የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር፡ ጥቅሞቹ እና ጉዳቶቹ፣ የስርዓቱ ምንነት፣ የአተገባበር መንገዶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

ከጊዜ ወደ ጊዜ ተጨማሪ ኩባንያዎች ሰነዶችን ለመፍጠር እና ለማከማቸት የተለያዩ ፕሮግራሞችን በመጠቀም ወደ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር እየተቀየሩ ነው። በተመሳሳይ ጊዜ ድርጅቱ የወረቀት ቅጂዎችን የያዘ መዝገብ የለውም. የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ብዙ ጥቅሞች አሉት ፣ በዚህ ምክንያት ሥራ ፈጣሪዎች የወረቀት ሰነዶችን ለመጠቀም ፈቃደኛ ባለመሆናቸው ደስተኞች ናቸው። ነገር ግን ወደ እሱ ለመቀየር ልዩ ሶፍትዌር በሚሰሩ ኮምፒውተሮች ላይ መጫን አለቦት፣እንዲሁም ይህን የስራ ሂደት የሚከታተል ሀላፊነት ያለው ሰራተኛ መሾም አለብዎት።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጽንሰ-ሐሳብ

የተወከለው ከተለያዩ ሰነዶች ጋር በዘመናዊ የአሰራር ዘዴ ነው። በማንኛውም ድርጅት እንቅስቃሴ ውስጥ ብዙ የተለያዩ ወረቀቶች ይነሳሉ, እነሱም በቋሚነት ታትመው ለረጅም ጊዜ በተለየ ክፍል ውስጥ መቀመጥ አለባቸው.

አንድ ሥራ ፈጣሪ ወይም ኩባንያ በትክክል ከተፈፀመየኤሌክትሮኒክ ፊርማ፣ የትኞቹ ሰነዶች በኤሌክትሮኒክ ፎርም የተረጋገጡ፣ ከዚያ ይህን ሰነድ በወረቀት ላይ ማተም አያስፈልግም።

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጥቅሞች

በኢዲኤስ የተረጋገጠ ወደ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ የመቀየር ብዙ ጥቅሞች አሉ። ብዙ እና ብዙ ሥራ ፈጣሪዎች ወደዚህ የሰነድ ዘዴ የሚቀይሩት ብዙ አዎንታዊ መለኪያዎች በመኖራቸው ነው። ነገር ግን በመጀመሪያ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጥቅሞችን እና ጉዳቶችን መገምገም አለብዎት. ቁልፍ ጥቅማጥቅሞች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• በብቁ አደረጃጀት እና የማከማቻ አስተማማኝነት ምክንያት አስፈላጊውን ሰነድ በፍጥነት ይፈልጋል፤
• የስራ ፍሰት መዋቅር የተማከለ ነው፤
• ሁሉም ሰነዶች በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ በተለያዩ ሚዲያዎች እና በርቀት ሰርቨሮች ላይ ሊቀመጡ ይችላሉ ስለዚህ በቢሮ ውስጥ የእሳት ቃጠሎ ቢነሳ እንኳን ምንም አይነት አስፈላጊ ሰነዶች ይወድማሉ ብለው መጨነቅ የለብዎትም;
• ሁሉም ሰነዶች በቀላሉ ተመዝግበው ጸድቀዋል፤
• ሁሉም ወረቀቶች የተፈረሙት በኤሌክትሮኒካዊ የመገናኛ ቻናሎች በሚላኩበት ጊዜ ሲሆን ይህም ለማንኛውም ድርጅት ሰራተኞች ብዙ ጊዜ እና ጥረት ይቆጥባል፤
• ካስፈለገ የሚፈለገውን ሰነድ በጥቂት ሰከንዶች ውስጥ መቅዳት ትችላለህ፤
• ኦዲቱ በጣም ቀላል ነው ምክንያቱም በኤሌክትሮኒክ ፎርም የሚከናወን ነው እና ለእነዚህ አላማዎች በኤሌክትሮኒክ ቻናሎች ሰነዶችን የሚቀበሉ ልዩ ባለሙያተኞችን መጋበዝ ይችላሉ ።

ጥቅሞችየኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓቶች ጉልህ እና የማይካዱ ናቸው፣ ነገር ግን ወደ እነርሱ ከመቀየርዎ በፊት የእያንዳንዱን ስርዓት አሉታዊ ገጽታዎች መገምገም አለብዎት።

የስርዓት ጉድለቶች

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓትን መተግበር የሚያስገኘው ጥቅም የማይካድ ነው፣ነገር ግን ይህ ሂደት አንዳንድ ጉዳቶች አሉት። እነዚህ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• የኤሌክትሮኒክ ዲጂታል ፊርማ ለመመዝገብ የግድ ያስፈልጋል፣ ለዚህም ከፍተኛ መጠን ያለው ገንዘብ የሚከፈልበት፤
• አጋሮች ወደ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ካልተቀየሩ የኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን ለመጠቀም ምንም እድል የለም፤
• ብዙ ገንዘብ እና ጊዜ የሚጠፋው ተጨማሪ ሶፍትዌሮችን በመጫን እና ሁሉንም የኤሌክትሮኒክስ መዝገቦች የሚይዝ ታማኝ ሰራተኛ በመቅጠር፤
• ምንም ጥብቅ የተዋሃዱ የዚህ የስራ ሂደት ቅርጸቶች እስካሁን አልተስተካከሉም፤
• በርካታ ተቋራጮች እና ገዥዎች በEDS የተፈረሙ የኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን አጠቃቀም ይጠራጠራሉ።

ስለዚህ ትክክለኛ እና ተገቢ ውሳኔ ለማድረግ እያንዳንዱ ሥራ ፈጣሪ በመጀመሪያ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጥቅሙንና ጉዳቱን ማጥናት አለበት።

የልማት ምክንያት

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጥቅማጥቅሞች ብዙ እና ጉልህ ናቸው። ይህ በየጊዜው እያደገ እና በተለያዩ ኢንተርፕራይዞች ሥራ ውስጥ እንዲገባ ማድረግ ብቻ ሳይሆንየንግድ, ግን ደግሞ ይፋዊ. ውጤታማ እና ቀጣይነት ላለው እድገቱ ዋና ቅድመ ሁኔታዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• የማመልከቻው በግብር ህግ ውስጥ ያለው እድል ግምት ውስጥ ገብቷል። የተወሰኑ የግብር ተመላሾች በኤሌክትሮኒክ መንገድ ብቻ ሊቀርቡ ይችላሉ። ይህ በ PF ውስጥ በተዘረዘሩት የኢንሹራንስ ክፍያዎች ላይ ለሠራተኞች ሪፖርቶች እና እንዲሁም ለእያንዳንዱ የድርጅቱ ሰራተኛ ለፌዴራል ታክስ አገልግሎት የቀረበው የ 3-NDFL መግለጫን ይመለከታል. የ SZV-M ሪፖርት ለድርጅቱ ሰራተኞች በሙሉ እንኳን ሳይቀር ድርጅቱ ከ 25 በላይ ሰዎችን ከቀጠረ በኤሌክትሮኒክ መንገድ ቀርቧል. ስለዚህ አንዳንድ ኩባንያዎች ለማንኛውም ኢዲኤስ ማውጣት ስላለባቸው ወደ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ ለመቀየር ይገደዳሉ።
• የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ዋና ጥቅሞች በሂሳብ አያያዝ ውስጥ የመጠገን እድልን ያካትታሉ። በፌዴራል ህግ ቁጥር 402 መሰረት የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ አያያዝ ሰነዶች በወረቀት መልክ ብቻ ሳይሆን በኤሌክትሮኒክስ ፊርማ ማፅደቅ ከተቻለ በኤሌክትሮኒክ መልክ ሊፈጠሩ ይችላሉ.
• ከ2017 ጀምሮ፣ በህጋዊ ሂደቶች ውስጥ የዚህ ሰነድ ፍሰት ውጤታማ እድገት ተጀምሯል። አሁን እያንዳንዱ የፍርድ ቤት ውሳኔ በክፍት ምንጮች መታተም አለበት። በተጨማሪም, ሁሉም ድርጅቶች እና ግለሰቦች የይገባኛል ጥያቄ ወይም ቅሬታ በኤሌክትሮኒክ መንገድ ለማቅረብ እድሉ አላቸው, ይህም EDS ያስፈልገዋል. ስለዚህ የኤሌክትሮኒክ ፊርማ የሚሰጠው በትልልቅ ኩባንያዎች ብቻ ሳይሆን በግለሰቦችም ጭምር ነው።
• የኤሌክትሮኒክስ ቴክኖሎጂዎች እድገት በፍጥነት እየተካሄደ ነው፣ስለዚህ አሁን ሁሉም ሰው ማለት ይቻላል የኢንተርኔት አገልግሎት ማግኘት ችሏል ይህም ከሌሎች ጋር የመግባቢያ ሂደትን በእጅጉ ያቃልላል።ህዝብ እና የመንግስት ባለስልጣናት።

በመሆኑም የዚህ አይነት የስራ ፍሰት አጠቃቀም ከጊዜ ወደ ጊዜ ተፈላጊ እየሆነ መጥቷል ብሎ መከራከር ይቻላል።

ሌላ ጉልህ ጥቅም

በተጨማሪም ብዙ ኩባንያዎች በሌሎች ክልሎች ወይም ሀገራት ከሚገኙ ኢንተርፕራይዞች ጋር ይተባበራሉ፣ ስለዚህ የኤሌክትሮኒክስ ሰነድ አስተዳደርን ሲያደርጉ የተለያዩ ሰነዶችን መለዋወጥ በጣም ቀላል ነው። ይህ የሽያጭ ገበያዎችን በከፍተኛ ሁኔታ ለመጨመር እና ከቀጥታ አምራቾች ጋር ግንኙነቶችን ለመመስረት ያስችልዎታል።

ይህ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ተጨማሪ ጠቃሚ ጠቀሜታ ነው። ተስማሚ ስርዓት ከተጀመረበት የመጀመሪያ ቀን ጀምሮ የአስተዳደር ጥራት መሻሻል ተስተውሏል።

እንዴት መግባት ይቻላል?

በመጀመሪያ የኢንተርፕራይዙ ኃላፊ የኤሌክትሮኒካዊ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ያለውን ጥቅምና ጉዳት ይገመግማል። በኩባንያው ውስጥ ለማስተዋወቅ ከተወሰነ የሚከተሉት እርምጃዎች ለዚህ ተግባራዊ ይሆናሉ፡

• የባለአክሲዮኖች ስብሰባ ተካሄዷል፣ለዚህ ስርአት ትግበራ ድምጽ የሚሰጥበት።
• ውሳኔው አዎንታዊ ከሆነ፣ተዛማጁ ትዕዛዝ የሚሰጠው በኩባንያው ዳይሬክተር ነው።
• የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አጠቃቀም ደንቦችን የሚገዛ የውስጥ ደንብ ማውጣት ተገቢ ነው።
• የተለያዩ ሰነዶችን በመፈረም ሂደት ላይ የሚውለውን ፊርማ ይምረጡ።
• ቀላል ፊርማ ከተመረጠ በኮዶች እና በይለፍ ቃል እንዲሁም በሌሎች መንገዶች እና እሱን ማግኘት መሰረት በማድረግ ይለጠፋል።የተገደበ ነው፣ስለዚህ የኤሌክትሮኒካዊ ሰነዶችን ማፅደቁን የሚመለከት አንድ የተወሰነ ሰው ይሾማል።
• የማረጋገጫ ባለስልጣን ተመርጧል። የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደርን በሚመለከት ልዩ ድርጅት ነው የሚወከለው. ትርፋማ እና ለመተባበር ምቹ የሆነ ኩባንያ መምረጥ አስፈላጊ ነው. የሚቀርቡትን አገልግሎቶች ዋጋ፣ እንዲሁም በትብብር ወቅት ጥቅም ላይ የሚውሉትን የተለያዩ ተግባራትን አስቀድመው መገምገም አለቦት። የኤሌክትሮኒካዊ ሰነድ አስተዳደርን በመጠበቅ ሂደት ውስጥ ለሚፈጠሩ የተለያዩ ስህተቶች የተመረጠው ማእከል ምን ሃላፊነት እንደሚወስድ ተወስኗል።
• ሰነዶች እየተዘጋጁ ያሉት በዚህ መሠረት ከተመረጠው ማእከል ጋር ስምምነት ላይ ነው።
• ከተመረጠው ድርጅት ጋር ያለው ውል እየተብራራ ነው። ከዚያ በኋላ ማዕከሉ የEDS ቁልፍ ሰርተፍኬት ይፈጥራል እና ለደንበኛው ይሰጣል።
• በድርጅቱ ሥራ ውስጥ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በቀጥታ መግቢያ አለ። ይህንን ለማድረግ ሁሉም የወረቀት ሰነዶች ወደ ኤሌክትሮኒክ መልክ ይቀየራሉ, እና የኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን የመለዋወጥ ሂደት እየተዘጋጀ ነው.

የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞች በኤሌክትሮኒካዊ መንገድ ሊዘጋጁ ይችላሉ፣ነገር ግን በመጀመሪያ እንደዚህ ያሉ ሰነዶችን መጠቀም ለተጓዳኙ ምቹ እንደሚሆን እርግጠኛ ይሁኑ። ይህ የሆነበት ምክንያት ኩባንያው እነዚህን ሰነዶች ለማስኬድ ቴክኒካል ዘዴዎች ሊኖሩት ስለሚገባ ነው።

የEDS ምርጫ

በኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ጥቅማጥቅሞች ውስጥ እንኳን የተካተተው የዝግጅት ወጪን ይቀንሳልብዙ የወረቀት ሰነዶች. ነገር ግን በማንኛውም ሁኔታ የተወሰኑ ወጪዎችን መክፈል ይኖርብዎታል. የኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን በማጽደቅ ሂደት ውስጥ ጥቅም ላይ የዋለው የኤሌክትሮኒክ ፊርማ አፈፃፀም ጋር የተያያዙ ናቸው።

ETS ብቁ ባልሆነ ወይም ብቁ በሆነ ቅጽ ሊቀርብ ይችላል።

ብቁ ያልሆነ

የተለቀቀው ክሪፕቶግራፊክ ዳታ ለውጥን በመጠቀም ነው፣ ለዚህም ልዩ ቁልፍ ጥቅም ላይ ይውላል፣ ይህም ለኢዲኤስ ባለቤት ይገኛል። በኩባንያው ውስጥ ማን በትክክል ኤሌክትሮኒካዊ ወረቀቶችን እንደሚፈርም አስቀድመው መወሰን አስፈላጊ ነው.

በእንደዚህ አይነት ፊርማ በመታገዝ ሰነዱ ከተፈረመ በኋላ የተለያዩ ለውጦችን ማግኘት ይችላሉ።

ብቁ

ይህን ለማድረግ ኩባንያው የEDS ማረጋገጫ ቁልፍ የያዘ ልዩ ሰርተፍኬት ይቀበላል። እንደዚህ አይነት ፊርማ ለመፍጠር በፌደራል ህግ ቁጥር 63 የተዘረዘሩት መስፈርቶች ግምት ውስጥ ገብተዋል.

ብዙውን ጊዜ እንዲህ ዓይነቱ ኢዲኤስ የንግድ ሚስጥር ለመጠበቅ በሚፈልጉ ትልልቅ ኩባንያዎች ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል፣ስለዚህ በተሻሻለ ብቃት ባለው EDS ምክንያት የኤሌክትሮኒክ ሰነዶች ደህንነት ይረጋገጣል።

የተወሰነ የኤሌክትሮኒክ ፊርማ ከመረጡ በኋላ ከተመረጠው የእውቅና ማረጋገጫ ማእከል ጋር ስምምነት ይደመደማል።

ስርአቱን ወደ ኩባንያው ስራ የማስተዋወቅ ህጎች

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አያያዝ ከወረቀት ጋር ሲወዳደር የማይካድ ነው ተብሎ ይታሰባል፣ነገር ግን ብዙ ጊዜ ወደ ድርጅቱ ስራ በመተግበሩ ሂደት ውስጥ አንዳንድ ችግሮች ይነሳሉ:: ስለዚህ፣ የዚህ ሂደት ህጎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡-

• መጀመሪያ ላይ ልዩ ባለሙያተኛ በአለቃው ትዕዛዝ ይሾማል, እሱም የወረቀት ሰነዶችን ወደ ኤሌክትሮኒክ ፎርም በመተርጎም ላይ ይሳተፋል;
• ልዩ ሶፍትዌር በእያንዳንዱ የሚሰራ ኮምፒዩተር ላይ ተጭኗል፣ይህም ቀደም ሲል በተዘጋጀ EDS ሰነዶችን ለመፈረም ያስችላል።
• በተለያዩ ሰነዶች ላይ ሲዘጋጅ፣ ሲሰራ እና ሲስማማ፣ የቢሮ ስራ መሰረታዊ ህጎች ግምት ውስጥ ያስገባሉ፣ ይህም በወረቀት ሰነዶች ላይም ይሠራል፡
• ኤሌክትሮኒክ ሰነዶች ሁሉም አስፈላጊ ዝርዝሮች፣ ማህተሞች እና ኢዲኤስ ሊኖራቸው ይገባል፤
• በእነዚህ ሰነዶች ምን አይነት የማረጋገጫ ዘዴዎች እንደሚተገበሩመረጃ በኩባንያው ደንብ ውስጥ ሊገባ ይችላል።

አሰራሩ በደንብ ከተረዳ በጣም ከባድ እንደሆነ አይቆጠርም።

ከሌሎች ኩባንያዎች ጋር የትብብር ደንቦች

በእያንዳንዱ ድርጅት ውስጥ እንዲህ አይነት አሰራርን የሚተገበር ኩባንያ ከዋና አጋሮቹ ጋር በመተባበር የኤሌክትሮኒክስ ሰነዶችን መጠቀም ይፈልጋል። ይህንን ለማድረግ, ከሌላ ኩባንያ ጋር ስምምነት ሲፈጠር, ሁሉም ወረቀቶች በኤሌክትሮኒካዊ የመገናኛ ዘዴዎች እንደሚተላለፉ የሚገልጽ አንቀጽ በሰነዱ ጽሑፍ ውስጥ መካተት አለበት. ከዚያ በኋላ, አስፈላጊ ሰነዶች ተዘጋጅተው ቀደም ሲል በተሰጠው EDS የተፈረመ ነው. ሁሉም የEDS መሳሪያዎች መረጋገጥ አለባቸው፣ አለበለዚያ በኩባንያው ስራ ጊዜ ጥቅም ላይ ሊውሉ አይችሉም።

ከእንደዚህ አይነት የስራ ሂደት ከተለያዩ የመንግስት ኤጀንሲዎች ጋር ለምሳሌ ከፌደራል ታክስ አገልግሎት ወይም ከጡረታ ፈንድ ጋር መመስረት በጣም ቀላል ነው። ይህ የሆነበት ምክንያት እንደነዚህ ያሉ ድርጅቶች ቀድሞውኑ አስፈላጊውን ሶፍትዌር ስላላቸው ነውከኤሌክትሮኒካዊ ሰነዶች ጋር ይስሩ።

ሰነዶች እንዴት ይከማቻሉ?

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ዋና ጥቅሙ ሁሉም ወረቀቶች በኮምፒዩተር ፣ሰርቨር ወይም በተለያዩ ኤሌክትሮኒክስ ሚዲያዎች ስለሚቀመጡ ማህደር ለመፍጠር የተለየ ክፍል መመደብ በድርጅቱ ውስጥ አያስፈልግም። ግን አሁንም እያንዳንዱ ኩባንያ ያልተፈቀዱ ሰዎች ወይም ድርጅቶች እንዳይደርሱበት ተገቢውን የሰነድ ማከማቻ መክፈል አለበት።

የኤሌክትሮኒክ ሰነዶች በሚከማቹበት ጊዜ የሚከተሉት ህጎች ግምት ውስጥ ገብተዋል፡

• የጉዳይ ስም ዝርዝር ለኩባንያው በሙሉ የግድ ነው የተጠናቀረው፣ እና መልኩ እና ይዘቱ የሚወሰነው ኩባንያው በሚሰራበት የስራ መስክ ላይ ነው፤
• የሰነዶች ዋጋ ምርመራ እየተካሄደ ነው፤
• እያንዳንዱ ሰነድ በኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር አጠቃቀም ምልክት ተደርጎበታል፤
• ሁሉም ሰነዶች በማህደር መቀመጥ አለባቸው።

እነዚህ ደንቦች ግምት ውስጥ ሲገቡ ሰነዶችን በኤሌክትሮኒክ ፎርም በትክክል ማከማቸት አስቸጋሪ አይሆንም።

ማጠቃለያ

የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ብዙ ጥቅሞች አሉ። የኩባንያውን ስራ ጥራት ማሻሻል የትግበራው ውጤት ነው. ይህንን ለማድረግ ለድርጅቱ አስተዳደር ተገቢውን ውሳኔ መስጠት, የምስክር ወረቀት ማእከልን መምረጥ እና EDS መስጠት አስፈላጊ ነው. ልዩ ሶፍትዌሮች በኮምፒውተሮች ላይ ተጭነዋል፣ እና በኩባንያው ተቆጣጣሪ የአካባቢ ድርጊቶች ላይ አስፈላጊ ለውጦች ተደርገዋል።

በኤሌክትሮኒካዊ ዶክመንቶች በመታገዝ በጣም ቀላል ነው።የኩባንያው አሠራር፣ እንዲሁም ከሌሎች ድርጅቶች እና የመንግስት ድርጅቶች ጋር የመተባበር ቀላልነት።