የደብዳቤ ንድፍ በሰው እና በድርጅት እንቅስቃሴ ውስጥ ወሳኝ ጊዜ ነው።

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

መፃፍ የተፈለሰፈው የሰው ልጅ መነጋገርን እና መግባባትን ካወቀ በኋላ ነው። ከጥንት ጀምሮ ሰዎች ስሜታቸውን፣ ስሜታቸውን፣ ልምዳቸውን ሲገልጹ ወይም ስለ አንድ ክስተት በቀላሉ ሲናገሩ ደብዳቤዎችን ይጽፉ ነበር። ከዚህ ቀደም በሩቅ ርቀት ለመነጋገር ብቸኛው መንገድ ይህ ነበር. ዛሬ፣ በእጅ የተጻፈ ጽሑፍ አጠቃቀም በጣም ያነሰ ሆኗል፣ ነገር ግን ትክክለኛው የፊደል አጻጻፍ አልተለወጠም።

ፊደሎች በብዙ መልኩ ይመጣሉ። በዘመዶች, ጓደኞች ወይም በሚያውቋቸው ሰዎች መካከል የሚተላለፍ ቀላል ጽሑፍ ሊሆን ይችላል. በዚህ ሁኔታ, በእርስዎ ውሳኔ ላይ ደብዳቤውን መቅረጽ ይችላሉ. በተመሳሳይ ጊዜ ማንም ሰው ጉድለቶች መኖራቸውን እንኳን ትኩረት አይሰጥም።

የቢዝነስ ደብዳቤዎች ፍጹም የተለየ ሁኔታ ናቸው። በትህትና ሀረጎችን እና አስፈላጊ ቃላትን በመጠቀም ልዩ ዘይቤ ያስፈልገዋል. የንግድ ደብዳቤዎችን ለመጻፍ ደንቦቹ የመግቢያ እና መደምደሚያ መኖርን ያመለክታሉ, እንዲሁም,ዋናው ክፍል. የኋለኛው ብዙውን ጊዜ አንዳንድ ማብራሪያዎችን ወይም ማረጋገጫዎችን ይሰጣል። የንግድ ሥራ ደብዳቤ ወጥነት ፣ አጭርነት ፣ ትክክለኛነት እና አሳማኝነት ይጠይቃል። አቀራረቡ ብዙውን ጊዜ ከመጀመሪያው ሰው ብዙ ቁጥር ወይም ከመጀመሪያው ወይም ከሦስተኛ ሰው ነጠላ ነው። ደብዳቤው ለምሳሌ ለአስተዳዳሪው ከሆነ ፣ “ውድ (ዎች)…” የሚለውን አገላለጽ መጠቀም ይችላሉ ፣ ከዚያ በማጠቃለያው ላይ “በአክብሮት…” መፈረም አለብዎት ። በቢዝነስ ዘይቤ ውስጥ ያሉ ደብዳቤዎች ከተወሰነ ርዝመት ጋር መጣጣምን ይጠይቃሉ, ከተቻለ, ከአንድ A4 ገጽ መብለጥ የለበትም. በዚህ ቅጽ ውስጥ የተቀበለውን መረጃ ለመተንተን በጣም ቀላል ስለሆነ እያንዳንዱን ጥያቄ በተለየ አንቀጾች መግለጽ አስፈላጊ ነው።

ከላይ እንደተገለፀው የንግድ ደብዳቤዎች ዲዛይን የሚከናወነው በጥብቅ ኦፊሴላዊ ዘይቤ ነው። ስለዚህ, በአቀራረቡ በሙሉ ማቆየት አስፈላጊ ነው. የደብዳቤ ልውውጥ የሚካሄደው ከኃላፊዎች ወይም ከአስተዳዳሪዎች ጋር መሆኑን ማስታወስ አስፈላጊ ነው, ስለዚህ መረጃው ከተፈቀደው በላይ ሳይሄድ መቅረብ አለበት (የግል አስተያየት አይቀበሉ ወይም አይጫኑ) እና ዋናው የውይይት ርዕሰ ጉዳይ የድርጅቱ ተግባራት ነው.

ይህ የንድፍ ደብዳቤዎች ለሁሉም አይነት ይፋዊ የደብዳቤ ልውውጥ በፍጹም ተቀባይነት አላቸው። እሱ፡-

- መልስ፣ ጥያቄ፣ አቅርቦት፣ ይግባኝ ማለት ሊሆን ይችላል።

- ማስታወቂያ፣ እሱም ብዙ ጊዜ ለደረሰው ይግባኝ ምላሽ ነው። እዚህ እንደ “እናሳውቃለን”፣ “አሳውቅ” እና የመሳሰሉትን ሀረጎች መጠቀም ይችላሉ።

- የዋስትና ደብዳቤ። የደብዳቤው ቅርጸት ማለት ነውየአንዳንድ እርምጃ ወይም ጥያቄ ማረጋገጫ።- የመመሪያ ደብዳቤ፣ ይህም ከአለቆች እስከ የበታች ሰራተኞች አንዳንድ መመሪያዎችን ወይም ማሳሰቢያዎችን ያስቀምጣል።

ማንኛውም የንግድ ደብዳቤዎች አስተማማኝ እና ወቅታዊ መረጃዎችን ብቻ መያዝ አለባቸው። በዚህ አካባቢ ተቀባይነት የሌላቸው ጸያፍ አገላለጾችን ወይም ሀረጎችን መጠቀም አይካተትም። ደብዳቤ መጻፍ በጣም ከባድ እና ኃላፊነት የሚሰማው ጊዜ ነው፣ በዚህ ጊዜ የግብይት፣ የሥራ ስምሪት ወይም ሌሎች በሰው ሕይወት ውስጥ ያሉ አስፈላጊ ጊዜዎች እና የአንድ ድርጅት እንቅስቃሴ ስኬት አንዳንድ ጊዜ የተመካ ነው።