በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ዋና ሰነዶች ምንድን ናቸው? ፍቺ, ዓይነቶች, ባህሪያት እና ለመሙላት መስፈርቶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የማንኛውም ድርጅት ሒሳብ ከዋና ሪፖርት ማድረግ ጋር ይመለከታል። በሂሳብ አያያዝ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ዝርዝር በርካታ አስገዳጅ ወረቀቶችን ያካትታል. እያንዳንዳቸው ከንግዱ ሂደት ደረጃዎች ጋር የተያያዙ ናቸው. የድርጅቱ ሰራተኞች በ "1C: Accounting" ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ካልያዙ ኩባንያው ተጨባጭ እቀባዎች ይጠብቀዋል።

ይህ ምንድን ነው?

በሂሳብ አያያዝ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን መመዝገብ ተቀዳሚ ጉዳይ ነው። በዚህ አቅጣጫ የተከናወኑ ሁሉም ተግባራት በፌዴራል ህግ "በሂሳብ አያያዝ" የተደነገጉ ናቸው. ስለዚህ በዘጠነኛው ምእራፍ የመጀመሪያ አንቀጽ ላይ የኩባንያውን የንግድ እንቅስቃሴ የተለያዩ ክፍሎች የሚያንፀባርቅ ማንኛውም ወረቀት በትክክል ተፈፃሚነት ያለው እና በአስተዳደሩ የተረጋገጠ እንደ ዋና ሰነዶች ሊጠቀስ ይችላል ተብሏል። በነገራችን ላይ እነዚህ ክፍሎች ይባላሉ፡

• ለተሰጡ እቃዎች ወይም አገልግሎቶች ገንዘብ መቀበልድርጅት፤
• የተቀበሉት እቃዎች እና ቁሳቁሶች የገንዘብ ዝውውር።

ስለሆነም በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ካሉት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች አስገዳጅ ዝርዝር በተጨማሪ አንድ ተጨማሪ አለ። ብዙውን ጊዜ የሚጠናቀረው በኩባንያው አስተዳደር ጥያቄ ነው። እና የፋይናንሺያል መሰረት ስለሌላቸው የጋራ ማካካሻዎች መረጃ ያላቸው ቅጾችን ያስገቡ።

በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ከዋና ሰነዶች ጋር የመስራት ባህሪዎች

ትኩረት መስጠት ያለብዎት የመጀመሪያው ነገር ሁሉም "ዋና" ቅጾች ከገንዘብ ማስተላለፍ ጋር የተቆራኙ መሆን አለባቸው። ስለዚህ በዚህ ዝርዝር ውስጥ ሰነዶችን ለመቀበል የውክልና ስልጣንን ማካተት የለብዎትም።

የዚህ አይነት ወረቀት ማከማቻ ከተፈረመበት ቀን ጀምሮ ቢያንስ ለአምስት ዓመታት ይካሄዳል። በታክስ ኦዲት ወቅት ተቆጣጣሪው ከአንድ እስከ ሶስት ዓመት ባለው ጊዜ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ይፈልጋል. ስለዚህ ረዘም ያለ ጊዜ ያላቸው ወረቀቶች ለማከማቻ ወደ ማህደሩ ሊላኩ ይችላሉ. ከአምስት ዓመት በኋላ ሙሉ በሙሉ ሊወገዱ ይችላሉ. የ "ዋና" ጥፋት የሚከናወነው በኩባንያው ውስጣዊ ቻርተር እና በሀገሪቱ ህግ መሰረት ነው. ይህ አሰራር በጣም ውስብስብ እና ጊዜ የሚወስድ ነው. ስለዚህ, ብዙ ኢንተርፕራይዞች በሂሳብ ክፍል ውስጥ ቦታ እስካለ ድረስ "ዋና" ይይዛሉ. በሩሲያ ውስጥ በማህደር ውስጥ የወረቀት ማከማቻ ጊዜ በምንም መልኩ የተገደበ አይደለም።

ዝርዝር

በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ዋና ሰነዶች ምን እንደሆኑ ለመረዳት ምን አይነት ሰነዶችን እንደሚያካትት ማወቅ ያስፈልግዎታል። ንግግሩ መታወስ አለበት።ከገንዘብ እንቅስቃሴ ጋር በተያያዙ ወረቀቶች ላይ ነው. በሂሳብ አያያዝ ውስጥ በዋናው ሰነድ ውስጥ የተካተቱት ነገሮች ዝርዝር እነሆ፡

1. ውል።
2. የክፍያ መጠየቂያ።
3. ጥሬ ገንዘብ እና የሽያጭ ደረሰኞች።
4. ጥብቅ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጾች።
5. የሐዋርያት ሥራ።
6. ክፍያዎች።

ስለእነዚህ ዋና ሰነዶች ስለእያንዳንዱ ተጨማሪ መረጃ በሚከተለው አንቀጾች ቀርቧል።

ስምምነት

ይህ ንጥል በሂሳብ ክፍል ሰራተኞች መካከል ብዙ ውዝግብ ይፈጥራል። እውነታው ግን በሂሳብ ክፍል ውስጥ ያሉት ዋና ሰነዶች በማንኛውም ሁኔታ ውስጥ መቀመጥ አለባቸው, ነገር ግን ኮንትራቶች አንዳንድ ጊዜ ከጠበቃዎች ጋር ወይም በሠራተኛ ክፍል ውስጥም ያበቃል. ግን የሳንቲሙ ሌላ ገጽታ አለ. ደግሞም ከገንዘብ ፍሰቶች እንቅስቃሴ ጋር የተያያዘ ግብይት መሰረት የሆነው ውል ነው።

ክፍያ መጠየቂያ

ይህ ቅጽ በሂሳብ ክፍል ውስጥ ያሉትን ዋና ሰነዶች ያመለክታል። መለያ ምንድን ነው, በንግዱ ሂደት ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ተሳታፊ ያውቃል. እንደ እውነቱ ከሆነ, ይህ ሰነድ ለተቀበሉት እቃዎች ወይም አገልግሎቶች የገንዘብ ልውውጥ መሠረት ነው. ከተዋዋይ ወገኖች አንዱ ሂሳቡን ከተቀበለች, እሷ በዘዴ ለግብይቱ ተስማምታለች ማለት ነው. ቀደም ሲል የተደረገ ስምምነትን በተመለከተ መረጃም ሊይዝ ይችላል። የክፍያ መጠየቂያው እነዚህን መረጃዎች ብቻ ሳይሆን ይህ ፍላጎት በሚኖርበት ጊዜ ገንዘቦች የሚመለሱበትን ሂደትም ይዟል።

የዕቃ ማጓጓዣ ማስታወሻ

ይህ ወረቀት በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ካሉት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በጣም ብሩህ ተወካዮች አንዱ ነው። ነጥቡ በ ውስጥ ነው።ለገዢው የሚላኩ ዕቃዎችን ሙሉ ዝርዝር ያሳያል. በዚህ ጉዳይ ላይ ስለ ሁለቱም የተጠናቀቁ ምርቶች እና ጥሬ እቃዎች እየተነጋገርን ነው. የማጓጓዣ ማስታወሻ ያልተገደበ ቁጥር ያላቸው ቅጂዎች ተዘጋጅቷል። ይህ ቅጽበት ግልጽ የሆነ ደንብ የለውም እና በእውነቱ ላይ የተመሰረተው ስንት ወገኖች የዚህ አይነት ሰነድ እንደሚያስፈልጋቸው ብቻ ነው. ያም ማለት በግብይቱ ውስጥ ምን ያህል ተሳታፊዎች, በጣም ብዙ ቅጂዎች መቅረብ አለባቸው. የኃላፊው ሰው ፊርማ የተፈረመባቸው ቅጾች ብቻ ተቀባይነት ያላቸው መሆናቸውን ማስታወስ ጠቃሚ ነው. በዚህ ሁኔታ ማህተም ወይም ማህተም አያስፈልግም።

የመቀበል-የማስተላለፍ ህግ

የዚህ ክፍል መደበኛ ሰራተኞች በሂሳብ ክፍል ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን በማዘጋጀት ላይ ተሰማርተዋል። ብዙውን ጊዜ, እንደ ደጋፊ ሰነድ የተከናወኑ የሥራ የምስክር ወረቀቶች (አገልግሎቶች) ይቀበላሉ. ይህ ወረቀት, ስሙ እንደሚያመለክተው, ከአገልግሎቶች አቅርቦት ወይም ከሥራ አፈፃፀም በኋላ ተዘጋጅቷል. በሁለትዮሽ የተፈረመ የመቀበል እና የማስተላለፍ ተግባር ልክ እንደሆነ ይቆጠራል። ከአጋሮቹ አንዱ ሰነዱን ለማጽደቅ ፈቃደኛ የማይሆንባቸው ጊዜያት አሉ። በዚህ ሁኔታ ቅጹን በአንድ አካል ብቻ ማረጋገጥ ይቻላል, ነገር ግን በሚፈርምበት ጊዜ ታዛቢዎች በሚገኙበት ሁኔታ. ከመሠረታዊ መረጃ በተጨማሪ የመቀበል እና የማስተላለፍ ድርጊት ተፈጥሮን የሚያብራራ ወይም የሚያብራራ መረጃን ሊያካትት ይችላል። እንደ አንድ ደንብ, ወደ ልዩ ቅርጽ ባለው ጠረጴዛ ውስጥ ይገባሉ. የቴምብር ማፅደቅን በተመለከተ ሁልጊዜም እንኳን ደህና መጣችሁ, ነገር ግን ምንም ህትመት ከሌለ, ይህ ወረቀቱን አያበላሸውም. በሂሳብ አያያዝ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን በሚይዝበት ጊዜ የቋሚ ንብረቶችን እንቅስቃሴ የሚያንፀባርቅ ድርጊት ልብ ሊባል የሚገባው ነውኢንተርፕራይዞች እንዲሁ በዋና ሰነዶች ዝርዝር ውስጥ መካተት አለባቸው።

የደመወዝ ክፍያ

ይህ ዓይነቱ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በድርጅቱ እና በሰራተኞቹ መካከል ያለውን የገንዘብ እንቅስቃሴ ያሳያል። ከመሠረታዊ የደመወዝ መጠን በተጨማሪ ሁሉንም ጉርሻዎች እና ማካካሻዎችን ያካትታል. በዚህ ሁኔታ ዋና የሂሳብ ሹሙ ከድርጅቱ ኃላፊ ጋር በመሆን የመግለጫው ምስክር ሆኖ ያገለግላል. ሰነዱ ትክክለኛ እንዲሆን እና ሥራ ላይ እንዲውል, ማህተም መደረግ አለበት. ይህ ካልተደረገ ቅጹ ልክ እንዳልሆነ ሊቆጠር ይችላል። ይህ ማህተም ከላይ ባሉት ሁለት ሰነዶች ውስጥ እንደ አማራጭ መሆኑን ልብ ሊባል ይገባል።

ጥሬ ገንዘብ ሰነዶች

ይህ ዝርዝር የሚከተሉትን ቅጾች ያካትታል፡

• የደረሰኝ ትእዛዝ፣
• የወጪ ማስታወሻ፣
• ጥሬ ገንዘብ መጽሐፍ።

ይህ ዋና ሰነድ የገንዘብ እንቅስቃሴን በተመለከተ በጣም የተሟላ መረጃ ይዟል። የገንዘብ ማዘዣዎች በበርካታ ዓይነቶች ይከፈላሉ. ስለዚህ, ብዙውን ጊዜ በሂሳብ ስራ, KO-1, KO-2 እና KO-4 ጥቅም ላይ ይውላሉ. እነሱ የድርጅቱን ኢኮኖሚያዊ ሕይወት ሁሉንም እውነታዎች ያንፀባርቃሉ። ስለዚህ፣ በታክስ ኦዲት ወቅት፣ ተቆጣጣሪዎች ስለእነሱ በጣም ይመርጣሉ። ከእነዚህ ዓይነቶች በተጨማሪ KO-3 እና KO-5 ቅጾች አሉ. ሦስተኛው የገንዘብ ማዘዣ መዝገብ ነው, አምስተኛው ደግሞ በድርጅቱ ውስጥ የገንዘብ እንቅስቃሴን ግምት ውስጥ ያስገባል. እንደ ደንቡ, ተቆጣጣሪዎች ለእነዚህ አይነት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በጣም ያነሰ ትኩረት ይሰጣሉ. ስለ ማከማቻቸው እና ምዝገባቸው, እነዚህ ሂደቶችበአጠቃላይ አሰራር መሰረት ተካሂዷል።

በግብይቱ ደረጃ ላይ በመመስረት መለያየት

ማንኛውም ግብይት በሶስት ደረጃዎች ይከፈላል። እና እያንዳንዳቸው የተወሰኑ ሰነዶች አሏቸው።

በመጀመሪያ ተዋዋይ ወገኖች ሁል ጊዜ በግብይቱ ውሎች ይስማማሉ። በዚህ ጊዜ ስምምነትን ያጠናቅቃሉ እና የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞችን ይሰጣሉ. ከዚያ በኋላ ከፓርቲዎቹ አንዱ በፍላጎት ላይ አስተዋፅኦ ያደርጋል. እናም ይህንን በመደገፍ ከፋዩ ደጋፊ ወረቀቶችን የማቅረብ ግዴታ አለበት. ገንዘቦቹ ከአሁኑ መለያ የተላኩ ከሆነ ፣ ከዚያ አንድ ማውጣት መቅረብ አለበት። ክፍያው በጥሬ ገንዘብ ከሆነ, ማረጋገጫው የገንዘብ ተቀባይ ቼኮች, ጥብቅ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጾች ወይም ደረሰኞች በማቅረብ ይከናወናል. የማንኛውም ግብይት የመጨረሻ ደረጃ የሚከፈልባቸው ዕቃዎች ወይም አገልግሎቶች አቅርቦት ነው። ይህ አፍታ ስለተለያዩ የምርት አይነቶች እየተነጋገርን ከሆነ በተከናወነው ስራ (አገልግሎቶች) ወይም በዕቃ ማጓጓዣ ማስታወሻ መረጋገጥ አለበት።

መስፈርቶችን ሙላ

ለትክክለኛ የስራ ሂደት፣ በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ዋና ሰነዶች ምን እንደሆኑ ማወቅ ብቻ በቂ አይደለም። ለመሙላት መሰረታዊ መስፈርቶችን ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. በመጀመሪያ ደረጃ, እያንዳንዱ ቅጽ የራሱ ስም ሊኖረው ይገባል. እንዲሁም የሰነዱ አዘጋጅ እነዚህ ሪፖርቶች የተፈጠሩበትን ቀን እና የድርጅቱን ስም የማመልከት ግዴታ አለበት. ኢንተርፕራይዝ የሚያመለክተው አቅራቢን፣ ተቋራጭ ወይም ገዥን ነው። የባንክ ዝርዝሮች ፣የባለሥልጣናት የመጀመሪያ ፊደላት እና የክዋኔው ስም በሂሳብ ክፍል ውስጥ ባሉ ዋና ሰነዶች ውስጥ በተለያዩ አምዶች ውስጥም ይታያል ። ሁሉም ሰው የቀዶ ጥገናው ስም ምን እንደሆነ ያውቃል, ይህ ዋጋ በቁጥር መልክ መገለጽ እንዳለበት ብቻ ያስታውሱ. የዚህ ዓይነቱ ወረቀት ዝግጅት የመጨረሻው ቅጽበት ኃላፊነት ያላቸው ሰዎች ፊርማ እና ማህተም ነው።

በማስተካከል ላይ

ከብዙ ሰነዶች ጋር በተገናኘ፣ሰራተኞች ብዙ ጊዜ ስህተት ይሰራሉ። በህግ በተቀመጡት ህጎች መሰረት መታረም አለባቸው. ሁለት አይነት አርትዖቶች አሉ፡

1. ለጥብቅ ተጠያቂነት። በቅጹ ላይ ትንሽ እርማት ማድረግ ካስፈለገ ተጠያቂው ሰው የተሳሳተውን መስመር በቀጭኑ መስመር ማቋረጥ እና በላዩ ላይ ትክክለኛውን ግቤት እንዲያመለክት ይገደዳል. በወረቀት ላይ የተደረጉትን ለውጦች ትክክለኛነት ለማረጋገጥ "የታረመ እምነት" መጻፍ እና ቅጹን በባለስልጣኑ ፊርማ እና ማህተም ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው. ሰነዱ በትክክል ሊታረም የማይችል ከሆነ፣ ኃላፊነት የሚሰማው ሰው በተሳሳተ መንገድ የተቀረጸውን ቅጽ ከማዕዘን ወደ ጥግ በቀጭን ቀይ መስመር የመሻገር ግዴታ አለበት። እንዲሁም "ተሰርዟል" የሚል ምልክት መደረግ አለበት. ትክክለኛውን ምሳሌ ከፈጠሩ በኋላ፣ ስህተቱ እንዳይጠፋ የተከለከለ ነው።
2. ጥብቅ ላልሆኑ ሰነዶች። በዚህ አጋጣሚ የተበላሸው ቅጽ ተደምስሷል እና ትክክለኛ መረጃ ያለው ወረቀት ይፈጠራል።

አስደናቂዎች በጣም ቀጭን በሆነ መስመር ብቻ መከናወን እንዳለባቸው ማወቅ ተገቢ ነው። ሰራተኛ ከሆነበማይነበብበት መንገድ ጽሁፍ ያቋርጣል፣ ይህ በጣም ትልቅ ስህተት ነው።