የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል፡ እንዴት ነው የሚሰራው?

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የኤሌክትሮኒካዊ ሰነድ አስተዳደር (EDM) የኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን በምናባዊ ፊርማ በመጠቀም መረጃ የምንለዋወጥበት ፈጣን መንገድ ነው። በበለጸጉት የአለም ሀገራት ለስራ ውጤታማ መሳሪያ በመሆን እውቅና አግኝታለች።

ማንነት

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል ሰነዶችን የመፍጠር፣ማዘጋጀት፣መላክ፣ማስተላለፍ፣መቀበል፣ማከማቸት፣መጠቀም እና ማጥፋት ሂደቶች ስብስብ ነው። እነዚህ ሁሉ ሂደቶች የሚከናወኑት ትክክለኝነትን ካረጋገጡ እና ሰነዶች መቀበሉን ካረጋገጡ በኋላ ነው።

በሕጋዊ አካላት መካከል የሰነድ ፍሰት አፈፃፀም ደንቦች በተዋዋይ ወገኖች ስምምነት ይከናወናሉ ። የመረጃ ልውውጥ የሚከናወነው በቴሌኮሙኒኬሽን መንገዶች ነው, እና ሰነዶች በኤሌክትሮኒክስ ሚዲያዎች ላይ ተከማችተዋል. የሂሳብ መረጃ የማከማቻ ጊዜ በሕግ ከተደነገገው መብለጥ የለበትም።

ድርጅቶችከራሳቸው መካከል መደበኛ እና መደበኛ ያልሆኑ ሰነዶችን ከተሳታፊዎች ፊርማ ጋር መለዋወጥ ይችላሉ ። በንግድ ሥራ ፈጠራ እንቅስቃሴ ውስጥ እነዚህ ሊሆኑ ይችላሉ-ደረሰኞች ፣ ስምምነቶች ፣ ደረሰኞች ፣ ኮንትራቶች ፣ ስምምነቶች ፣ ትዕዛዞች ፣ ማሳወቂያዎች ፣ የውክልና ስልጣን ፣ ወዘተ. መረጃ በጽሑፍ፣ በሰንጠረዥ እና በግራፊክ ፋይሎች መልክ ሊተላለፍ ይችላል።

የኢዲአይ ትግበራ አላማ

EDIን ለማስተዋወቅ የሚያስፈልጉ ቅድመ ሁኔታዎች፡ ሊሆኑ ይችላሉ።

• የተለመደ ስራን መቀነስ፤
• የሰነድ ኪሳራን ይቀንሱ፤
• "ግልጽ" ከሰነዶች ጋር መስራት፤
• የአፈጻጸም ዲሲፕሊን ማሻሻል - ሰነዶችን በሰዓቱ ማቅረብ፣ ወዘተ

ከቁጥር ግቦች መካከል የሚከተሉት ይገኙበታል፡

• የሰነድ ሂደት ጊዜን በ10 ጊዜ ይቀንሱ።
• የቢሮ ወጪዎችን በግማሽ ይቀንሱ።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል፡ እንዴት እንደሚሰራ

በሀገር ውስጥ ህግ መሰረት በድርጅቶች መካከል የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አያያዝ የሚከናወነው በሁለቱ ወገኖች ስምምነት ነው. መረጃን ለመለዋወጥ ሁሉም ተሳታፊዎች ከአንድ ኦፕሬተር መሳሪያዎች ጋር መገናኘታቸው አስፈላጊ ነው. በመቀጠል ተጠቃሚው ወደ ተጓዳኞች ዝርዝር ለመጨመር ጥያቄ መላክ አለበት። ጥያቄውን ካረጋገጡ በኋላ የስርዓት ተሳታፊዎች ውሂብ መለዋወጥ ይችላሉ።

የEDI ሞጁል የሚከተሉትን ተግባራት ማከናወን አለበት፡

• አቻዎችን ውሂቡን እንዲለዋወጡ ይጋብዙ።
• የአድራሻ ደብተር ፍጠር።
• ከሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር ጋር ያዋህዱ፣ለምሳሌ፣ 1С.
• ሰነድ ይፈርሙ እና ያመስጥሩ።
• ደብዳቤ አዋቅር።
• የኢሜል ሁኔታዎችን ይከታተሉ።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል የሚከናወነው በሰርተፊኬቶች እገዛ ነው። ከአገልጋዩ ጋር ግንኙነት እና ማረጋገጫ የሚከናወነው በግል ዲጂታል የምስክር ወረቀት ነው። በኤሌክትሮኒክ ቶከን ተሸካሚ ላይ ተከማችቶ በፒን ኮድ የተጠበቀው ለእያንዳንዱ የስርዓቱ ተጠቃሚ EDS ይሰጣል። ተጠቃሚው የራሱን መግቢያ, የይለፍ ቃል ወደ የግል መለያው ማስገባት አለበት. ከዚያ በኋላ ብቻ ሰነዶቹን ማግኘት ይችላል።

ከስርዓቱ ጋር የተገናኘ ማንኛውም የድርጅቱ ሰራተኛ የልውውጡን ሂደት መጀመር ይችላል። ሰነዱን ወደ ተጓዳኝ ከመላክዎ በፊት, በዲጂታል ፊርማ ውስጥ መፈረም አለበት. ይህ ክዋኔ የሚከናወነው የ Cryptopro ፕሮግራምን በመጠቀም ነው። ሰነዱ በ EDI በኩል ይላካል. የባልደረባው ሰራተኛ ስለ አዲስ ሰነድ ደረሰኝ ማሳወቂያ ይቀበላል። እሱ ከተቀበለ, ከዚያም EDSንም ያስቀምጣል. በሰነዱ ላይ ለውጦችን ማድረግ ከፈለጉ, ከዚያ አዲስ የኤሌክትሮኒክ ስሪት ተፈጥሯል. አርትዖት ሲጠናቀቅ EDS ን በመጠቀም ሁሉንም ለውጦች ማስቀመጥ ያስፈልግዎታል. ከዚያም ለውጡ ያለው ሰነድ ወደ ተጓዳኝ ይላካል. አስፈላጊ ከሆነ የኤሌክትሮኒክስ የመረጃ ቅንጅት ይከናወናል።

እንደገና ለውጦችን ማድረግ ከፈለጉ አጠቃላይ ሂደቱ እንደገና ይደገማል። ስለ አዲሱ ስሪት ምንም ቅሬታዎች ከሌሉ ሰነዱ የተከበረ ነው. የመጨረሻው ናሙና በሁለት ዲጂታል ፊርማዎች እንደተፈረመ ይቆጠራል. ሁሉም የሰነዱ ስሪቶች በአገልጋዩ ላይ ተከማችተው ለእይታ ይገኛሉ። ናሙናው ተቀባይነት ያለው ሁኔታ እንደተሰጠው, ያሻሽሉሰነድ አይሰራም. የተበላሹ ኮንትራቶች "ተሰርዘዋል" የሚል ደረጃ ተሰጥቷቸዋል. የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል የሚደረገው በዚህ መንገድ ነው።

መሳሪያ

በድርጅቶች መካከል ለኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ምን ያስፈልጋል? በመጀመሪያ የቴሌኮም ኦፕሬተርን መምረጥ እና ለመረጃ ልውውጥ ልዩ ሶፍትዌር መጫን ያስፈልግዎታል. በሁለተኛ ደረጃ, ድርጅቱ የኤሌክትሮኒክስ ደብዳቤዎችን ለመምራት ባሰበው እያንዳንዱ ተጓዳኝ, "በኤሌክትሮኒክ ሰነዶች መለዋወጥ ላይ ስምምነት" መደምደም አስፈላጊ ነው.

ሁሉም ሰነዶች የሚቀመጡበት የኢዲአይ አገልጋይ መጫንም አስፈላጊ ነው። ይህ ሁለቱም የደንበኛ መሳሪያዎች እና "ደመና" ማከማቻ ሊሆን ይችላል. የስርዓት መረጃን ከውጭ ማግኘት በድርጅቱ ሰራተኞች መሳሪያዎች ላይ በተጫነ መተግበሪያ በኩል ይከናወናል. የኮምፒውተሮች ከአገልጋዩ ጋር ያለው ግንኙነት በኤችቲቲፒ ፕሮቶኮል ከተጨማሪ SSL 128 ምስጠራ ጋር ይከናወናል።የሰነዶች መዳረሻ የሚከናወነው በመተግበሪያ በይነገጽ እና ከማረጋገጫ በኋላ ነው።

የኢዲኤፍ ፕሮጀክት

የሂደት አውቶሜሽን ፕሮጀክት ከጥቂት ወራት እስከ ጥቂት ዓመታት ሊወስድ ይችላል። ቃሉ በቀጥታ አውቶማቲክ መሆን በሚያስፈልጋቸው ሂደቶች ብዛት, በድርጅቱ ሀብቶች እና የፋይናንስ ችሎታዎች ላይ ይወሰናል. የኢዲአይ መግቢያ አጭር እቅድ እንደሚከተለው ነው፡

• የስራ ቡድን መፍጠር።
• የግቦች ምስረታ፣ የግዜ ገደቦች እና የፕሮጀክት በጀት።
• ነባር ሂደቶችን ይመርምሩ።
• ተግባራትን አዳብሩ።
• ይምረጡየኢዲአይ ስርዓቶች።
• በኢዲኤስ አተገባበር ላይ ስምምነት መፈረም።
• የስራ ደንቦችን ማጽደቅ።
• የስርዓት ማውጫዎችን በመሙላት ላይ።
• የሰራተኞች ስልጠና።
• የመጀመሪያ ሙከራ።
• በኢ.ዲ.ኤስ መግቢያ ላይ የትእዛዝ አሰጣጥ።
• ሶፍትዌሮችን እና የአሰራር ሂደቶችን በማጣራት ላይ።
• የፓይለት ፕሮጀክት በማስጀመር ላይ።
• የሙሉ ልኬት ሽግግር ወደ ኢዲአይ።

በEDI ትግበራ ላይ ስህተቶች

ሰነዶችን በራስ-ሰር በማዘጋጀት ሂደት ውስጥ የወረቀት መኖር በህግ በሚፈለግባቸው ሂደቶች ላይ ልዩ ትኩረት መስጠት ያስፈልጋል። የወረቀት ሰነድን በኤሌክትሮኒክ መንገድ ማባዛት አይችሉም። ይህ የሥራውን ሂደት በእጅጉ ይቀንሳል እና በአጠቃላይ አውቶማቲክ ሂደት ላይ አሉታዊ አመለካከትን ያስከትላል. ድርብ ስራ ለመስራት ማንም ተጨማሪ ክፍያ የሚከፍል የለም።

በአፈፃፀሙ ሂደት ከሰነዶች ፣የባቡር ሰራተኞች ጋር ለመስራት አዲስ አሰራርን ማዘጋጀት አስፈላጊ ሲሆን ከዚያ በኋላ ብቻ ሙሉ በሙሉ ትግበራ ውስጥ ይሳተፉ። ይህ ሊሳካ የሚችለው አዳዲስ ቴክኖሎጂዎችን የመጠቀም ጥቅማጥቅሞች ለሰራተኞች ከተነገረ ብቻ ነው።

ሌላው ታዋቂ ስህተት ለ EDMS መስፈርቶች ደካማ ጥናት ነው። ተጠቃሚዎች ባልተዋቀረ ሥርዓት ውስጥ መሥራት ካለባቸው፣የኢዲአይ ሂደቱ በድርጅቱ ውስጥ ከተቀበለው የተለየ ነው።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል፡ ጥቅሞች እና ጉዳቶች

ጥቅማጥቅሞች፡

• ኦሪጅናል ሰነዶችን በፖስታ ለመላክ የሚወጣውን ወጪ በመቀነስ።
• የማከማቻ ቦታን ለሰነዶች በማስቀመጥ ላይ። ሁሉም የሚቀመጠው በኤሌክትሮኒክ መንገድ ነው።
• ለመጠቀም ቀላል። ሰነዱ ከአንድ የሥራ ቦታ ይላካል. የሰነድ ፈጣን ፍለጋ በሁኔታ (የተላከ፣ የተቀበለው፣ ተቀባይነት ያለው፣ ወዘተ) ይከናወናል።
• ቅጽበት ማድረስ። ሁሉም የተላከ መረጃ በጥቂት ሰከንዶች ውስጥ ወደ አድራሻው ይደርሳል።
• አንድ ሰነድ በስርዓቱ ውስጥ ያለው የማቆያ ጊዜ እስኪያበቃ ድረስ ሊጠፋ አይችልም።

ጉድለቶች፡

• መሳሪያዎቹን ለመጠቀም ብዙ ገንዘብ የሚጠይቅ ፍቃድ መግዛት ያስፈልግዎታል።
• ብዙ ጊዜ፣ ውሂብ መለዋወጥ የሚቻለው በተመሳሳዩ ስርዓት አባላት መካከል ብቻ ነው።
• የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በድርጅቶች መካከል በ1C ውስጥ ወይም ሌላ ማንኛውንም ሶፍትዌር መጠቀም ከዚህ ቀደም ጥቅም ላይ ከዋለው እቅድ ይለያል። በአዲሱ ስልተ ቀመር መግቢያ ሁሉም ሰራተኞች ስለ ስራው ምግባር ጥያቄዎች ይኖራቸዋል።
• የቴክኒክ መሳሪያዎች። ኢዲአይ ከመግባቱ በፊት ድርጅቱ መሳሪያውን መግዛት እና ሰራተኞችን አዲሱን ስርአት እንዲያስተዳድሩ ማሰልጠን አለበት።
• EDI የሚከናወነው ኢዲኤስን በመጠቀም ነው፣የእሱ ትክክለኛነት 1 አመት ነው። የምስክር ወረቀቶችን በጊዜ መከታተል እና ማዘመን ያስፈልጋል. እንዲሁም ከግብር ጋር የተያያዙ ችግሮችን ለማስወገድ የተጓዳኝ የምስክር ወረቀቶችን የሚቆይበትን ጊዜ መቆጣጠር ያስፈልጋል።

ህጋዊ ደንብ

በድርጅቶች መካከል የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አያያዝን የሚቆጣጠሩት የትኞቹ ደንቦች ናቸው? የሩስያ ፌደሬሽን ህግ የፌደራል ህግ ቁጥር 63 "በኤሌክትሮኒክ ፊርማ ላይ" ያካትታል, ሰነዶችን ወደ ፌዴራል የግብር አገልግሎት የማቅረብ ደንቦች በገንዘብ ሚኒስቴር ቁጥር ኤምኤምቪ-7-2 / 168 ትዕዛዝ ውስጥ የተደነገጉ ናቸው. ኢ.ዲ.ኦበድርጅቶች መካከል በገንዘብ ሚኒስቴር ቁጥር 50n ትዕዛዝ መሠረት ይከናወናል. በኤሌክትሮኒክ ፎርም ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን የመለዋወጥ ደንቦች በፌዴራል የግብር አገልግሎት ቁጥር ММВ-7-6 / 36 @ ቅደም ተከተል የተደነገጉ ናቸው. ሁሉም የ EDI ኦፕሬተሮች በእንቅስቃሴዎቻቸው ውስጥ በፌዴራል የግብር አገልግሎት ቁጥር ММВ-7-6/253@. ትዕዛዝ መመራት አለባቸው.

SBIS

በኤስቢአይኤስ ድርጅቶች መካከል የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ለደንበኞች የሚከተሉትን ጥቅሞች ይሰጣል፡

• በሩሲያ ፌዴሬሽን ግዛት ውስጥ ወደተመዘገበ ማንኛውም ድርጅት ሰነዶችን መላክ ይችላሉ. ተጓዳኝ የ SBIS ስርዓት አባል ካልሆነ የኩባንያው ሰራተኛ በቀላሉ የድርጅቱን ተወካይ ያነጋግሩ እና በስርዓቱ ውስጥ ለመሳተፍ ግብዣዎችን ወደ ኢሜል ይልካል ። ጥያቄው ከተረጋገጠ በኋላ ወዲያውኑ በተሳታፊዎች መካከል የመረጃ ልውውጥ ያለ አማላጅ ይከናወናል።
• በኮምፒውተርዎ ላይ ሶፍትዌር መጫን አያስፈልግም። ወቅታዊ የሆነ የአሳሹን ስሪት ማግኘት እና የበይነመረብ መዳረሻ ማግኘት በቂ ነው።
• ከመረጃ ጋር ለመስራት ልዩ ፕሮግራም አያስፈልገዎትም። ሪፖርቱ በመጀመሪያ በሶስተኛ ወገን ሶፍትዌር የተዘጋጀ ከሆነ ለምሳሌ 1C ከ VLIS ሲስተም ጋር የዳታ ውህደት ማዘጋጀት ትችላላችሁ።
• የተለመደ የሰነድ ቅጽ አልተጫነም። ጽሑፍ፣ የተመን ሉህ፣ ምስሎችን እና ሌሎችንም መላክ ይችላሉ።

SKB "ኮንቱር"

በሩሲያ ውስጥ ከመጀመሪያዎቹ የሶፍትዌር ገንቢዎች አንዱ በድርጅቶች መካከል ለኤሌክትሮኒክስ ሰነድ አስተዳደር የሚሆን መሳሪያዎችን ያቀርባል። "ኮንቱር" የኤሌክትሮኒካዊ ሰነዶች ልውውጥ በሚደረግበት እርዳታ የዲያዶክ ስርዓትን አዘጋጅቷል.የስርአቱ ባህሪ በውጭ አገር ሳለ የውሂብ መዳረሻ ማግኘት ይቻላል. ኩባንያው በተለይ ለዚሁ ዓላማ የሮሚንግ ታሪፍ አዘጋጅቷል። ከፈለጉ ውሂቡን በኤፒአይ በኩል ማግኘት ይችላሉ።

ምን ያስፈልገዎታል?

EDIን ለማገናኘት አንድ ድርጅት መግዛት አለበት፡

• ፍቃድ ያለው ሶፍትዌር፤
• አገልጋይ፤
• የመሣሪያ ማሻሻያ ያከናውኑ፤
• የባቡር ሰራተኞች፤
• ከውስጥ አፕሊኬሽኖች ጋር ለመስራት ኤዲኤምኤስን ያዋቅሩ እና ያዋህዱ።

በድርጅት መካከል የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደርን ለማገናኘት እንዲህ ዓይነት ኢንቨስትመንቶች መደረግ አለባቸው? የቴክኒክ ድጋፍ ምክክር ወጪዎች ውስጥ ማካተት, EDMS እና ሶፍትዌር ዝማኔዎች ሁለተኛው የኢንቨስትመንት ደረጃ ነው. እነዚህ ወጪዎች በየወሩ መከፈል አለባቸው።

ማጠቃለያ

የወረቀት የስራ ሂደት በኤሌክትሮኒክ እየተተካ ነው። የድርጅቱን ሂደት ወጪዎች ብቻ ሳይሆን የንግዱን አጠቃላይ ውጤታማነት ይጨምራል. ኢዲአይ በተሳካ ሁኔታ እንዲሰራ ስርዓቱን የመተግበር ግቦችን በግልፅ ማውጣት እና መሳሪያዎቹን በትክክል ማዋቀር ያስፈልጋል።