የጽህፈት ቤት ስራ አስኪያጅ የስራ መግለጫ ከጸሃፊ ተግባራት፡ ባህሪያት እና መስፈርቶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የድርጅቱን ዋና ኃላፊ እና ሰራተኞቹን ብቻ ጨምሮ በትንሽ ሰራተኛ እንኳን ቢሆን የስራ ሂደቱን የመምራት እና የመቆጣጠር አቅም ያለው አደራጅ ሃይል የሆነ ኃላፊነት ያለው ሰራተኛ ያስፈልጋል - ጽሑፉን የሚወስነው ይህ ሀሳብ ነው። የቢሮ ሥራ አስኪያጁ የሥራ መግለጫ።

ይህ የስራ መደብ አመልካቹ የተወሰኑ ክህሎቶችን እና ተዛማጅ ትምህርቶችን እንዲሁም ከሰዎች ጋር የመግባባት ችሎታ እንዲኖረው ይፈልጋል። ሆኖም፣ የፍላጎቶች ዝርዝር በዚህ ብቻ የተገደበ አይደለም።

የስራ መግለጫ

ቀድሞውንም ለስራ ቦታ በማመልከት ደረጃ ላይ፣ እጩ በኩባንያው ውስጥ ያሉትን መብቶች፣ ተግባሮች እና ኃላፊነቶች በሚቆጣጠረው መደበኛ ህግ እራሱን ማወቅ ይችላል። እንዲህ ዓይነቱ ሰነድ የሥራ መግለጫ ተብሎ ይጠራል. አምስት ዋና ዋና ክፍሎችን ያቀፈ ነው፡

1. አጠቃላይ ድንጋጌዎች። ሁሉንም ድርጅታዊ መረጃዎችን ይይዛሉ-የድርጅቱ ስም, የተያዘው ቦታ እና መዋቅራዊ አካል ነው. በተጨማሪም የበታችነትን, የሥራ መደብን የመሙላት እና የመባረር ሂደትን, እንዲሁም የትምህርት መስፈርቶችን እና መስፈርቶችን ያመለክታል.መመዘኛዎች።
2. ኃላፊነቶች። ይህ ክፍል የሰራተኛውን ሃላፊነት ዝርዝር እና እነሱን ተግባራዊ ለማድረግ መንገዶችን ያቀርባል።
3. የሠራተኛው መብቶች፣ ማለትም፣ ለሥራው ውጤታማነት አስተዋፅዖ የሚያደርጉ ሁሉም ተጨማሪ እድሎች።
4. ሀላፊነት። በዚህ ክፍል መሰረት፣ አመራሩ በአፈጻጸም ግምገማ፣ ማስተዋወቅ ወይም ቅጣት ላይ ውሳኔዎችን ያደርጋል።
5. ግንኙነት። ይህ ክፍል ሰራተኛው ተግባራቱን በሚያከናውንበት ወቅት ሊያደርጋቸው የሚችለውን ሁሉንም ከውጫዊ እና የውስጥ ክፍሎች ጋር ግንኙነቶችን ይቆጣጠራል።

የስራ መግለጫ ማርቀቅ መርሆዎች

እንደዚህ ያሉ ሰነዶችን ለማዘጋጀት መደበኛው መሠረት የአስተዳዳሪዎች ፣ የስፔሻሊስቶች እና ሌሎች ሰራተኞች የሥራ መደቦች የብቃት ማውጫ (1998) ነው። በእድገቱ ወቅት ለሥራ መደቡ ገለፃ እና ሰራተኛው ተግባሮቹን ለመወጣት ሁኔታዎችን በተመለከተ ከፍተኛ ትኩረት ተሰጥቷል. የሥራው ዝርዝር ሁኔታ በሰነዱ ርዕስ ውስጥ ተካትቷል ፣ ለምሳሌ ፣ “የፀሐፊው የሥራ መግለጫ” (የቢሮ ሥራ አስኪያጅ ወይም የሂሳብ ባለሙያ)።

በተጨማሪም ሁለት የስራ መደቦች ተመሳሳይ ማዕረግ ካላቸው ግን የተለያዩ ስራዎች ካሉ እነዚህን ልዩነቶች የሚያንፀባርቁ የተለያዩ ሰነዶች መዘጋጀት አለባቸው። የሰራተኛ መኮንን የቢሮ ሥራ አስኪያጅ የሥራ መግለጫዎች ለፀሐፊው ከተመሳሳይ ደንብ የተወሰኑ ልዩነቶች አሏቸው።

የቢሮ ሥራ አስኪያጅ መስፈርቶች

የቦታው እጩ በአንድም ሆነ በሌላ መንገድ ሰዎችን ማስተዳደር አለበት። ይህ ምናልባት በትንሽ ኩባንያ ውስጥ ያሉ ጥቂት ሰዎች ወይም በአንድ ትልቅ ድርጅት ውስጥ ያሉ የአስተዳደር ሰራተኞች በሙሉ ሊሆኑ ይችላሉ። በተፈጥሮ፣አመልካቹ በራስ የመተማመን PC ተጠቃሚ መሆን እና ከሌሎች የቢሮ እቃዎች (ስካነር, አታሚ ወይም ፋክስ) ጋር መስራት መቻል አለበት. የቢሮ ሥራ አስኪያጅ ብዙውን ጊዜ የአንድ ኩባንያ ተወካይ ነው, ስለዚህ ጥሩ ንግግር እና የንግድ ደብዳቤዎችን የመጻፍ ችሎታ ቅድመ ሁኔታ ነው. በጣም ብዙ ጊዜ ኩባንያዎች እንደነዚህ ያሉ ሰራተኞች የቢሮ ሥራ እና የሠራተኛ ሕጎችን መሠረታዊ ነገሮች እንዲያውቁ ይጠይቃሉ. ቢያንስ የአንድ የውጭ ቋንቋ እውቀት አሁንም ተፈላጊ ችሎታ ነው, ነገር ግን ለትልቅ ድርጅት ሲያመለክቱ, ይህ ቀድሞውኑ ከሚያስፈልጉት አስገዳጅ መስፈርቶች አንዱ ነው.

በአንዳንድ ሁኔታዎች የቢሮ ኃላፊው ተግባሩን ከሌሎች ሰራተኞች ተግባራት ጋር ማጣመር ይኖርበታል። ይህ ወደ ተፈላጊ ችሎታዎች መጨመር ያመጣል. ስለዚህ፣ የሂሳብ ሹም ተግባር ያለው የቢሮ ስራ አስኪያጅ ተገቢውን ትምህርት እና የራሱ ልዩ ፕሮግራሞች ሊኖረው ይገባል።

ዋና ኃላፊነቶች

የጽህፈት ቤት ስራ አስኪያጅ ያለው የተለመደ የስራ መግለጫ የሚከተሉትን ነገሮች ያካትታል፡

• የፖስታ አያያዝ፣ ገቢም ሆነ ወጪ; በኩባንያው ውስጥ እንደገና ማከፋፈላቸው፤
• በውል እና ስምምነቶች ውስጥ ያሉ ግዴታዎች የሚፈጸሙበትን ጊዜ መቆጣጠር፤
• ወጪ ማድረግ እና ገቢ ጥሪዎችን መቀበል፤
• ከደንበኞች እና ከአጋር ኩባንያዎች ተወካዮች ጋር መስራት፤
• አስፈላጊ የሆኑ የጽህፈት መሳሪያዎች መኖራቸውን መከታተል፤
• የቢሮ መሳሪያዎችን በስራ ሁኔታ ማቆየት እና ብልሽት ሲከሰት ልዩ ባለሙያዎችን መጥራት፤
• በስራ መርሃ ግብር ውስጥ ያለው የጊዜ ስርጭት (በአንዳንዶችጉዳዮች እና ለመሪው);
• አስፈላጊ የሆኑ ዝግጅቶችን ማደራጀት (ስብሰባዎች፣ ኮንፈረንሶች፣ የንግድ ጉዞዎች፣ የድርጅት ፓርቲዎች)፤
• የስብሰባ ደቂቃዎች፤
• አዲስ ይዘትን ወደ ኮርፖሬት ድህረ ገጽ በማዘመን እና በማከል።

ይህ ዝርዝር መሰረታዊ መስፈርቶችን ብቻ ያካትታል። በተጠናቀቀው የቅጥር ውል መሠረት ሌሎች ነገሮች ሊጨመሩ ይችላሉ. የአንድ የቢሮ ሥራ አስኪያጅ የሥራ መግለጫ ከሠራተኛ መኮንን ተግባራት ጋር ለምሳሌ ሠራተኛው ሁሉንም የሪፖርት ማቅረቢያ ሰነዶች በወቅቱ እንዲይዝ እና እንዲያቀርብ ወይም በማይኖርበት ጊዜ የሰራተኛ ክፍል ኃላፊን እንዲተካ መመሪያ ይሰጣል።

ተጨማሪ ኃላፊነቶች

ከመሰረታዊ ተግባራት በተጨማሪ የቢሮ ስራ አስኪያጅ የስራ መግለጫ እንደ ኩባንያው እንቅስቃሴ ሊለያዩ የሚችሉ የተለያዩ ተግባራትን ዝርዝር ይዟል። አንድ የቢሮ ሥራ አስኪያጅ ከአስተዳደር ባለስልጣናት ጋር እንዲሠራ ሊታዘዝ ይችላል, ማለትም ንግድን ለማካሄድ ፈቃድ ማግኘት, የኩባንያ ወይም የቅርንጫፍ ቅርንጫፍ ለመክፈት, ወዘተ.

በጣም ኃላፊነት ከሚሰማቸው ተግባራት አንዱ ዳይሬክተር በሌሉበት የኩባንያው ትክክለኛ አስተዳደር ነው። እርግጥ ነው, ይህ ሊሆን የቻለው ሰራተኛው እራሱን እንደ ኃላፊነት የሚሰማው እና ሊተማመንበት የሚችል ሰው እራሱን ካቋቋመ ብቻ ነው. በተጨማሪም, የቢሮ ሥራ አስኪያጅ የሥራ መግለጫ ብዙውን ጊዜ አጠቃላይ የውክልና ስልጣን የመስጠት አስፈላጊነት ላይ አንቀፅ ይዟል. እንዲህ ዓይነቱ ሰነድ ሊሆን ይችላልያስፈልጋል፣ ለምሳሌ ከፍተኛ ጠቀሜታ ያለው ደብዳቤ ለመቀበል።

መደበኛ ያልሆኑ መስፈርቶች

ትላልቆቹ ኩባንያዎች አብዛኛውን ጊዜ ለዚህ የስራ መደብ እጩዎች ከናሙና የቢሮ ስራ አስኪያጅ የስራ መግለጫ ጋር እንዲተዋወቁ ይፈቅዳሉ ይህም የሚጠበቅባቸውን ዝርዝር እና ሃላፊነቶች ሙሉ በሙሉ እንዲያውቁ ነው።

ነገር ግን እንደዚህ ባሉ ስልጣኖች እንኳን አመልካቹ እሱ ከብዙዎቹ የድርጅቱ ሰራተኞች አንዱ እንደሆነ መረዳት አለበት። በዚህ ረገድ, አንድ ሰው በስራው መግለጫ ውስጥ ያልተገለፀውን መርሳት የለበትም. የጸሐፊነት ተግባር ያለው የቢሮ ሥራ አስኪያጅ እንደ አስፈላጊነቱ ለማሰራጨት ጊዜን የሚያውቅ ሰው መሆን አለበት።

የስራ ፍሰት ተግባራት

ለስራው በጣም አስፈላጊው መስፈርት ቅልጥፍና ነው, ስለዚህ እንደዚህ አይነት ቦታ የያዘ ሰው የቢሮ ቁሳቁሶችን በኢኮኖሚ ወጪ ማውጣት, የሚፈጀውን የኤሌክትሪክ ኃይል መቆጣጠር አለበት.

ለሌሎች የኩባንያው ሰራተኞች የቢሮ ስራ አስኪያጁ ከጭንቅላቱ ጋር እኩል ነው ማለት ይቻላል። በዚህ ምክንያት የሥራ ሁኔታዎች ተቀባይነት ያላቸውን የንፅህና አጠባበቅ ደረጃዎች እና የደህንነት ደንቦችን ማክበሩን ማረጋገጥ አለበት. በመጨረሻም የጽህፈት ቤቱ ስራ አስኪያጁ ቀጥተኛ ተግባራቱን በሚወጣበት ወቅት የሚስጥር ሰነዶችን ማግኘት ስለሚችል ከመስፈርቶቹ አንዱ የንግድ ሚስጥር አለመግለጽ ወይም የኩባንያውን በገበያ ላይ ያለውን ቦታ ሊጎዳ የሚችል ማንኛውንም መረጃ መፈራረም ነው።

የቀኝ ቢሮ-አስተዳዳሪ

በእርግጥ፣ የዚህ አይነት ተግባር አፈጻጸም ሰራተኛው ልዩ መብቶችን እንዲያገኝ ያስችለዋል። በተጨማሪም በቢሮው ሥራ አስኪያጅ የሥራ መግለጫ ውስጥ ተዘርዝረዋል. የአንዳንዶቹ ይዘት እንደ ሚስጥራዊ መረጃ የማግኘት ችሎታ በቀጥታ የሚመነጨው የሥራ ኃላፊነታቸውን የመወጣት አስፈላጊነት ነው. ሌሎች ከኃይል መብቶች ጋር የተያያዙ ናቸው. ስለዚህ የጽህፈት ቤቱ ስራ አስኪያጁ በምርት ሰነዶች ላይ በቸልተኝነት የሰሯቸውን ስህተቶች እንዲታረሙ፣ የማበረታቻውን መጠን እንዲወስኑ ወይም በቸልተኛ ሰዎች ላይ ቅጣት እንዲቀጡ ከቀሩት ሰራተኞች የመጠየቅ መብት አለው።

ብዙውን ጊዜ የቢሮ ኃላፊው በሰራተኞች እና በአስፈፃሚዎች መካከል ያለው ግንኙነት ነው። ይህ የስራ መደብ ለተሻለ የስራ ሁኔታ እንዲጣጣር እና የአንድ ክፍል እና አጠቃላይ የድርጅቱን የስራ ጥራት ለማሻሻል የጋራ ምኞቶችን እንዲያቀርብ ያስችለዋል።

የሽያጭ ዲፓርትመንት ጽ/ቤት ስራ አስኪያጅ የስራ መግለጫ ገፅታዎች

የጽ/ቤት አስተዳዳሪዎች በትልልቅ እና በትንንሽ ኩባንያዎች ውስጥ ለረጅም ጊዜ የማይጠቅሙ ናቸው፣ ስለዚህ እንዲህ ያለውን ክፍት ቦታ ለመሙላት አንዳንድ ልዩ ችሎታዎች ያስፈልጋቸዋል። አንድ የተለመደ ጉዳይ ብዙ የቢሮ አስተዳዳሪዎች በአንድ ድርጅት ውስጥ በልዩ ተግባራት ሲሠሩ ፣ በላዩ ላይ አዛውንት አለ ። የሥራቸው መግለጫዎች በመሠረቱ ተመሳሳይ ናቸው፣ ነገር ግን በተጨማሪ የተግባር ስብስብ ይለያያሉ።

ስለሆነም አንድ የቢሮ ስራ አስኪያጅ በሽያጭ ክፍል ውስጥ የሚሰራ ከሆነ የስራ መግለጫው እንደ፡ ያሉ ነገሮችን ሊይዝ ይችላል።

• አዲስ ማሰራጫዎችን ይፈልጉ፤
• የፍላጎት መዋቅር ለውጦችን መከታተል፤
• በፍፁም ሽያጭ ላይ የሪፖርት ማቅረቢያ ሰነዶች ዝግጅት፤
• ትዕዛዞችን ለመቀበል ከደንበኛው ጋር በቀጥታ መስራት እና ተከታዩ ሂደት፤
• በዕቃው ክልል ላይ ሊደረጉ ስለሚችሉ ለውጦች እና የዋጋ ስሌት ለደንበኞች ለማሳወቅ ሥራ፤
• አስፈላጊ ስብሰባዎችን ያደራጁ፤
• የዕቃ አቅርቦት ውል መፈረም።

ተጨማሪ መስፈርቶች በኩባንያው ከሚቀርቡት እቃዎች ዝርዝር ጋር ሊዛመዱ ይችላሉ። ኩባንያው በሪል እስቴት ሽያጭ እና ግዢ ውስጥ ከተሳተፈ, የቢሮ ሥራ አስኪያጅ ተግባራት የመረጃ ቡክሌቶችን ማዘጋጀት እና የተወሰኑ ሰነዶችን መፈጸምን ሊያካትት ይችላል.

የጽህፈት ቤቱ አስተዳዳሪ ኃላፊነት

ተግባራቸውን በማይወጡበት ጊዜ፣ ጥፋቶችን ሲፈጽሙ፣ የንግድ ሚስጥሮችን ይፋ ማድረግን ጨምሮ ወይም የኩባንያውን ገጽታ የሚጎዱ ሌሎች ድርጊቶችን ሲፈጽሙ የጽህፈት ቤቱ ሥራ አስኪያጁ በአስተዳደር፣ በፍትሐ ብሔር ሕግ መሠረት ተጠያቂ ይሆናል። እና የወንጀል ሕጎች. በድርጅቱ ላይ የቁሳቁስ ጉዳት ከደረሰ ቅጣቱ በስራ ህጉ በተደነገገው መሰረት ነው።