የቢሮ አስተዳዳሪ የስራ መግለጫ፡ ተግባራት፣ ተግባራት እና መብቶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

በአብዛኛዎቹ የህዝብ ቦታዎች፣ ጣራውን እንዳቋረጡ መጀመሪያ የሚያገኙት ሰው ተቀባይ ነው። እነዚህ ስፔሻሊስቶች በሆቴሎች, የውበት ሳሎኖች, ሬስቶራንቶች እና በእርግጥ በቢሮ ተቋማት ይቀጥራሉ. ከእንግዶች እና አጋሮች ጋር ከመግባባት ጀምሮ እስከ ዶክመንተሪ አሰራር ድረስ ብዙ ሀላፊነቶች አሏቸው።

ባህሪዎች

አስተዳዳሪው በጣም ሁለገብ ሙያ ነው ይህም ሁለገብ ስራዎችን ሊያካትት ይችላል ማለት ተገቢ ነው። ለጀማሪዎች ያለው ጥቅም በአንድ የተወሰነ አካባቢ ምንም ዓይነት ጥልቅ እውቀት አያስፈልገውም።

ሊሆኑ የሚችሉ አሰሪዎች ለግል ባህሪያት የበለጠ ትኩረት ይሰጣሉ። ለቢሮ አስተዳዳሪነት ቦታ የሚወዳደር እጩ መጠነኛ ተግባቢ፣ ከተለያዩ ሰዎች ጋር ግንኙነት መፍጠር የሚችል እና ሃሳቡን በትክክል የሚገልጽ መሆን አለበት። በተመረጠው መስክ ላይ ፍላጎት መኖሩም ጥቅም ይሆናል.እንቅስቃሴዎች እና ውጥረትን የመቋቋም ችሎታ. የኋለኛው ጥራት በእርግጠኝነት ለወደፊቱ አስተዳዳሪ ጠቃሚ ይሆናል። እሱ ከብዙ ጎብኝዎች ጋር መገናኘት አለበት ፣ ከእነዚህም መካከል ግጭቶች በእርግጠኝነት ይከሰታሉ። ነገር ግን፣ እንደዚህ ባሉ ሁኔታዎች ውስጥም እንኳን፣ አስተዳዳሪው ጨዋ መሆን መቻል አለበት።

እንደ ድርጅቱ የቅጥር ፖሊሲ መሰረት ለከፍተኛ ትምህርት የሚያስፈልጉ መስፈርቶች ሊኖሩ እንደሚችሉ፣የቢሮ እቃዎች የመሥራት አቅም እና የመሳሰሉት ሊኖሩ እንደሚችሉ ልብ ሊባል ይገባል።

የዚህ የስራ መደብ የስራ መርሃ ግብር የሚወሰነው በማለዳ የሚከፍተው እና ምሽት የሚዘጋው አስተዳዳሪው ስለሆነ በድርጅቱ የስራ ሰዓት ነው። ሆኖም ለሰራተኞች ሌት ተቀን ሲሰሩ የፈረቃ መርሃ ግብር ይዘጋጃል። እንደ ደንቡ፣ ቢሮዎች በዚህ ሁነታ አይሰሩም።

አስተዳዳሪውና የቢሮ ኃላፊው የተለያዩ ሙያዎች መሆናቸው ትኩረት ሊሰጠው የሚገባ ጉዳይ ነው። የቢሮ ኃላፊው ሌሎች ሰራተኞችን ይቆጣጠራል። አስተዳዳሪው, ከእሱ በተለየ, ይህንን ተግባር አይፈጽምም. አስፈላጊ ከሆነ ከሌሎች የቢሮ ሰራተኞች ጋር በመገናኘት የራሱን ተግባራት ብቻ ይሰራል።

ዋና ኃላፊነቶች

የጽህፈት ቤት አስተዳዳሪ በስራ ቦታ ላይ እያለ አስተዳደሩ የሚሰይመውን በርካታ ተግባራትን ማከናወን አለበት። ባጭሩ እንዘርዝራቸው።

• አቀባበል እና ቀጣይ የስልክ ጥሪዎች ስርጭት። በድርድር ወቅት አስተዳዳሪው መረጃውን መዝግቦ ለሰራተኞች ማስተላለፍ አለበት። አስፈላጊ ከሆነ, ጥሪው መደረግ አለበትወደ ሌላ ክፍል አዙር።
• የቢሮ አስተዳዳሪ ተግባራት ሰራተኛው ደንበኛ ሊሆኑ ለሚችሉ የመጀመሪያ ምክር እንዲሰጥ የሚጠይቅ አንቀጽ ያካትታል።
• ገቢ እና ወጪ ሰነዶችን የማስኬድ አስፈላጊነት።
• የስራ ማስታወቂያዎችን በልዩ መግቢያዎች እና በቅጥር ኤጀንሲዎች ላይ በመለጠፍ ላይ። እንዲሁም የቢሮው አስተዳዳሪ ተግባራት እጩ ሊሆኑ ከሚችሉት ጋር የመጀመሪያ ቃለ መጠይቅ ማድረግን ያካትታል።
• የጽህፈት መሳሪያ እና የፍጆታ ዕቃዎችን መግዛት የቢሮ ዕቃዎችን ለስላሳ አሠራር ለማረጋገጥ ያስፈልጋል።

ከላይ ከተዘረዘሩት ተግባራት በተጨማሪ የቢሮው አስተዳዳሪ በትክክል ከሰዎች ጋር ይገናኛል። እነዚህ ሁለቱም ሊሆኑ የሚችሉ ደንበኞች እና የኩባንያው ወቅታዊ ሰራተኞች ናቸው. ሰራተኞችን የጊዜ ሰሌዳ የማውጣት ሃላፊነት ያለው እኚህ ስፔሻሊስት ናቸው።

መብቶች

የመብቶች ብዛት ከግዴታ በተለየ መልኩ በጣም ያነሰ ነው። ስለዚህ፣ የቢሮው አስተዳዳሪ መመሪያ ምን ያደርጋል?

• ከሌሎች ኢንተርፕራይዞች ጋር በመግባባት ፍላጎቶቹን በመወከል ኩባንያውን ወክሎ እርምጃ ይውሰዱ።
• በተመደበው ባለስልጣን ውስጥ ካሉ ሌሎች ሰራተኞች ጋር ለመግባባት።
• የድርጅቱን አፈጻጸም ለማሻሻል ከግምት ውስጥ የሚገቡ ሀሳቦችን ያቅርቡ።

የቢሮ አስተዳዳሪ ተግባራት

በስራ ቦታ ላይ በመሆናቸው እኚህ ስፔሻሊስት አለባቸውለእሱ የተሰጡ በርካታ ተግባራትን አከናውን፡

• ቢሮውን በማዘጋጀት ላይ።
• ስርዓትን አስጠብቅ።
• ጎብኝዎችን በማገልገል ላይ።
• የስልክ አገልግሎት።

በእርግጥ የተግባሮች ብዛት ብዙ ሊሆን ይችላል። በአንድ የተወሰነ ተቋም ውስጥ ባለው የቢሮ አስተዳዳሪ የሥራ ኃላፊነቶች ዝርዝር ይወሰናል።

ቢሮውን በማዘጋጀት ላይ

የተመደቡ ተግባራትን ማሟላት፣ እንደ ደንቡ፣ ለአዲስ የስራ ቀን በመዘጋጀት ይጀምራል። ወደ ሥራው ቦታ ሲደርሱ አስተዳዳሪው የቢሮ ዕቃዎችን ሥራ, የፍጆታ ዕቃዎችን እና የጽህፈት መሳሪያዎችን መኖሩን ያረጋግጣል. በመቀጠል ስፔሻሊስቱ እራሱን ከጎብኝዎች ዝርዝር ጋር በደንብ ማወቅ እና ለስብሰባ ሁኔታዎች መፍጠር አለበት።

ትእዛዝን በማስጠበቅ

አስተዳዳሪው የጽ/ቤቱን ፀጥታ ለማስጠበቅ በቀጥታ በጽዳት እና በሌሎች ተግባራት መሳተፍ የለበትም። ይሁን እንጂ ከሥራዎቹ መካከል የጥገና ሠራተኞችን ሥራ ማስተባበር አስፈላጊ ነው. ማጽዳቱን መርሐግብር ማስያዝ እና የሚቆይበትን ጊዜ መጠቆም አለበት።

የደንበኛ አገልግሎት

የአስተዳዳሪው ተግባራት ስለጉብኝቱ ጊዜ ከጎብኚዎች ጋር መደራደር፣ ከዋና ኃላፊው ጋር ማስተባበርን ያካትታል። ምንም መደራረብ እንዳይኖር እና ማንም በመጠባበቅ ጊዜ እንዳያባክን የጉብኝት መርሃ ግብር መዘጋጀት አለበት። በተጨማሪም አስተዳዳሪው ጎብኝዎችን ማግኘት አለበት። ፊተኛውን የፈጠረው እርሱ ነው።ግንዛቤ።

የስልክ አገልግሎት

ይህ ተግባር ለአስተዳዳሪው የተሰጠው ስራ አስኪያጁን ከድርድር ለማላቀቅ እና ከስራ ሂደቱ እንዳያደናቅፈው ነው። አንድ ሰራተኛ አንዳንድ ጉዳዮችን በራሱ መፍታት ወይም በአስተዳዳሪው የጊዜ ሰሌዳ መሰረት ለጎብኚዎች ቀጠሮ መያዝ ይችላል. እነዚህን ተግባራት በሚያከናውንበት ጊዜ ተቀጣሪው በእርግጠኝነት ሚስጥራዊነቱን መጠበቅ አለበት, ለእሱ ያለውን መረጃ ለውጭ ሰዎች አይገልጽም.

ናሙና

የቢሮ አስተዳዳሪው የስራ መግለጫ እንደየድርጅት መስፈርቶች የተለያዩ እቃዎችን ሊያካትት ይችላል። ነገር ግን፣ እንደ ደንቡ፣ መደበኛ ሁኔታዎች በእሱ ውስጥ ይታዘዛሉ፣ እነሱም እንደ ሞዴል ይወሰዳሉ።

• አጠቃላይ ድንጋጌዎች።
• የብቃት መስፈርቶች። እንደ አንድ ደንብ የሁለተኛ ደረጃ ልዩ ትምህርት ለአንድ አስተዳዳሪ በቂ ነው. ልምድ በእርግጠኝነት ሀብት ይሆናል።
• ኃላፊነቶች። ያለዚህ ንጥል ነገር ምንም አይነት የስራ መግለጫ አልተጠናቀቀም።
• መብቶች። አስተዳዳሪው ለምሳሌ የድርጅቱን እንቅስቃሴ ለማሻሻል ሀሳብ የማቅረብ መብት አለው።
• በሌሎች ክፍሎች ያልተካተቱ ዕቃዎችን ሊያካትቱ የሚችሉ ተጨማሪ ድንጋጌዎች።

ለአዲስ ሰራተኛ የስራ መግለጫን ለግምገማ መስጠት የተለመደ ነው፣ይህም እውነታ በራሱ ፊርማ ማረጋገጥ አለበት።

የስራ ቦታ

የሰራተኛ ጥበቃ መመሪያ ለቢሮው አስተዳዳሪ አንዳንድ መስፈርቶችን ለስራ ሁኔታዎች ያቀርባል። ለምሳሌ, የስራ ቦታው ሰራተኛው በሚመችበት መንገድ መቀመጥ አለበትየራሳቸውን ተግባራት ያከናውናሉ. እንደ ደንቡ ከአስተዳዳሪው ቢሮ አጠገብ የሚገኝ ሲሆን ሌሎች ሰራተኞችን እንዲከታተሉ ያስችልዎታል።

ስራዎችን በሚሰሩበት ጊዜ አስተዳዳሪው እና ሌሎች ሰራተኞች ብዙውን ጊዜ የቢሮ ቁሳቁሶችን መጠቀም እንዳለባቸው መረዳት አለብዎት። ለዚያም ነው ለአጭር ጊዜ አገልግሎት በሚውልበት መንገድ መቀመጥ ያለበት።

በአስተዳዳሪው የስራ መግለጫ ላይ በግልፅ ካልተቀመጡት አስፈላጊ ተግባራት መካከል አንዱ በቅርብ የበላይ ተቆጣጣሪ እና የበታች ሰራተኞች መካከል እንደ አገናኝ ሆኖ መስራት ነው። ስለዚህ ሰራተኛው ምቹ ሁኔታን ለመፍጠር እና ከሌሎች ስፔሻሊስቶች ጋር ግንኙነት ለመፍጠር መሞከር አለበት. የመሪውን መመሪያ በትክክል ማስተላለፍ ብቻ ሳይሆን የትግበራቸውን ትክክለኛነት ለመቆጣጠርም አስፈላጊ ነው።

በዚህ ምክንያት፣ ከሌሎች ጋር የመገናኘት ችሎታ በዚህ ቦታ ስኬትን ለማስመዝገብ ወሳኝ ነገር ይሆናል። ይህ ለሁለቱም መሪዎች እና የበታች ሰራተኞች ይሠራል. የግል ባህሪያትን በተመለከተ፣ ድርጅት እና ጭንቀትን መቋቋም በጣም አስፈላጊ እንደሆኑ ይቆጠራሉ፣ ይህም ሌሎች ሰራተኞችን እንዲያስተዳድሩ እና ከግጭት ጎብኚዎች ጋር በሚያጋጥሙበት ጊዜ እንኳን እንዲረጋጉ ያስችልዎታል።