በድርጅቱ የሰነድ ፍሰት ላይ ያሉ ደንቦች። በድርጅቱ ውስጥ የስራ ሂደት ምሳሌ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

አንድ ሰነድ ለይዘቱ እና ለዓላማው በሚስማማ መልኩ የቀረበ መረጃ ነው። አንድ ሰነድ ከአንድ ዓላማ ጋር የተፈጠረ ለአንድ ሰው ነው። ግን ሁልጊዜ የሰነዱ ምንጭ እና / ወይም አድራሻው ሰው አይሆንም። ዘመናዊው ደረጃ - በመቆጣጠሪያ ዑደት ውስጥ ማሽኖችን እና ስልቶችን በብቃት እና በተግባራዊነት ማካተት ሲቻል እና አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ።

የሰነድ እንቅስቃሴ ሂደት፣ ባህሪያት እና ፍጥነት በ"እንቅስቃሴው አካባቢ" ቅርፅ፣ይዘት እና አሰራሩ ይወሰናል። ስኬት, ኢኮኖሚያዊ አመልካቾች እና ማህበራዊ ቅልጥፍና የሚወሰነው በድርጅቱ ውስጥ ያለው የሰነድ ፍሰት ምን ያህል በጥሩ ሁኔታ እንደተዘጋጀ ነው, እና ይህ የኩባንያው ጥራት እና ህይወት ነው.

ስለ ሰነዶች እና የስራ ፍሰት

በድርጅት ምሳሌ ላይ የአስተዳደር፣ ቅርፅ እና የስራ ሂደት በህግ አይመራም። GOSTs, መተዳደሪያ ደንቦች እና የግዴታ ምክሮች አሉ. እንደ የሂሳብ ሰነዶች አካል, ብድር ለማግኘት ወረቀቶች ወይምየሕክምና ሪፖርቶች የሕጉ መመዘኛዎች ናቸው።

አንድ ሰነድ ሁል ጊዜ ጥብቅ የጽሁፍ ቅጽ አይደለም። ሊሆን ይችላል:

• የተወሰኑ መስኮች በተወሰነ መንገድ የተሞሉበት፣ ትክክለኛው የትርጉም እና የአገባብ ይዘት ያለው፣
• በአንድ የተወሰነ ቅጽ መሰረት የተሰራ ገጽ (ደብዳቤ፣ ትዕዛዝ፣ የማጣቀሻ ውል፣ የሰው ሃይል፣ …)፤
• ነጻ-ቅጽ (የሰራተኛው የማብራሪያ ማስታወሻ፣ለጉልበት ስኬቶች ምስጋና፣በመተግበሪያው ላይ መፍታት፣ …)።

ሦስቱም የሰነድ ቅጂዎች በወረቀት ወይም በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ ሊቀርቡ ይችላሉ እና በቴክኒክ እና ህጋዊ መሳሪያዎች መገኘት ምክንያት ምንም እንኳን የወረቀት ቅፅ ብቻ የሚቻልባቸው ጉዳዮች አሁንም አሉ።

የሰነዱ ቅርፅ እና ይዘት እና የስራ ሂደት ህግ አውጪ ደንብ ባይኖርም ሰነዶቹን የመፍጠር፣ የማንቀሳቀስ፣ የማከማቸት ወይም የማጥፋት ጥብቅ፣ በአጠቃላይ ተቀባይነት ያለው እና ያልተወያየበት አሰራር አለ ይህም እያንዳንዱ ድርጅት ማስተካከል ይችላል። በፍፁም ለራሱ።

በድርጅት ውስጥ የሰነድ ፍሰት ፍጹም ምሳሌ

በመሰረቱ ሀሳቡን ማሳካት አይቻልም፡

• በማንኛውም የሕይወት ዘርፍ እና እንቅስቃሴ፣
• በማንኛውም ጊዜ፣
• የትም ቦታ ላይ፣

እያንዳንዱ አዲስ አካሄድ አዳዲስ አድማሶችን ለማየት ስለሚያስችል ነው። እነሱን መከተል ፍላጎት እና ፍላጎት አለ. ዶክመንቶች ከዚህ የተለየ አይደለም. በተቃራኒው፣ የመረጃ እንቅስቃሴን ሂደት ተለዋዋጭ ማስተካከል የሚያሳይ እና ሕያው ምሳሌ ነው።

መረጃው እንዴት እንደሚመዘገብ ምንም ለውጥ የለውም፡በወረቀት ወይም በኤሌክትሮኒክ መልክ። በአሁኑ ጊዜ ሁለቱም ቅጾች አንድ አይነት ህጋዊ ዋጋ አላቸው፣ ምንም እንኳን የወረቀት ቅጂው በአንዳንድ ሁኔታዎች ጥቅሞች ቢኖረውም።

የእንቅስቃሴያቸው ዑደት ከመልክ (ከተፈጠሩበት) ጊዜ ጀምሮ እስከ ተቀማጭ ወይም ውድመት ጊዜ ድረስ።

ሁሉም ድርጅቶች ሳይረዱት ብዙ ሰነዶች ያለ ሰው ጣልቃገብነት በማሽኖች እና በስልቶች ሊከናወኑ እንደሚችሉ ሁሉም ምንጮች (ደራሲዎች) ሰዎች ብቻ መሆን እንደሌለባቸው ሁሉ::

በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች ላይ የተለመደው የስራ ፍሰት አውቶማቲክ ግንዛቤ በቀላል "ሲግናል ሃሳቡ" ደረጃ ላይ ነው፣ ፕሮግራሙ የክስተቶችን ክስተት ብቻ ሪፖርት የማድረግ አደራ ሲሰጥ።

የሰነዶች የውስጥ እና የውጭ ሽግግር

ሁለቱም ወረዳዎች ለተሳካ ድርጅት አስፈላጊ ናቸው። የውጪው መለወጫ የማይንቀሳቀስ እሴት ሲኖረው የዉስጣዊው መለወጫ ተለዋዋጭ እሴት አለው።

የኩባንያው አስተዳደር ይህንን ሁኔታ በተሻለ ሁኔታ በተረዳ ቁጥር የመረጠው የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት የበለጠ ተስፋ ሰጪ ይሆናል። በድርጅት ውስጥ የንግድ ወረቀቶች እንቅስቃሴ ጥሩ ምሳሌ መሆን የሚፈልጉ የራሳቸውን የመረጃ ስርዓት ይጽፋሉ።

ሰነዶች ዋና እና ሊሆኑ ይችላሉ።ሁለተኛ ደረጃ. የኋለኞቹ ሁልጊዜ በድርጅቱ ውስጥ የመንቀሳቀስ ታሪክ አላቸው።

ስለ ሰነዱ እና አጠቃቀሙ የእውቀት አተገባበርን በመተንተን የኩባንያውን የተግባር ባህሪያት, ማህበራዊ-ኢኮኖሚያዊ አመልካቾችን እና የጊዜ መለኪያዎችን መገምገም ይቻላል. ይህ ለሁለቱም አጋሮች እና ሸማቾች አስፈላጊ ነው።

ወረቀት ግን ውጤታማ ወይም ኤሌክትሮኒክስ ግን የተገዛ

ልዩነት ለአንድ ሰው ብቻ ሳይሆን ለድርጅትም ጭምር ነው። ከዚህም በላይ እያንዳንዱ ሰው ግለሰባዊነቱን ያደንቃል እናም በማንኛውም መንገድ በልብስ፣ በባህሪ፣ በትምህርት እና በመሳሰሉት አጽንኦት ለመስጠት ይጥራል።

የተዘጋጀ የኢንፎርሜሽን ሲስተም የሚገዛ ድርጅት የአንድ ድርጅት የስራ ሂደት ፍፁም ምሳሌ ሲሆን የራሱን ፊት የሚያሳጣ እና ሰራተኞችን "የሌላ ሰው ልብስ" እንዲለብሱ የሚያስገድድ ነው።

የራስህ ሰራተኞች በሶስተኛ ወገን ላይ ከመጫን ይልቅ በወረቀት ሚዲያ በአሮጌው መንገድ እንዲሰሩ አደራ ቢያደርግ ይሻላል ነገር ግን ስለ ሰነዶች እና አጠቃቀማቸው ዘመናዊ አስተያየት። እያንዳንዱ ሰራተኛ የድርጅቱ ተግባር አስፈላጊ አካል ነው፣ እና የሌሎች ሰዎች ሃሳቦች እና የሶስተኛ ወገን የስራ ፍሰት አወቃቀር ውጤታማነት ተመራማሪ አይደለም።

ቅድሚያዎች፣ ተለዋዋጭ ሁኔታዎች እና ተግባራዊነት

የስራ ፍሰቱ ውጫዊ ኮንቱር ሁል ጊዜ የተገደበ፣ የማይተረጎም እና በስታቲስቲክስ የተረጋጋ ነው። በአጠቃላይ, ከሚገባው በላይ ጠቀሜታ ሊሰጠው አይገባም. ለምሳሌ, ከግብር, ከተቆጣጣሪ ባለስልጣናት ወይም ከአጋሮች ጋር ባለው ግንኙነት ውስጥ "ነፍስህን ማፍሰስ" ምን ማለት ነው. በሆነ መንገድ መረጃ የመለዋወጥ ሂደትን ማባዛት ይችላሉ።የማስታወቂያ ኤጀንሲዎች፣ ነገር ግን ይህ እንኳን ውሎ አድሮ የማይለወጥ፣ መደበኛ ያልሆነ መልክ ይይዛል።

የእኛ የመረጃ ማቀነባበሪያ ሥርዓት ቅድሚያ የሚሰጠው፣ ሁልጊዜም የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር የሆነው አስፈላጊ አካል፣ ከጥርጣሬ በላይ ነው። ግን ሁል ጊዜ እና ሁሉም የራሳቸውን ስርዓት ለመፍጠር ለጊዜ እና ለገንዘብ ይቆጫሉ።

የጥንታዊው "አንድ es" ወይም "ጋላክሲ" አማራጮች ከ xel ውጭ ፈጽሞ የማይሰሩ አማራጮች እና ሁለት የሶስተኛ ወገን የአካባቢ ኢኮኖሚ ወይም የሂሳብ ፕሮግራሞች ከራሳቸው ድረ-ገጽ ጋር ተዳምሮ ግብረመልስ እና ሰነዶች (ትዕዛዞች፣ ቅሬታዎች, ቅናሾች, …) ከደንበኞች እና አጋሮች - የተለመደው የሁኔታዎች ሁኔታ, ሰራተኞች በቋሚነት በዕለት ተዕለት ስራ የተጠመዱ ናቸው, እና ምንም ወጪዎች የሉም.

የምርት ሂደቱ ተለዋዋጭነት ሊረጋገጥ የሚችለው የራሱን ተግባር ውጤታማ በሆነ መንገድ ሲተገበር ብቻ ነው። በዚህ አቅም ውስጥ ብቻ በድርጅት ውስጥ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ለመኮረጅ የሚገባው ምሳሌ ነው ፣ እና የራሱን የንግድ ሀሳብ ተግባራዊ ለማድረግ ፣ በጣም ጥሩ የምርት ፣ ኢኮኖሚያዊ እና ማህበራዊ አመላካቾች።

በድርጅቱ የመረጃ ሥርዓት ላይ ያሉ ደንቦች

ማንኛውም ድርጅት የሚነሳና በተመሳሳይ አካባቢ ያለ የመረጃ ሥርዓት ነው። ሰነዶች ከውጭ ወደ ድርጅቱ ይመጣሉ ፣ በውስጡም ሰነዶችን ለመፍጠር አስፈላጊ ነው ፣ የተወሰኑት ቁጥጥር እና አስገዳጅ ናቸው።

ቀላል የድርጅት የስራ ፍሰት ገበታ ሁሉም ሰው በተለምዶ የሚያደርገውን ምሳሌ ነው። ላይ ደንቦችየሥራ ደንቦች, የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴዎች, የሰራተኞች ግዴታዎች - የተለመደው መደበኛ ነገር ግን በጣም ጥቂት ሰዎች "በድርጅቱ የመረጃ ሥርዓት ላይ ደንቦች" ልማት ውስጥ ይሳተፋሉ.

ከዓላማው አንጻር የድርጅቱ መሪዎች በማንኛውም ነገር ሊመሩ ይችላሉ, ማንኛውንም ደንቦች እና የስራ መግለጫዎችን ይፃፉ. ነገር ግን የዚህ ደንብ አወጣጥ ውጤታማነት እና ተግባራዊነት የተመካው የውስጥ ቁጥጥር አርሴናል ምን ያህል የእውነታውን መስፈርት እንደሚያሟሉ ብቻ ነው።

በሰነዶች እና በእንቅስቃሴያቸው ላይ ያሉ ደንቦች

የድርጅት የሰነድ አስተዳደር ስርዓት የኩባንያው የመረጃ ሉል ዋና አካል ነው ፣በዚህም ምክንያት "የሰነድ አስተዳደር ደንቦች" ወደ "የድርጅቱ የመረጃ ስርዓት ደንቦች" አባሪ ነው ፣ ግን በጣም አስፈላጊ እና ሁሉንም አካላት ወደ አንድ የመረጃ አካል በማገናኘት ላይ።

አመራሩ የድርጅትን የስራ ሂደት ፍፁም ምሳሌ ለመፍጠር ቆርጦ ከሆነ፣ ትርፋማ ለማግኘት እና የሰራተኞችን ደህንነት ለማሻሻል ግብ በማምጣት በውጤታማ ንግድ ልማት ላይ የተሰማሩ ናቸው ማለት ነው።

የአሁኑ የሶፍትዌር ልማት ሁኔታ በተለይም በስርጭት መረጃ ሂደት (የኢንተርኔት ፕሮግራሚንግ ምሳሌዎች) ግንባር ቀደም የሞባይል ራስን ማላመድ አፕሊኬሽን መፍጠር ፈጽሞ የማይቻል መሆኑ ነው።

በድርጅት ውስጥ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ተግባር ቀላል ግን ማሳያ ነው። እዚህ ተለዋዋጭ ሁኔታዎች ልዩ ናቸው፡

• የገቢ እና ወጪ ሰነዶች፤
• የውስጥ እና የውጭ የንግድ ወረቀቶችን ለመስራት ስልተ-ቀመር።

እንደ ዳታ እና አልጎሪዝም ሊለያይ የሚችል ኮድ መፃፍ በጣም ከባድ ነው። የጊዜ እና የሀብት ዋጋ ለእያንዳንዱ ድርጅት አይገኝም።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በተለዋዋጭነት

በኢንተርፕራይዙ የስራ ሂደት በኤሌክትሮኒክስ እትም ተግባር ምሳሌ ላይ ማደራጀት ተገቢ፣ ቀላል፣ አመላካች እና ተግባራዊ ነው። ውስብስብነቱ የሚመጣው በተለዋዋጭነት ሊለወጥ የሚችል ኮድ ከመቅረጽ ሂደት ነው። የእድገት ጊዜም ችግር ነው።

የተለመደ የማስኬጃ አመክንዮ ይጠቀሙ።

ከዚያም በድርጅቱ ውስጥ ያለው የስራ ሂደት=ምሳሌ + የራስዎን የንግድ ሃሳብ ባህሪያት. በመጀመሪያው ግምታዊ ውጤት ውጤቱ ተግባራዊ አይሆንም, ነገር ግን የመጀመሪያው የተግባር ትግበራ ወደ ሥራ እንደገባ, የመፍትሄያቸው ዑደት የማይቀለበስ እና ተገቢውን ትኩረት ሲሰጠው, ውጤቱም ይሳካል..

በዳይናሚካዊ ለውጥ መረጃን ማስተናገድ የሚችል የመረጃ ሥርዓት መፍጠር በመጀመሪያ ደረጃ የፍጥረት ሂደት ራሱ ተለዋዋጭ ነው።

ገቢ፣ ወጪ እና በበቂ ሁኔታ ለመለወጥ ዘዴ እስኪፈጠር ድረስየውስጥ ሰነዶች, እና ኮዱ ያለ ፕሮግራም አውጪው ተሳትፎ በተናጥል ሊለወጥ አይችልም, ስለ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ስለመፍጠር እውነታ ማውራት አይቻልም.

ነገር ግን የድርጅቱን የመረጃ ሂደቶች ሙሉ በሙሉ ለመደገፍ የራስዎን ስርዓት መፍጠር እና መተግበር ስኬቱን ብሩህ እና ፍጹም ከማድረግ ጋር ተመሳሳይ ነው።