የእቃ ዝርዝር ግዴታ ነው፡ ጉዳዮች፣ ቅደም ተከተል፣ ጊዜ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

ኢንቬንቶሪ የኩባንያውን ነባር እሴቶች፣ እቃዎች፣ ገንዘብ ወይም ቋሚ ንብረቶች በድርጅቱ ኦፊሴላዊ ሰነዶች ውስጥ ከሚገኙት እሴቶች ጋር ለማስታረቅ በልዩ አሰራር ነው የሚወከለው። በግዴታ ወይም በኩባንያው አስተዳደር ተነሳሽነት ሊከናወን ይችላል. ለአንዳንድ ኩባንያዎች ክምችት ማካሄድ ግዴታ ነው, እና ይህ ሂደት የግድ በየአመቱ በሁሉም ድርጅቶች ውስጥ ይከናወናል. የዚህ አሰራር ዋና ዓላማ የተለያዩ አለመግባባቶችን እና እጥረቶችን መለየት ነው. ብዙ ድርጅቶች የዚህን ሂደት ዋጋ አይገነዘቡም, ስለዚህ እንደ መደበኛነት ብቻ ጥቅም ላይ ይውላል. ምንም እንኳን እቃውን በትክክል ከጠጉ፣ በእሱ እርዳታ ሁሉንም እጥረቶችን ወይም ትርፍዎችን መለየት ይችላሉ።

የሂደቱ አላማ

ብዙ ፈላጊ ስራ ፈጣሪዎች ክምችት ማካሄድ አስፈላጊ ስለመሆኑ እና በዚህ ሂደት ምን ግቦችን ማሳካት እንደሚቻል ያስባሉ። የአሰራር ሂደቱ በቁሳዊ ንብረቶች እና ገንዘቦች ስልታዊ የሂሳብ አያያዝ የተወከለ ሲሆን ለዚህም የእውነተኛ ንፅፅር ነው።ከኦፊሴላዊ ሰነዶች ውሂብ ጋር አመልካቾች።

የእቃው ዋና ዓላማ ልዩነቶችን መለየት ነው። በተለያዩ ምክንያቶች ሊታዩ ይችላሉ፡

• እሴቶች በተፈጥሮ ምክንያቶች ተጎድተዋል፣ስለዚህ ይህ መቀነስን፣በአግባቡ ማከማቻ ምክንያት መበላሸት፣በዕቃ ማጓጓዣ ወቅት የሚከሰት ትነት ወይም ኪሳራ፤
• በኩባንያው ሰራተኞች በኩል ህገወጥ እርምጃዎች፣ለምሳሌ የተሳሳተ መለኪያዎችን መውሰድ፣የሰውነት ዕቃዎችን መፍቀድ ወይም ውድ ዕቃዎችን መስረቅ፣
• በሂሳብ አያያዝ ወቅት የሚታዩ ችግሮች፣ስለዚህ ከዕቃ ዝርዝር በኋላ የተለያዩ ስህተቶች፣እርምቶች፣ስህተቶች፣የህትመቶች ወይም ሌሎች በሰነዶች ውስጥ ያሉ አሻሚዎች ብዙ ጊዜ ተገኝተዋል።

በዚህ ላይ በመመስረት ስልታዊ ኦዲት ማንኛውም የድርጅት ስራ አስኪያጅ የተለያዩ ጥሰቶችን እና ችግሮችን በጊዜው እንዲያውቅ ያስችለዋል።

የማረጋገጫ ተግባራት

የእቃዎች ክምችት ማካሄድ የግድ የተለያዩ የሂደቱን ተግባራት መጠቀምን ያካትታል፡

1. የተለያዩ እቃዎች የሚቀመጡባቸው ሁኔታዎች በተጨባጭ ይገመገማሉ፣ እና እንዲህ ያለው ግምገማ ተጨባጭ ነው።
2. በኩባንያው ውስጥ ያሉ የተለያዩ ሰነዶችን ጥገና እንዴት በትክክል እና በብቃት እንደሚከናወን ተወስኗል።
3. በኩባንያው ውስጥ ያለውን የመጋዘን አስተዳደር ባህሪያትን ያንፀባርቃል።
4. የሂሳብ ምሉዕነት እና ትክክለኛነት ይገመገማል።
5. የተለያዩ ጥቃቶችን እና ጥሰቶችን በተቀጠሩ ልዩ ባለሙያዎች መከላከል ተሰጥቷል።

በእንደዚህ ባሉ በርካታ ተግባራት ምክንያት፣መያዝክምችት በማንኛውም ኩባንያ ውስጥ እንደ አስፈላጊ ሂደት ይቆጠራል።

የግዴታ የንብረት ቆጠራ ጉዳዮች

አንዳንድ ኩባንያዎች ህጋዊ መስፈርቶችን መሰረት በማድረግ ሂደቱን ያለምንም ችግር ማከናወን ይጠበቅባቸዋል። በየትኞቹ ጉዳዮች ላይ ክምችት አስገዳጅ እንደሆነ መረጃ በሚከተሉት ደንቦች ውስጥ ይገኛል፡

• በፌደራል ህግ ቁጥር 402 "በሂሳብ አያያዝ"፤
• በገንዘብ ሚኒስቴር ትእዛዝ ቁጥር 49 በፀደቀው መመሪያ ውስጥ።

በእርግጠኝነት ፍተሻ የሚከናወነው በሚከተሉት ሁኔታዎች ነው፡

• ንብረት ሲከራዩ፤
• የድርጅት ንብረት የሆኑ ንብረቶችን መሸጥ ወይም መመለስ፤
• የግዛት ወይም የማዘጋጃ ቤት ኢንተርፕራይዝ ለውጥ፤
• የዓመታዊ ሂሳቦች ከመፈጠሩ በፊት፤
• በኩባንያው ውስጥ አዲስ የገንዘብ ኃላፊነት ያለው ሰው ሲሾም፤
• በዋጋዎች ላይ ጉዳት ወይም የንብረት ስርቆት ሲታወቅ፤
• ከተፈጥሮ አደጋዎች ወይም ሌሎች ድንገተኛ አደጋዎች በኋላ፤
• ኩባንያው እንደገና ሲደራጅ፤
• ድርጅቱ ከመፍረሱ በፊት፤
• በህግ በተደነገጉ ሌሎች ሁኔታዎች።

አመታዊ ሪፖርቶችን ከማዘጋጀቱ በፊት ኢንቬንቶሪ የግዴታ ነው። እንዲህ ዓይነቱ ሂደት የሕጉን መስፈርቶች ግምት ውስጥ ማስገባት ብቻ ሳይሆን በሂሳብ መዝገብ ውስጥ የተለያዩ ስህተቶችን ወይም እጥረቶችን ለመከላከል ያስችላል. በተለምዶ ኩባንያዎች የቀን መቁጠሪያው አመት ከማለቁ በፊት በየአመቱ ግምገማ ያካሂዳሉ።

የቋሚ ንብረቶች ክምችት በየሦስት ዓመቱ ይከናወናል። እያንዳንዱ ሥራ አስኪያጅ ሁሉንም የግዴታ እቃዎች ጉዳዮችን ማወቅ አለበት.በተጨማሪም፣ የተወሰኑ የተቀጠሩ ስፔሻሊስቶች ስራ ታማኝነት ላይ ጥርጣሬ ካደረበት ራሱን የቻለ ፍተሻ ሊሾም ይችላል።

የሂደቱ ቅደም ተከተል እንዴት እንደሚመሰረት

ቆጠራን ማካሄድ የግድ በመመሪያው ውስጥ የተካተቱትን መስፈርቶች ግምት ውስጥ ማስገባትን ያካትታል። ብዙ ልዩነቶች የሚወሰኑት በኩባንያዎች ቀጥተኛ አስተዳዳሪዎች ነው። ለዚህም፣ ደንቦቹ በተዋቀረው ሰነድ ውስጥ ተስተካክለዋል።

የኩባንያው ዳይሬክተር አንዳንድ አስፈላጊ ነጥቦችን መለየት ይችላል፡

• ሂደት ሲያስፈልግ፤
• በዓመት ስንት ጊዜ ክምችት ሊደረግ ይችላል፤
• በምን ሰአት ነው ሂደቱ የሚከናወነው፤
• ምን ያህል ይቆያል፤
• የምን ንብረቶች መረጋገጥ አለባቸው፤
• የእቃ ዝርዝር ኮሚቴ አባል ወይም ሊቀመንበር ማን ነው።

የእነዚህ ሁሉ ጥያቄዎች መልሶች በመስራች ሰነዱ ውስጥ ተቀምጠዋል። በገንዘብ ረገድ ኃላፊነት ያላቸውን ሰዎች ሲቀይሩ ክምችት ማካሄድ ግዴታ ነው. በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች ውስጥ አንድ አዲስ የተቀጠረ ልዩ ባለሙያ በቀድሞው አለቃው ወቅት የተከሰቱት እጥረቶች በምንም መልኩ ወደ እሱ እንደማይተላለፉ እርግጠኛ መሆን ይችላል።

ምን እየተረጋገጠ ነው?

ኢንቬንቶሪ ከተለያዩ ንብረቶች ጋር በተያያዘ ሊከናወን ይችላል፣ስለዚህ የጥሬ ገንዘብ፣የቋሚ ንብረቶች፣ቁሳቁሶች ወይም ሌሎች እቃዎች ማረጋገጫ ጎልቶ ይታያል። በሂደቱ ውስጥ ሁሉም የኩባንያው ንብረቶች እና እዳዎች እና ክፍፍሎቹ ይገመገማሉ. የሚከተሉት ንጥረ ነገሮች ለመረጋገጥ ተገዢ ናቸው፡

• ቋሚ ንብረቶችድርጅቶች ቢዝነስ ለመስራት ያገለገሉ ነበር፤
• የኩባንያው የማይዳሰሱ ንብረቶች፤
• የተለያዩ የፋይናንስ ኢንቨስትመንቶች፤
• ሸቀጦች እና ቁሶች፤
• በሂደት ላይ ነው፤
• ገንዘብ በአካውንቶች እና በእጅ ላይ፤
• ደህንነቶች እና ኤስኤስኦዎች፤
• ከተጓዳኞች፣ ገዢዎች፣ የፌደራል ታክስ አገልግሎት፣ የተለያዩ ገንዘቦች እና ሌሎች ተበዳሪዎች ወይም አበዳሪዎች ጋር ያሉ ሰፈራዎች፤
• የተያዘ፤
• የድርጅቱ ንብረቶች እና እዳዎች።

የቁሳቁሶች ክምችት መቼ ነው የሚያስፈልገው? እንዲህ ዓይነቱ ቼክ የሚከናወነው በድርጅቱ ውስጥ ያሉ የተቀጠሩ ስፔሻሊስቶች ሥልጣናቸውን አላግባብ እንደሚጠቀሙ ሲጠረጠር ነው, ስለዚህ ስርቆት ወይም እጥረት ተገኝቷል.

የማረጋገጫ በኩባንያው ባለቤትነት የተያዘ ንብረት ብቻ ሳይሆን በተመጣጣኝ ሒሳቦች ላይ ላሉ ውድ ዕቃዎችም ይገዛል። ድርጅቱ ለእነሱ የባለቤትነት መብት የለውም, ነገር ግን በስራ ሂደት ውስጥ በኪራይ ውል ወይም በሌሎች ስምምነቶች ላይ ጥቅም ላይ ይውላሉ.

የሂደት ደረጃዎች

ንብረት ቆጠራ ማካሄድ የግድ ተከታታይ ድርጊቶችን መተግበርን ያካትታል። ስለዚህ ሂደቱ በደረጃ የተከፋፈለ ነው፡

1. የቆጠራ አስፈላጊነትን በተመለከተ ኃላፊው ትእዛዝ ተሰጥቷል።
2. የእቃ ዝርዝር ኮሚሽን እየተጠራ ነው፣ እና የኦዲት ውጤቱን የማይፈልጉ ልዩ ባለሙያዎችን ማካተት አለበት።
3. አሰራሩ የሚከናወንበትን ጊዜ ይወስኑ።
4. የሚገመተው ንብረት ተመርጧል።
5. ቁስየኩባንያው ኃላፊነት ያለባቸው ሰዎች ለቀጣሪው ደረሰኝ ይሰጣሉ።
6. በኩባንያው ውስጥ ለእያንዳንዱ የገንዘብ ኃላፊነት ላለው ሰው የተፈጠሩ የእሴቶችን እቃዎች ያትሙ።
7. ቀጥታ ቼክ ተደርገዋል፣ እሱም መመዘንን፣ ትክክለኛው መጠን ከሰነዶች መረጃ፣ መለካት፣ መቁጠር እና ሌሎች ተመሳሳይ ድርጊቶች ጋር በማወዳደር።
8. ከዕቃ ዝርዝር ውስጥ ያለው መረጃ በሂሳብ አያያዝ ሰነዶች ውስጥ ካለው መረጃ ጋር ተነጻጽሯል፣ይህም ልዩነቶችን ለመለየት ያስችላል
9. የማነፃፀር መግለጫዎች እየተፈጠሩ ነው፣በዚህም እገዛ የልዩነት መንስኤዎችን መለየት ይቻላል።
10. የቼኩ ውጤቶቹ በመዘጋጀት ላይ ናቸው፣ ለዚህም ተገቢውን እርምጃ እየተወሰደ ነው።
11. እጥረቶች እና ሌሎች ችግሮች ከታወቁ በኩባንያው ውስጥ ምርመራ ይደረጋል፣ ዓላማውም አጥፊዎችን ለመለየት ነው።
12. የታወቁ አጥፊዎች እንደ ጥሰቶቹ ባህሪያት አስተዳደራዊ ወይም የወንጀል ተጠያቂነት አለባቸው።

የዓመታዊ ሪፖርቶችን ከመዘጋጀቱ፣ ከመፈረሙ እና ለፌዴራል ታክስ አገልግሎት ከማቅረቡ በፊት ዕቃውን ማጠናቀቅ ያስፈልጋል። የክምችት ሂደቱ የግድ በልዩ ዘገባ ያበቃል።

ህጎችን ሪፖርት አድርግ

በቼኩ ውጤት መሰረት ሪፖርት ተፈጥሯል። የሚከተለውን መረጃ ያካትታል፡

• የቆጠራ ቀን፤
• በቆጠራ ኮሚሽኑ አባላት ላይ ያለ መረጃ፤
• አሰራሩ የተከናወነበት ወቅት፤
• የተረጋገጠ የኩባንያው ንብረት፤
• የተለዩ ችግሮች እና እጥረቶች፤
• የሁሉም ተቆጣጣሪዎች ፊርማ።

የዓመታዊ ሒሳቦች ከመዘጋጀታቸው በፊት ክምችት ሲያስፈልግ ማንኛውም የኩባንያ ሥራ አስፈፃሚ ያለ በቂ ምክንያት ሂደቱን ሊጀምር ይችላል። ይህንን ለማድረግ አግባብ ያለው ትእዛዝ ተሰጥቷል, ከዚያ በኋላ የድርጅቱ ሰራተኞች የአሰራር ሂደቱን እንዲከተሉ ይገደዳሉ.

የእቃው ኮሚሽኑ ኃላፊነቶች

ኢንቬንቶሪ በሕግ ያስፈልጋል፣ስለዚህ እያንዳንዱ ኩባንያ ለቼክ እና ለሂሳብ አያያዝ ኃላፊነት ያለው ልዩ አካል መፍጠር አለበት። ፈሳሹ ኮሚሽን ይባላል። አንዳንድ ኃላፊነቶች አሏት፡

• የድርጅቱን ንብረት ለመጠበቅ ያለመ የተለያዩ የመከላከያ እርምጃዎችን መተግበር፤
• ከንብረት እሴቶች ማከማቻ ወይም ጥፋት ጋር በተያያዙ የተለያዩ አለመግባባቶች ውስጥ መሳተፍ፤
• ከድርጅቱ ንብረት ጋር በተያያዙ የተለያዩ ሰነዶች ዝግጅት ትክክለኛነት ላይ ቁጥጥር;
• በኩባንያው አስተዳደር ትእዛዝ ላይ የተመሰረተ ክምችት፤
• የኦዲት ውጤቶችን ሪፖርት በማዘጋጀት ላይ፤
• የተለያዩ ጥሰቶች እና ችግሮች ወንጀለኛን ለመለየት ያለመ ምርመራ ማካሄድ።

እነዚህ ሁሉ ድርጊቶች የኦዲት ውጤቱን የማየት ፍላጎት በሌላቸው የድርጅቱ ሰራተኞች ብቻ መከናወን አለባቸው።

በኮሚሽኑ ላይ ያለው ማነው

ኮሚሽን ሲመሰርቱ የሚከተሉት ስፔሻሊስቶች አብዛኛውን ጊዜ በስራው ውስጥ ይሳተፋሉ፡

• የአስተዳደር ሰራተኞች፤
• የሂሳብ ክፍል ስፔሻሊስቶች፤
• የአገር ውስጥኦዲተሮች፤
• ብዙውን ጊዜ ገለልተኛ ባለሙያዎችም ይሳተፋሉ፤
• የተለያዩ የስራ መደቦች ተወካዮች በድርጅቱ የሰው ሃይል ውስጥ ይገኛሉ።

ኩባንያው ትንሽ መጠን ያለው የተለያየ ንብረት ካለው፣ ብዙ ጊዜ ክምችት የማካሄድ ሃላፊነት በድርጅቱ ውስጥ ካለ ወደ ኦዲት ኮሚሽን ይሸጋገራል።

በፍተሻው ወቅት አንድ የኮሚሽኑ አባል እንኳን እንደሌለ ከታወቀ የሂደቱ ውጤት ውድቅ ይሆናል።

የቆጠራ ላልሆነ ሃላፊነት

አንዳንድ የንግድ ድርጅት ባለቤቶች በተለያዩ ምክንያቶች ሆን ብለው ኦዲት ለማድረግ ፍቃደኛ አይደሉም። ሕጉ እንዲህ ላለው ውሳኔ ተጠያቂነትን አይሰጥም. ነገር ግን የፌዴራል ታክስ አገልግሎት በተቀበሉት የሂሳብ መግለጫዎች ውስጥ አለመጣጣሞች ወይም ስህተቶች እንዳሉ ካወቀ ኩባንያውን ሊቀጣት ይችላል።

ከባለሙያዎች የተሰጡ ምክሮች

በድርጅት ውስጥ ክምችት ሲያካሂዱ የተወሰኑ ምክሮችን መጠቀም ተገቢ ነው። እነዚህ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• ከቼኩ 10 ቀናት በፊት ኃላፊው ተገቢውን ትዕዛዝ ያወጣል፣ ይህም በመጽሔቱ ውስጥ ተመዝግቧል።
• ኮሚሽን ማቋቋም የሚፈቀደው ቋሚ ብቻ ሳይሆን የአንድ ጊዜ ወይም የሚሰራ ነው።
• ድርጅቱ ብዙ እቃዎችን እና እቃዎችን የሚጠቀም ከሆነ በምርጫ ዝርዝር ፍላጎት ላይ ውሳኔ የሚወሰነው በድርጅቱ ውስጥ ባለው ወቅታዊ ሁኔታ ላይ በመመስረት ነው ።
• ሁሉም የኮሚሽኑ አባላት በማረጋገጫው ውስጥ መሳተፍ አለባቸው፣ይህ ካልሆነ ውጤቱ በቀላሉ ይታወቃልልክ ያልሆነ።
• በሂደቱ ወቅት ኃላፊነት ያለባቸው ሰዎች ይሳተፋሉ።
• የድርጅቱ አስተዳደር ሂደቱ በፍጥነት እና በቀላሉ መከናወኑን ማረጋገጥ አለበት።
• ማረጋገጫ ብዙ ጊዜ ብዙ ጊዜ ሊወስድ ይችላል፣በተለይም ብዙ ቁሳቁሶችን ወይም መርከብ በሚጠቀሙ ኩባንያዎች ላይ እና ብዙ እቃዎችን የሚቀበሉ።

በቆጠራው ወቅት የኮሚሽኑ አባላት የሕጉን መስፈርቶች ግምት ውስጥ ማስገባት አለባቸው።

የማለቁ ቀናት

የኩባንያው ኃላፊ ቼኩ በምን ያህል ጊዜ እንደሚከናወን ይወስናል። ግን በተመሳሳይ ጊዜ, የተወሰኑ ምክሮች ግምት ውስጥ ይገባሉ, ስለዚህ, ክምችት ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ በመጋዘን ውስጥ ይካሄዳል.

ሱቆች በዓመት ሁለት ጊዜ መፈተሽ አለባቸው። ዓመታዊ ሪፖርቶችን ከማዘጋጀትዎ በፊት እቃዎች እና እቃዎች ያለምንም ችግር ይገመገማሉ. ማረጋገጥ ብዙውን ጊዜ በሶስት ቀናት ውስጥ ይካሄዳል፣ ነገር ግን አንዳንድ ጊዜ ሂደቱ ለብዙ ሳምንታት ይዘገያል።

ማጠቃለያ

ኢንቬንቶሪ ለማንኛውም ኩባንያ የግዴታ ሂደት ነው። ያሉትን እቃዎች እና እቃዎች በኩባንያው ሰነዶች ውስጥ ከተጠቀሰው መጠን ጋር ማወዳደርን ያካትታል. ሂደቱ የሚከናወነው በልዩ ኮሚሽን ነው።

በሕጉ ውስጥ የንብረት ቆጠራ ለማካሄድ ፈቃደኛ ባለመሆኑ ተጠያቂነት ላይ ምንም መረጃ የለም፣ነገር ግን የግብር ተቆጣጣሪዎች በሪፖርቱ ውስጥ ስህተቶች እና ጥሰቶች ካገኙ ኩባንያው ከፍተኛ ቅጣት መክፈል አለበት።