥር 477 እ.ኤ.አ. በ 2009-15-06 "የቢሮ ሥራ ደንቦችን ማጽደቅ"።
• የቢሮ ስራ መመሪያዎች።
• የመዝገብ ቤት ሰነዶች ዝርዝር።

በተጨማሪም የሰራተኞች ሰንጠረዥን፣ ቻርተሩን፣ የአካባቢ ድርጊቶችን፣ በክፍሎች ላይ ደንቦችን፣ ደንቦችን፣ ደረጃዎችን፣ መመሪያዎችን፣ የጉዳይ ዝርዝሮችን ማጥናት አለቦት። ወደ ተዛማጅ ሰነዶች አገናኞችን ይይዛሉ. በመጀመሪያ ፣ የድርጅቱን ጉዳዮች ስም ዝርዝር ናሙናዎች በክፍሎች ይዘጋጃሉ ፣ ከዚያ አጠቃላይ ማውጫ ለመመስረት ። አንዳንድ ጊዜ ከመዋቅራዊ መርህ ይልቅ ተግባራዊ ይሆናል. ማለትም ስርጭቱ የሚከናወነው በዲፓርትመንቶች ሳይሆን በተግባሮች ነው።

የድርጅት ጉዳዮችን ስም ዝርዝር እንዴት መፍጠር ይቻላል?

የማውጫ ቅፅ በአባሪ ቁጥር 8 ላይ "የማህደር ስራ ደንቦች" ላይ ተገልጿል. የማጣቀሻ መጽሃፍቶች በድርጅቱ ደብዳቤ ላይ ተዘጋጅተዋል. የሪፖርቱ ዋና ክፍል በሠንጠረዥ መልክ የቀረበ ሲሆን 5 አምዶችን ያቀፈ ነው፡

• የጉዳይ መረጃ ጠቋሚ፤
• ርዕስ (ጥራዞች፣ ክፍሎች)፤
• ቁጥር (ጥራዞች፣ ክፍሎች)፤
• የመደርደሪያ ሕይወት፣ በዝርዝሩ ላይ ያለው የጽሑፍ ቁጥር፤
• ማስታወሻ።

ማውጫ

ማውጫ በድርጅት ውስጥ ያለ መዋቅራዊ ክፍል ዲጂታል ስያሜ ነው። ለምሳሌ፡- 04-06፣ 04 የሰራተኞች ክፍል ተከታታይ ቁጥር ሲሆን 06 የጉዳዩ ተከታታይ ቁጥር ነው። ኢንዴክስ ሦስት ጥንድ ቁጥሮችን ሊያካትት ይችላል, ለምሳሌ: 04-03-08, 04 የፋይናንስ እና የኢኮኖሚ ክፍል ኮድ ነው, 03 የሂሳብ ክፍል ስያሜ ነው, 08 የጉዳይ ቁጥር ነው. መረጃ ጠቋሚው ቁጥራዊ፣ ፊደል ወይም ድብልቅ ሊሆን ይችላል።

ዋና ዜናዎች

አርእስቶች እንደ ሰነዶች አስፈላጊነት ይሰራጫሉ። በመጀመሪያ, ድርጅታዊአስተዳደራዊ ሰነዶች (ከከፍተኛ ክፍሎች ጀምሮ እና ወደ መዋቅራዊ ክፍሎች መሄድ). ከዚያም በድርጅቱ በራሱ የተገነቡ ደንቦች እና ደንቦች ተዘርዝረዋል. በተጨማሪ, እቅዶች እና ሪፖርቶች (ዓመታዊ, ሩብ, ወርሃዊ) ግምት ውስጥ ይገባሉ. ረቂቅ አስተዳደራዊ ሰነዶች ከዋናው ሰነዶች በኋላ ተቀምጠዋል. አንድ አይነት ጉዳዮች (ለምሳሌ የሰራተኞች የግል ካርዶች) በፊደል ቅደም ተከተል ተሞልተዋል።

ርዕሱ የሰነዱን ይዘት ማጠቃለል አለበት። እንደ “ልዩ ልዩ”፣ “ተዛማጅነት”፣ “መጪ/ ወጪ ሰነዶች” ያሉ አጠቃላይ የቃላት አጻጻፍን መጠቀም አይፈቀድም። የጉዳይ ራስጌ የሚከተሉትን አካላት ይዟል፡

• የሰነዱ ስም ወይም የክስ አይነት ሰነዱ ትልቅ ክፍል ከሆነ፤
• የሰነድ ደራሲ (የድርጅት ወይም የመምሪያው ስም)፤
• አድራሻ (ከማን ሰነዶች የተቀበሉት ወይም ሰነዶች የሚላኩለት)፤
• ማጠቃለያ/ምንነት (ለምሳሌ "የማረጋገጫ ጥያቄዎች")፤
• የግዛት ስም፤
• ቀን/ጊዜ፤
• ፋይሉ ኦርጂናል ሳይሆን የሌሎች ሰነዶች ቅጂዎች ካሉ ምልክት ያድርጉ።

የእያንዳንዱ ጉዳይ መጠን ከ250 ሉሆች መብለጥ የለበትም። ጉዳዩ ብዙ ይሆናል ተብሎ ከታሰበ, ከዚያም ወደ ክፍሎች እና ጥራዞች ይከፈላል. በቀን መቁጠሪያው ዓመት መጨረሻ ላይ ያለው ሦስተኛው ዓምድ በትክክል የተከፈቱትን ጉዳዮች ብዛት ያሳያል።

አራተኛው ዓምድ እንደ ደንቦቹ የሰነዶች ማከማቻ ውሎችን ያመለክታል። በሁለቱም የመንግስት እና የንግድ ድርጅቶች መከበር አለባቸው. ሰነዱ በህጎቹ ውስጥ ከሌለ, የእሱ ጊዜማከማቻ በዝርዝሩ ላይ ተመስርቶ መወሰን አለበት. የማከማቻ ጊዜ ቆጠራው ከተቋቋመ በኋላ በሚቀጥለው ዓመት ጥር 1 ይጀምራል. የምስክር ወረቀቱ በ2016 የተሰጠ ከሆነ፣ ቆጠራው ከ2017-01-01 መጀመር አለበት።

ዝርዝር በማዘመን ላይ

በዓመት፣ ፋይሎች ወደ ማህደሩ ሲተላለፉ፣ ዝርዝር ዝርዝር ይቀርባል። ለደህንነት ድርጅቶች ቅርንጫፍ የተሻሻለው የናሙና ስም ዝርዝር መግለጫ ምን ይመስላል፡

በዓመቱ ውስጥ ሁሉም ሰነዶች በተፈቀደው ቅጽ መሰረት ይቦደዳሉ። ከዚህ ቀደም ጥቅም ላይ ያልዋለ ሪፖርት ማከል ከፈለጉ አዲስ ራስጌ ይፈጠራል። እና ሂደቱ ከላይ በተገለጸው አልጎሪዝም መሰረት ይደገማል።