RACI ማትሪክስ እንደ የተጠያቂነት አስተዳደር መሳሪያ። RACI: ግልባጭ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

ያልተሳካላቸው ፕሮጀክቶች ከተለመዱት መንስኤዎች አንዱ በቡድን አባላት መካከል ያለው የተሳሳተ የተግባር ስርጭት ነው። በእርግጠኝነት ይህንን ቀድሞውኑ አጋጥሞዎታል-በትንሽ ችግር ተሳታፊዎች ጥፋተኞችን መፈለግ እና ችግሩን ከመፍታት ይልቅ እርስ በእርሳቸው ሃላፊነት መወርወር ይጀምራሉ ። እና እንደዚህ አይነት ሁኔታዎችን ለማስወገድ የ RACI ማትሪክስ ተፈጠረ - ቀላል እና ውጤታማ የሰው ሀይል እቅድ መሳሪያ።

"በአጉሊ መነጽር"፡ 4 ቁልፍ ሚናዎች በእያንዳንዱ ፕሮጀክት

የተግባር ስርጭት ከአስተዳዳሪ ዋና ኃላፊነቶች አንዱ ነው። ነገር ግን በተግባር ግን, ሁሉም ነገር ብዙውን ጊዜ የተለየ ይመስላል: ሥራ አስኪያጁ በቀላሉ የቡድን አባላትን ይሾማል, ስፔሻሊስቶች ራሳቸው ማን ምን ማድረግ እንዳለበት ይወስናሉ. ግን ቀነ-ገደቦቹ ካመለጡ ወይም ዝቅተኛ ጥራት ያለው ምርት ከተለቀቀ ምን ይሆናል? "ይህን አላደርግም"፣ "አልተነገረኝም"… እና ምንም ጠቃሚ እርምጃ የለም።

በጥሩ ሁኔታ የተነደፈ RACI ኃላፊነት ማትሪክስ ብዙ ችግሮችን ይፈታል። በዚህ ዘዴ መሰረት የስራው ውስብስብነት እና ስፋት ምንም ይሁን ምን የማንኛውም ፕሮጀክት ቡድን አባል ከአራቱ ተግባራት አንዱን ይሰራል።

R - ተጠያቂ

በተጠያቂው የተተረጎመ"አስፈፃሚ" ማለት ነው። ይህ ለአንድ የተወሰነ የሥራ ቦታ ትግበራ ቀጥተኛ ኃላፊነት ያለው ሠራተኛ ነው። በተመሳሳይ ጊዜ፣ በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች፣ መፍትሄዎችን አይመርጥም እና ለፕሮጀክት አስተዳዳሪው ሪፖርት ያደርጋል።

ብቁ ሰራተኞች እና ስፔሻሊስቶች ለዚህ ተግባር ተሾመዋል - እንዴት እንደሚሠሩ የሚያውቁ ሰዎች. በRACI ውስጥ ፈጻሚዎች የሚከተሉትን ተግባራት ያከናውናሉ፡

• ፕሮጀክቱን ለመተግበር በተለይ ምን መደረግ እንዳለበት እና ምን ያህል ጊዜ እንደሚፈጅ ይወስኑ ("ከላይ" በተቀመጡት ሁኔታዎች)፤
• የሚፈለጉትን ግብዓቶች ዝርዝር ያዘጋጁ፤
• በቴክኒክ ሰነዶች ማስተባበር እና ማፅደቅ ላይ መሳተፍ፤
• የፕሮጀክት ሂደትን እና መካከለኛ ውጤቶችን መተንተን፤
• የሂደት ሪፖርቶችን ለአስተዳዳሪው ያቅርቡ።

በቡድኑ ውስጥ ብዙ እንደዚህ አይነት ሰዎች ሊኖሩ ይችላሉ። በተጨማሪም, ይህ ሚና ከሌሎች ጋር ሊጣመር ይችላል. በጣም የተለመደው ጥምረት Accountable + Resbonsible ("ተጠያቂ + አስፈፃሚ" ተብሎ ተተርጉሟል)።

A - ተጠያቂ

"ተጠያቂ" ወይም "ተጠያቂ" ዋናው የፕሮጀክት አስተዳዳሪ ነው። ተግባራቶቹ በተያዘላቸው ጊዜ እንዲጠናቀቁ፣ በሚፈለገው የጥራት ደረጃና በተመደበው በጀት እንዲጠናቀቁ ኃላፊነቱን የሚወስደው እሱ ነው። እንዲሁም፣ A፡

• አስፈፃሚዎችን እና የፕሮጀክት አስተዳደር ቡድንን ይመርጣል፤
• ተግባሮችን ለሁሉም ተሳታፊዎች ይመድባል፤
• የስራውን ሂደት ይቆጣጠራል፤
• ሀብቶችን ለተከታዮች ያከፋፍላል፤
• የሀብት አጠቃቀም መዝገቦችን ይይዛል፣ እናእንዲሁም ተጨማሪ ገንዘቦችን የመመደብ አስፈላጊነትን ለባለአደራው ያጸድቃል፤
• የሌሎች የቡድን አባላት ሃሳቦችን እና ጥቆማዎችን ከግምት ውስጥ በማስገባት ማጽደቅ ወይም ውድቅ ማድረግ ይችላል።

በተለምዶ የፕሮጀክት አስተዳዳሪው በደንበኛው ወይም በከፍተኛ አስተዳደር እና በቡድኑ መካከል እንደ "አገናኝ" ሆኖ ያገለግላል።

C - ተመክሯል

ሦስተኛው ሚና በRACI ማትሪክስ ውስጥ "አማካሪ" ነው (አንዳንድ ጊዜ "አመቻች" ተብሎም ይጠራል)። ከአስተዳዳሪው ጋር፣ በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ይሳተፋል፣ ነገር ግን በዋናነት ስልታዊ ጉዳዮችን ይመለከታል፡

• በስራ ወሰን እና ጊዜ ላይ የተደረጉ ማናቸውንም ለውጦችን ያጸድቃል፤
• ፕሮጀክቱን ለመተግበር የሚያስፈልጉትን ግብዓቶች ይመድባል፤
• ካስፈለገ ከደንበኛው ጋር በጀቱን መጨመር አስፈላጊነት ላይ ይስማሙ፤
• የሂደት ሪፖርቶችን ከአስተዳዳሪው ይቀበላል፤
• በማናቸውም ያልተጠበቁ ሁኔታዎች፣ ወሳኝ ለውጦች ሲከሰቱ የፕሮጀክቱን ጊዜ እና ወጪ ሊነኩ ይችላሉ።

የአማካሪዎች ሚና አብዛኛውን ጊዜ ለከፍተኛ አስተዳዳሪዎች ይሰጣል። ዓለም አቀፋዊ ግቦችን የሚወስኑት እና ከዚያም በቡድን አባላት መካከል ተግባሮችን የሚያሰራጭ የፕሮጀክት አስተዳዳሪን የሚሾሙ እነሱ ናቸው።

እኔ - ተረድቷል

ከተዘረዘሩት ሚናዎች በተጨማሪ "በመረጃ የተደገፈ" ("ተመልካች") በ RACI ማትሪክስ ውስጥ ተጠቁሟል። እሱ የአስተዳዳሪውን ተግባራት ያከናውናል እና በዋናነት በሰነድ አስተዳደር ድርጅት ውስጥ ይሳተፋል. ታዛቢው ለፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ ሪፖርት ያደርጋል፣ ግን በተለየ መልኩሌሎች ተሳታፊዎች, ለውጤቶቹ ተጠያቂ አይደሉም. በምትኩ እሱ፡

• በፕሮጀክቱ፣ ግብዓቶች እና ዕቅዶች ላይ ሁሉንም መረጃዎች ይሰበስባል እና ያደራጃል፤
• የስብሰባ ደቂቃዎችን ይወስዳል፤
• ከፕሮጀክት ተሳታፊዎች ሰነዶችን ይቀበላል ከዚያም ወደ ተገቢው መዋቅሮች ያስተላልፋል፤
• የማስረከቢያ ቀነ-ገደቦችን እና ሪፖርቶችን መሙላት ትክክለኛነት ይቆጣጠራል።

ከታዛቢ ጋር የሚደረግ ግንኙነት በዋነኛነት የአንድ አቅጣጫ መሆኑን ልብ ይበሉ። ዋና ስራው ስራ አስኪያጁ በቢሮክራሲያዊ ሂደቶች ላይ ጊዜ ማጥፋት እና እሱን "ሸክም" ማስታገስ ነው.

ምሳሌን በመጠቀም የRACI ማትሪክስ መገንባት መማር

ስለ ጉዳዩ ተግባራዊ ጎን እንነጋገር። የስልጣን እና የኃላፊነት ክፍፍል ሥዕላዊ መግለጫን እንዴት ማዘጋጀት ይቻላል?

1። የሚደረጉ ነገሮች ዝርዝር በማጠናቀር ላይ

በመጀመሪያ፣ መደረግ ያለበትን ነገር ሁሉ መፃፍ አለቦት። የዝርዝሩ ደረጃ በተወሰነው ፕሮጀክት ላይ የተመሰረተ ነው. አንዳንድ ጊዜ, ለቁጥጥር እና ለማስተዳደር ቀላልነት, በርካታ ማትሪክስ ይዘጋጃሉ. በመጀመሪያ የሥራውን ዋና ብሎኮች ይዘርዝሩ እና እያንዳንዱን ወደ ተለያዩ ተግባራት እና ተግባሮች ይከፋፍሏቸው። የስራዎቹ ዝርዝር በሰንጠረዡ ውስጥ በአቀባዊ ተጠቁሟል።

እርምጃዎች
የማጣቀሻ ውሎች
ፕሮቶታይፕ
ንድፍ
የፕሮግራም ኮድ
የሙከራ ሪፖርት
የድር ጣቢያ አቀራረብ

2። የቡድን አባላትን መምረጥ

እዚህ ጥያቄውን መመለስ አለብህ፡ "በዚህ ፕሮጀክት ውስጥ ማን ይሳተፋል?" በአግድም በሁሉም ደረጃዎች በአተገባበሩ ውስጥ የተሳተፉትን ሁሉንም ሰራተኞች እና / ወይም ክፍሎች መዘርዘር አስፈላጊ ነው - ከእቅድ እስከ ውጤት አቀራረብ እና ሪፖርት ማቅረብ።

እርምጃዎች	ተንታኝ	ንድፍ አውጪ	Sys አርክቴክት	ገንቢ	ሞካሪ	Sys አስተዳዳሪ	የፕሮጀክት አስተዳዳሪ
የማጣቀሻ ውሎች
ፕሮቶታይፕ
ንድፍ
የፕሮግራም ኮድ
የሙከራ ሪፖርት
የድር ጣቢያ አቀራረብ

3። ሠንጠረዡን በመሙላት ላይ

በኋላከዚያ ተግባራትን ማሰራጨት መጀመር ይችላሉ. ይህንን ለማድረግ ስለ እያንዳንዱ የስራ ደረጃ እና ስራ በቡድን እንዴት እንደሚሰራ ግልጽ የሆነ ግንዛቤ ሊኖርዎት ይገባል።

የእኛን ምሳሌ እንደ መሰረት አድርገን በ"ንድፍ" ደረጃ ላይ እናቆም። በዚህ ሁኔታ, R - ፈጻሚ - አንድ ብቻ. በስራ ሂደት ውስጥ, አስቀድሞ በተዘጋጀው የጣቢያው ፕሮቶታይፕ ላይ ያተኩራል. ስለዚህ, ያዳበረው የስርዓት አርክቴክት, በዚህ ደረጃ, እንደ አማካሪ C. እንዲሁም ተንታኙ እና ገንቢው ምኞታቸውን መግለጽ ይችላሉ. የተጠናቀቀው ንድፍ ከፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ (ኤ) ጋር ጸድቋል. ነገር ግን በዚህ ደረጃ ላይ ያሉት ሞካሪዎች እና የስርዓት አስተዳዳሪዎች ምንም አይነት ውሳኔ አይወስዱም, ነገር ግን ስራው እንዴት እንደሚካሄድ መረጃን ብቻ ይቀበላሉ, እና ስለዚህ የተረዳው ሚና ተመድበዋል - I.

እርምጃዎች	ተንታኝ	ንድፍ አውጪ	Sys አርክቴክት	ገንቢ	ሞካሪ	Sys አስተዳዳሪ	የፕሮጀክት አስተዳዳሪ
የማጣቀሻ ውሎች	R	እኔ	C	C	እኔ	C	A
ፕሮቶታይፕ	C	እኔ	R	C	እኔ	እኔ	A
ንድፍ	C	R	C	C	እኔ	እኔ	A
የፕሮግራም ኮድ	C	እኔ	C	AR	እኔ	እኔ	እኔ
የሙከራ ሪፖርት	C	C	C	C	AR	እኔ	እኔ
የድር ጣቢያ አቀራረብ	C	እኔ	C	C	እኔ	AR	እኔ

የአምሳያ ልዩነቶች

በአብዛኛዎቹ አጋጣሚዎች፣ በመደበኛ ማትሪክስ ማግኘት ይችላሉ። ነገር ግን, በጣም ውስብስብ በሆኑ ፕሮጀክቶች ላይ ሲሰሩ, አንዳንድ ጊዜ ተጨማሪ ሚናዎች ያስፈልጉታል. ስለዚህ፣ በቅርብ ዓመታት ውስጥ፣ 2 የተራዘሙ የኃላፊነት ሥዕላዊ መግለጫዎች ታይተዋል።

RACI-VS

እዚህ ሁለት ተጨማሪ ሚናዎች ወደ መደበኛ ሚናዎች ታክለዋል፡

• የሚያረጋግጥ (V) - የአንድ የተወሰነ ተግባር አፈፃፀም ውጤት የተፈቀደውን መስፈርት የሚያሟላ መሆኑን የሚያጣራ ሰራተኛ ወይም ልዩ ቡድን።
• Signs Off (S) የፕሮጀክቱን አቅርቦት ከደንበኛው ጋር ያቀናጃል፣ የዝግጅት አቀራረብን ያካሂዳል እና ሪፖርቶችን ያቀርባል። ብዙውን ጊዜ ይህ ተግባር የሚከናወነው በተጠያቂው ነው፣ ነገር ግን RACI-VS ለዚህ የተለየ ልዩ ባለሙያ ይቀጥራል።

በጨመረ ቁጥጥር እና ከደንበኛው ጋር ያለው ግንኙነት፣ይህ ሞዴል በደርዘን የሚቆጠሩ (እንዲያውም በመቶዎች የሚቆጠሩ) ሰዎችን ላሳተፉ ቴክኒካል ውስብስብ ወይም ትልቅ ፕሮጀክቶች ተስማሚ ነው።

RASCI

በዚህ ተለዋጭ ውስጥ፣ አንድ አዲስ ሚና በማትሪክስ ውስጥ ይታያል - ደጋፊ (ኤስ)። ቁልፍ ተግባራቱ ለፕሮጀክቱ ተጨማሪ ግብአቶችን ማለትም ለአስተዳዳሪው እና ለተከታዮቹ ድጋፍ መስጠት ነው።

የሚናዎች ፍፁም ሚዛን

የ RACI ማትሪክስ የተቀናበረው ማንኛውም ችግር ሲያጋጥም ማንን "እንደሚጫን" ለማወቅ ብቻ አይደለም። በእቅድ ደረጃ እንኳን, ይህንን ሰንጠረዥ በመጠቀም, ማየት ይችላሉበስራ ሂደት አደረጃጀት ውስጥ ያሉ ድክመቶች።

አቀባዊ ትንተና የእያንዳንዱን የፕሮጀክት ተሳታፊዎች ሀላፊነቶች እና ሀይሎች እንዲመለከቱ ይፈቅድልዎታል፣የስራ ጫናውን ደረጃ በትክክል ለመገምገም፡

• ብዙ R - ምናልባትም አንድ ሰው በተለያዩ ተግባራት መካከል መበጣጠስ ይኖርበታል፣ ይህም የስራውን ፍጥነት እና ውጤት ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ያሳርፋል፤
• በጣም A - ሰራተኛው ለሁሉም ሰው "አንገት ውስጥ ይገባል"; ኃላፊነትን በእኩልነት ለማከፋፈል ይመከራል፤
• ሴሎች የሉም R እና A - የዚህ ቦታ ተገቢነት እንደዚያ ለማሰብ ምክንያት (በእርግጥ ምንም የማይሰራ ልዩ ባለሙያተኛ ይከፍላሉ);
• ባዶ ህዋሶች የሉም - እንደገና፣ ከመጠን በላይ የመጫን ችግር፣ ሁሉም ሰው በአንድ ጊዜ ብዙ ስራዎችን ማከናወን አይችልም።

አግድም ትንተና በተራው ደግሞ በየደረጃው ያለውን የስራ አደረጃጀት ጥራት ያሳያል። እዚህም ብዙ ጊዜ ችግሮች ይነሳሉ፡

• ብዙ R - ምናልባት የተግባሮች ብዜት አለ፣ እና ከቡድኑ አባላት አንዱ አላስፈላጊ ስራ እየሰራ ነው፤
• ብዙ ሀ - በፕሮጀክቶች አሰጣጥ ላይ የኃላፊነት "ድብዘዛ" እና ግራ መጋባት አለ፤
• ብዙ ሲ - ውይይቶች የስራ ሂደቱን በከፍተኛ ሁኔታ ያቀዘቅዛሉ (ሁሉም ሰው አርትዖቶቻቸውን እና አስተያየቶቻቸውን እስኪያደርግ ድረስ መጠበቅ አለቦት፣ ስምምነት እስኪያገኙ፣ ወዘተ)፤
• አይደለም - ብዙ ፈጻሚዎች በአንድ ተግባር ላይ እየሰሩ መሆናቸውን የሚያሳይ ምልክት ሊሆን ይችላል፣ይህም ፕሮጀክቱን ይቀንሳል።

በRACI አማካኝነት አንድ ሥራ አስኪያጅ ከመጠን በላይ የሰሩ ወይም ያልተቀጠሩ ሠራተኞችን፣ የማይጠቅሙ ስራዎችን እና ማንም ተጠያቂ የማይሆንባቸውን የስራ ቦታዎች በፍጥነት መለየት ይችላል።በጥሩ ሁኔታ የተነደፈ ማትሪክስ የአደረጃጀቱን ጥራት እና የፕሮጀክቶችን አፈፃፀም ቁጥጥር በከፍተኛ ሁኔታ ሊያሻሽል ይችላል ፣ እንዲሁም በአፈፃሚዎች መካከል የሚነሱ ግጭቶችን ቁጥር ይቀንሳል (“ይህን በጭራሽ አላደርግም…” ፣ “እሱ ማድረግ ነበረበት። ይሄ …” ወዘተ)

ጠቃሚ ምክሮች

የ RACI ማትሪክስ ተግባራቶቹን እንዲያከናውን እና በኩባንያው ውስጥ ቀልጣፋ የንግድ ሥራ ቀጣይነት እንዲኖረው ማስታወስ ያለባቸው ጥቂት አስፈላጊ ነገሮች አሉ።

1. ሠንጠረዡን ሲሞሉ የሰራተኞችን ብቃት ግምት ውስጥ ያስገቡ። ስለዚህ፣ አካውንታንት በሳይት አቀማመጥ ደረጃ እንደ አማካሪ (C) መሾም የለበትም፣ቢያንስ ይህንን አካባቢ ስለማይረዳ።
2. በእጣ አንድ ተጠያቂ (A) ብቻ መኖር አለበት። ከአንድ በላይ ከሆኑ እባክዎን ቅድመ ሁኔታዎችን ይግለጹ። ለምሳሌ፣ A1 የጣቢያውን የዴስክቶፕ ስሪት የመሞከር ሃላፊነት አለበት፣ እና A2 የሞባይል ስሪቱን የመሞከር ሃላፊነት አለበት።
3. ማንኛውም ተግባር ተጠያቂ እና ሀላፊነት ያለው (በትርጉም - "ተጠያቂ" እና "አስፈፃሚ") ሊኖረው ይገባል።
4. በተቻለ መጠን እያንዳንዱን ተግባር ለመቅረጽ ይሞክሩ። ግሶችን ተጠቀም - "ማተም", "አዘጋጅ", "ጻፍ", "ቼክ", "አዘምን", ወዘተ. አስፈላጊ የሆኑትን ውጤቶች ወዲያውኑ ማመላከት ተገቢ ነው - "የጣቢያውን የመጫኛ ፍጥነት ያረጋግጡ" ብቻ ሳይሆን "ይህን ያረጋግጡ. የመጫኛ ፍጥነት ከ0.8 ሰከንድ ያልበለጠ ቦታ ነው።
5. እርምጃዎች በአንድ የተወሰነ ሰራተኛ ላይ መተግበር የለባቸውም፣ነገር ግን በአጠቃላይ የስራ መደቡ ላይ።
6. በመተንተን ላይ በመመስረት የ RACI ማትሪክስ በቡድን ማጠናቀር የተሻለ ነው።እውነተኛ የሥራ ሁኔታዎች. እያንዳንዱ ተሳታፊ የሚጫወተውን ሚና እና የሚያጋጥሙትን ተግባራት እንዲያውቅ አስፈላጊ ነው።