የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት (EDMS)፡ ምንድን ነው፣ ባህሪያት እና ምክሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

ከጥቂት አመታት በፊት የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች እንደ ብሩህ የወደፊት ጊዜ ይነገር ነበር። ዛሬ በግል እና በመንግስት ድርጅቶች ውስጥ ቀድሞውኑ በንቃት ጥቅም ላይ ይውላሉ. ነገር ግን በጣም አስፈላጊው ነገር የ EDMS ፍላጎት በየጊዜው እያደገ ነው. የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ምንድን ነው እና እንዴት እንደሚሰራ፣ በሩሲያ ፌዴሬሽን ውስጥ የሚሰሩ ስርዓቶችን እንደ ምሳሌ እንመልከት።

ዳራ

የ EDMS ፕሮግራም እንዴት እንደሚሰራ በተሻለ ለመረዳት መሰረታዊ ፅንሰ ሀሳቦችን እና ተግባራትን መገምገም ያስፈልጋል። ዋናዎቹ ምክንያቶች የአንድ የተወሰነ ስርዓት ምርጫን የሚወስኑ ናቸው።

አንድ ድርጅት መደበኛ ባልሆነ አስተዳደር ሁኔታዎች ውስጥ መስራት ከቻለ የሰነድ አስተዳደር አያስፈልግም። የንግድ ሥራ ሂደቶች ሲመጡ በሥርዓት በተቀመጡ ሰነዶች እገዛ ዘዴውን ማስተዳደር ያስፈልጋል. ወረቀቶችን በጊዜው ካላስተናገዱ፣ ከዚያም መሰብሰብ ይጀምራሉ እና ይጠፋሉ::

ልዩ የፋይል ማከማቻ ዘዴ ከወረቀት ሚዲያ እንደ አማራጭ ጥቅም ላይ ይውላልበአገልጋይ ላይ. ግን ለረጅም ጊዜ አይሰራም. የኩባንያው መጠን እያደገ ሲሄድ መረጃን የማከማቸት እና የማመሳሰል አስፈላጊነት ይጨምራል።

አስጨናቂ ነገር አለ፡ የድሮ የወረቀት ሚዲያ መጠቀም ወይም EDMS መረጃን ለማከማቸት። ለኤሌክትሮኒካዊ ስርዓቱ ምስጋና ይግባው ምን አስፈላጊ ነው? የድርጅቱን ውጤታማነት ጨምር።

የኢኮኖሚ ውጤት

የስራ ቅልጥፍናን በሁለት መንገድ ማሳደግ ይቻላል፡ወጪን መቀነስ ወይም ውጤት መጨመር። ሰነዶች EDMS በአንድ ጊዜ ሁለት ግቦችን እንዲያሳኩ ይፈቅድልዎታል. ማለትም የስርአቱ አተገባበር ድርጅቱ አነስተኛ ወጪ እንዲያወጣ ያስችለዋል፣ ነገር ግን የበለጠ ገቢ ያግኙ።

በወረቀት ወጪ ወጪን መቀነስ፣ጊዜን ማባከን፣ግንኙነትን ማፋጠን፣የኩባንያውን ባህል በመቀየር።

የEDMS ፕሮግራምን ውጤታማነት ለመገምገም፣በወረቀት ስራ ላይ የሚያጠፋውን ጊዜ ማስላት አለቦት። አማካሪ ኩባንያዎች እንደዚህ አይነት ስራዎች 20% የስራ ጊዜን እንደሚወስዱ ይገምታሉ. በሩሲያ የቢሮክራሲ ስርዓት ውስጥ, ይህ የበለጠ ይወስዳል - 60% ጊዜ. የኤዲኤምኤስ መግቢያ እነዚህን ወጪዎች ቢያንስ በ10 ጊዜ ይቀንሳል።

የቢሮ ስራ እና የሰነድ ፍሰት

ሁለቱ ውሎች ተዛማጅ ናቸው። መዝገብ መያዝ ከሰነዶች ጋር ለመስራት መደበኛ ደንቦችን የሚያመለክት ቃል ነው። አንዳንድ የኤዲኤምኤስ ሲስተሞች በቢሮ ሥራ ሕጎች መሠረት ሊበጁ ይችላሉ፣ነገር ግን የቢሮ ሥራው በተቋቋመበት መሠረት እነዚያ ሥርዓቶችም አሉ።

አንድ ሰነድ በ EDMS ውስጥ የመረጃ ማከማቻ አሃድ ነው። የሰነድ ፍሰት የተፈጠረው ከየተለያዩ ምንጮች: ሌሎች ስርዓቶች, አፕሊኬሽኖች, ኢሜል, ግን ከሁሉም በላይ - ከተቃኙ የወረቀት ሚዲያዎች. ስለዚህ, ስካነሮች እና ሌሎች መሳሪያዎች የ EDMS ዋና አካል ናቸው. ስርዓቱ ሁሉንም ሰነዶች ያከማቻል፣ ታሪካቸውን ያቆያል፣ በድርጅቱ በኩል መንቀሳቀስን ያረጋግጣል፣ እና ከእነሱ ጋር የንግድ ሂደቶችን ያከናውናል።

በእንደዚህ ያለ የውሂብ ጎታ ውስጥ ውሳኔ፣ መመሪያ እና የSED ትዕዛዝ አለ። በእነሱ በኩል, ድርጅቱ የሚተዳደረው. ማንኛውም ሰነድ በ"እርዳታ" ቀርቧል። በቅጹ ውስጥ ያሉት የመስኮች ስብስብ በሰነዱ ዓይነት ላይ የተመሰረተ ነው. መረጃ በስርዓቱ ውስጥ በእያንዳንዱ እንደዚህ ያለ ካርድ መስክ የውሂብ ጎታ መልክ ይከማቻል።

የEDMS ተግባራት እና ተግባራት

የሰነድ አስተዳደር ፕሮግራሙ የተነደፈው የሚከተሉትን ተግባራት ለመፍታት ነው፡

• ስራን ከሰነዶች ጋር ማደራጀት።
• ሰነዶችን በአብነት መሰረት መፍጠር፣ የምዝገባ ማከማቻቸው፤
• የሂሳብ አውቶማቲክ፤
• የሰነድ ምደባ።

የኤስኢዲ ተግባራትን ጠለቅ ብለን እንመልከተው። የስራ ፍሰት ፕሮግራሙ ለሚከተሉት ጥቅም ላይ ይውላል፡

• ካርዶችን መፍጠር።
• የሰነዱን ጽሑፍ መፍጠር፤
• ዳታ እንደ pdf ወይም ms ቃል አስቀምጥ፤
• የተጠቃሚ መዳረሻ መብቶች አስተዳደር፤
• መንገዶችን መፍጠር፤
• የሰነድ ፍሰት መቆጣጠሪያ፤
• ማሳወቂያዎችን፣ አስታዋሾችን በመላክ ላይ፤
• ጋዜጠኝነት፣ ማውጫዎች፣ ክላሲፋየሮች፤
• ትዕዛዝ ማመንጨት፤
• ሰነዶችን ይፈልጉ እና ይፈርሙ፤
• ትውልድ ሪፖርት ያድርጉ።

አጠቃላይ የስርዓት ተግባራት የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• የርቀትከሰነዶች ጋር መሥራት፤
• ዳታ ለማከማቸት DBMS በመጠቀም፤
• ከEDMS ጋር በአንድ ጊዜ የሚሰራ ስራ፤
• በምስክር ወረቀቶች፣ባርኮዶች እና ግላዊነት ማላበስ የተጠበቀ።

ጥቅሞች እና ጉዳቶች

ወደ SED መቀየር ከጉዳቶቹ የበለጠ ጥቅሞች አሉት። ነገር ግን፣ በደንብ ያልተደራጀ ፕሮጀክት አውቶማቲክን ሁሉንም ጥቅሞች ሊያጠፋ ይችላል። የ EDMS ትግበራ አላማዎች ሊሳኩ የሚችሉ መሆን አለባቸው. ጥቅሞቹ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• የተማከለ የተዋቀረ የመረጃ ማከማቻ፤
• የሰነዶች ምስረታ እና ሂደት ተመሳሳይ አካሄድ፤
• አብነቶችን በመጠቀም፤
• ፈልግ፤
• የኦዲት መዳረሻ።

ጉዳቶቹ ከፍተኛ የጅምር ወጪዎችን እና ጠንካራ የተጠቃሚ ስልጠናን ያካትታሉ።

የሰነድ ሂደቶች

በ EDMS ውስጥ፣ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በተከታታይ ደረጃዎች ውስጥ ያልፋል፣ በዚህ ጊዜ የተወሰኑ ንብረቶች ለሰነዱ ተሰጥተዋል። ማቀነባበር በሁለቱም በእጅ እና በራስ-ሰር ይከናወናል. በሁለተኛው ጉዳይ አቀናብር፡

• በደረጃዎች መካከል ለሚደረጉ ሽግግሮች ሁኔታዎች፤
• የመንገድ መለያየት፤
• የማሽን ዑደቶች፤
• ንዑስ ሂደቶችን፣ የሰዓት ቆጣሪዎችን፣ የማስኬጃ ሂደቶችን ይጀምሩ፤
• የተጠቃሚ ሚናዎች ተቀናብረዋል።

የህክምና ዓይነቶች፡

• ሰነድ በመፍጠር ላይ።
• በማስተካከል ላይ።
• ዳግም በመሰየም ላይ።
• አንቀሳቅስ።
• አስቀምጥ።
• መረጃ ጠቋሚ።
• ስረዛ።

SED ወጪዎች

የሰነድ አስተዳደር ያለ ፍቃድ፣ አገልጋዮች፣ ሙሉ ማዋቀር እና የሁሉም ተጠቃሚዎች ስልጠና ሙሉ በሙሉ መስራት አይችልም። እያንዳንዳቸው እነዚህ ንጥረ ነገሮች ትልቅ የገንዘብ ወጪ ያስፈልጋቸዋል. በተጨማሪም፣ ስለ EDMS ከሌሎች ስርዓቶች ጋር ስለማዋሃድ፣ የውሂብ ጎታዎችን እና ሶፍትዌሮችን ማዘመን፣ የቴክኒክ ድጋፍ ምክክር እና ሌሎች የጥገና ወጪዎችን መርሳት የለብንም::

የEDMS መግቢያ

የፕሮጀክት ትግበራ ብዙ ወራት ሊወስድ ይችላል። ሂደቱ በሁለቱም የሰነድ ሂደቶች ብዛት እና በፋይናንሺያል, ድርጅታዊ እና ሀብቶች ችሎታዎች ላይ የተመሰረተ ነው. ትግበራ የሚከናወነው በሚከተለው ስልተ ቀመር መሰረት ነው፡

• የስራ ቡድን መፍጠር፣መሪ መለየት፣
• ግቦችን እና አላማዎችን ይግለጹ፤
• ነባር የሰነድ ሂደቶችን መፈተሽ፤
• የማጣቀሻ ውል ልማት፤
• SED ምርጫ፤
• የኢ.ዲ.ኤስ ትግበራ ውል ማጠቃለያ፤
• የስራ ደንቦችን ማዳበር እና ማፅደቅ፤
• የማውጫዎችን የመጀመሪያ ይዘት መፈተሽ፤
• EDS ቅድመ ሙከራ፤
• የሥልጠና ሠራተኞች በሥራ ላይ፤
• የEDMS የሙከራ ትግበራ፤
• የፈተና ውጤቶች ትንተና፤
• ስህተት እርማት፤
• የEDMS ሙሉ ትግበራ።

የአተገባበር ስህተቶች

የወረቀት ሰነድ ለሚያስፈልጋቸው ሂደቶች ልዩ ትኩረት ሊደረግላቸው ይገባል። ዋናው ስህተት የወረቀት ሰነድን ከኤሌክትሮኒክስ ጋር ማባዛት ነው. ይህ ስራውን ያወሳስበዋል እና በራስ-ሰር ላይ አሉታዊ አመለካከትን ያስከትላል. ድርብ ስራ ለመስራት ማንም ተጨማሪ ክፍያ የሚከፍል የለም። ያለ አውቶማቲክ ሂደቶችን መገንባት አስፈላጊ ነውማባዛት. ሁለተኛው ስህተት የሰራተኞች አለመዘጋጀት ነው። ብዙውን ጊዜ, አዳዲስ ሂደቶች በጠላትነት ይታወቃሉ. ስለሆነም ለሰራተኞች EDMS ለምን እንደተዋወቀ ለምን ወደ ትምህርት ሂደቱ እንዲቀርቡ ማስረዳት ያስፈልጋል።

የሰነድ ማከማቻ ቴክኖሎጂዎች

በEDMS ውስጥ፣ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ባህሪያቶችን ያቀፈ ነው፣ በዚህ መሰረት ፍለጋ፣ ምደባ፣ ቡድን እና ሪፖርት ማድረግ ይከናወናሉ። አንዳንድ ጊዜ አንድ ሰነድ በአብነት መሰረት ይፈጠራል, አንዳንድ ጊዜ መረጃን ከውሂብ ጎታ በማስተላለፍ. ባህሪያት በሰንጠረዦች ውስጥ ተከማችተዋል. ፋይሉ ራሱ በማከማቻ አቃፊ ውስጥ ተቀምጧል, ከእሱ የሚገኘው መረጃ በዲቢኤምኤስ ማውጫ ውስጥ ተቀምጧል. የEDMS ተጠቃሚዎች ብቻ ናቸው ውሂብ መድረስ የሚችሉት።

የውስጥ ቅኝት ምንድነው?

የሰነዶች ሙሉ ሂደት ናሙናዎቻቸውን በማህደሩ ውስጥ በማስቀመጥ ስካነሮችን በመጠቀም ይከናወናል። በፍተሻው ሂደት በሰነዱ ላይ ባርኮድ በራስ ሰር መፍጠር እና በመረጃ ቋቱ ውስጥ በተከታታይ አቅጣጫ በተጠቀሰው መንገድ ማስመዝገብ ይቻላል።

የጨረር ጽሑፍ ማወቂያ

ይህ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት EDMS የሰነድ ኤሌክትሮኒክ ምስል በፎቶ ወይም በጂፒግ ቅርጸት ወደ የጽሁፍ ቅርጸት ይቀይራል። በዚህ አጋጣሚ ልዩ ሶፍትዌሮች በተናጥል አፕሊኬሽን መልክ ወይም የተቀናጀ ESCOM. BPM በ EDMS ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላሉ። ESCOM. BPM ምንድን ነው? ይህ በተለያዩ ቅርጸ-ቁምፊዎች የተተየቡ ሰነዶችን የማወቅ ፕሮግራም ነው። ነገር ግን፣ የሚገለሉ አፕሊኬሽኖች ተጨማሪ ባህሪያት እንዳሏቸው እና በእጅ የተጻፈ ጽሑፍ እንኳን እንደሚያውቁ ልብ ሊባል ይገባል።

ባርኮዲንግ

ይህ ቴክኖሎጂ የግራፊክ ባርኮድ ለመፍጠር እና በሰነድ ላይ ለመተግበር የአሰራር ሂደቶችን ያቀርባል። ልዩ የሆነ ባርኮድ በስርዓት አገልጋይ በኩል ይፈጠራል። እንዲሁም የሰነድ መታወቂያን, ፈጣን ፍለጋውን በመረጃ ቋት ውስጥ እና በማከማቻ ቦታዎች ውስጥ ስርጭትን ያቀርባል. ሰነድ ሲመዘገብ ከኤሌክትሮኒካዊ ካርድ መለያ ጋር የሚዛመድ ባርኮድ በመለያው ላይ ታትሟል። ከሰነዱ የወረቀት ስሪት ጋር ተጣብቋል።

EDS

ዲጂታል ፊርማ የሰነዱን ትክክለኛነት እና የመረጃው የማይለወጥ መሆኑን እንዲያረጋግጡ ያስችልዎታል። መፈረም የሚከናወነው በክሪፕቶግራፊክ አቅራቢ እና በሶፍትዌር ቁልፍ - የምስክር ወረቀት እርዳታ ነው. የኋለኛው ፋይል በልዩ ቅርጸት ነው ፣ እሱም በፈቃድ መስጫ ማእከል ውስጥ እንደገና የተሻሻለ። የመረጃውን ደህንነት ለማረጋገጥ የምስክር ወረቀቱን በስማርት ካርድ ወይም በ I-Token ቁልፎች ላይ ማከማቸት አለብዎት። በፒን የተጠበቁ ናቸው። ፒኑ ብዙ ጊዜ በስህተት ከገባ፣ሰርቲፊኬቱ በራስ ሰር ይታገዳል።

የሙሉ ጽሑፍ እና የባህሪ ፍለጋ

የባህሪ ፍለጋ የሚከናወነው ከካርዱ መስኮች ብዙ እሴቶችን በመጠቀም በልዩ ቅጽ ነው። ለምሳሌ, "መለያ" መስፈርት በ "ተቀባይ" ወይም "ላኪ" መስክ ውስጥ ውሂብን ይፈልጋል. በተመሳሳይ ጊዜ ስርዓቱ የገቡትን መመዘኛዎች በካርዶቹ ውስጥ ካለው መረጃ ጋር በማነፃፀር የተዛመዱ ካርዶችን ወደ ውጤቱ ያስገባል። ፍለጋው በትክክለኛ ወይም በከፊል ግጥሚያ ላይ የተመሰረተ ነው።

የሙሉ ጽሑፍ ፍለጋ የሚከናወነው በ ውስጥ ባለው መረጃ መሰረት ነው።ሰነድ፣ እንደ MS SQL SERVER፣ ORACLE ባሉ አብሮ በተሰራው የ DBMS መሳሪያዎች የቃላት ቅጾችን ጨምሮ። ለሙሉ ፍለጋ ፋይሎች በሰነድ (ዶክመንት)፣ በሰንጠረዥ (xls)፣ በአቀራረብ፣ በመልእክቶች መልክ ወደ ዳታቤዝ መግባት አለባቸው።