የቢዝነስ ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ፡ህጎች እና መመሪያዎች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

የማንኛውም ንግድ አስፈላጊ ባህሪ የንግድ ልውውጥ ነው። የእያንዳንዱ ድርጅት ሰራተኞች ከስራ ባልደረቦች እና ደንበኞች፣ ከአቅራቢዎች እና ሸማቾች ጋር ይገናኛሉ። በአጠቃላይ የማንኛውም መስሪያ ቤት የእለት ተዕለት ተግባር በእርግጠኝነት በደብዳቤ መሳተፍን ያካትታል።

በኢንተርፕራይዞች እና ድርጅቶች ውስጥ ያሉ አብዛኛዎቹ ሰራተኞች በየቀኑ ብዙ መልዕክቶችን ቢልኩም ቢቀበሉም ሁሉም ሰው ሲፈጥራቸው የተቀመጡ ደንቦችን እና ደንቦችን አያከብርም። የንግድ ሥራ ደብዳቤ በትክክል እና በትክክል መጻፍ በጣም ቀላል እንዳልሆነ ተገለጠ። በአለም ውስጥ የሚተገበሩ እና ከስራ ሂደት ጋር የተያያዙ በርካታ መስፈርቶች እና ቅጦች አሉ. የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ ሕጎችን እና ዲዛይንን በተመለከተ ዋና ዋና ነጥቦችን ያካትታሉ።

መልእክት ለሶስተኛ ወገን ድርጅት ወይም በአጎራባች ክፍል ውስጥ ላለ የስራ ባልደረባዎ መልእክት ሲጽፉ ጥብቅ ዘይቤን መከተል አለብዎት (ከወዳጅነት ደብዳቤ በስተቀር ፣ ለዚያ ምንም የለም)ተመሳሳይ ገደቦች). የግብይቱን አስፈላጊነት ወይም የተሞከሩትን ምርቶች ደስታ ለመግለጽ እንኳን በጣም ስሜታዊ ቃላትን አይጠቀሙ። የንግድ ደብዳቤ ግልጽ፣ አጭር እና ምክንያታዊ በሆነ መልኩ የተከለከለ መሆን አለበት።

መልእክቱ ከአድራሻው መጀመር አለበት። ለሶስተኛ ወገን ድርጅት ሰራተኛ የታቀደ ከሆነ, ስሙን, የተቀባዩን ቦታ እና ሙሉ ስሙን በትክክል ማመልከት አለብዎት. ሰነዱ በኩባንያው ውስጥ በሚቆይበት ጊዜ የመጀመሪያ ፊደላት ያለው የአያት ስም በቂ ነው (የተያዘውን ቦታ ማከል ይችላሉ)።

የውጭ ድርጅት የንግድ ደብዳቤ በኩባንያው ደብዳቤ ላይ (በኤሌክትሮኒካዊም ሆነ በወረቀት የተላከ ቢሆንም) መሆን አለበት። ከሌለ በቀላሉ የላኪውን ዝርዝር በሰነዱ "ራስጌ" ውስጥ ማመልከት ይችላሉ።

ጽሑፉን ማጠናቀር ከመጀመርዎ በፊት ስለ አወቃቀሩ ማሰብ፣ የአጻጻፍ ዋና ዋና ነጥቦችን እና ግቦችን መለየት ያስፈልግዎታል። ይህ የአጻጻፍ ሂደቱን በጣም ቀላል ያደርገዋል. ደብዳቤው በፊርማ ማለቅ ያለበት ሲሆን ይህም የላኪውን ስም ብቻ ሳይሆን ቦታውን እንዲሁም የሚወክለውን የድርጅቱን ስም ያመለክታል።

ቅናሹን ለደንበኛ ወይም አጋር ሲልኩ፣ በመጨረሻ፣ በእርግጠኝነት ለትብብር ምስጋናን መግለጽ እና ለቀጣይ የጋራ ስራ ተስፋ ማድረግ አለቦት።

በቢዝነስ የደብዳቤ ልውውጥ ላይ ከሚጠቀሙት ህጎች በተጨማሪ ምክሮችም አሉ። ለምሳሌ ለአንድ የተወሰነ ሰው የተላከ ማንኛውም ሰነድ ከሙሉ ስም ጋር "ውድ" በሚሉት ቃላት መጀመር አለበት, እናየመጀመሪያ ፊደሎች አይደሉም። በደብዳቤዎች ውስጥ ምህጻረ ቃላትን መጠቀም አያስፈልግም, ለምሳሌ "uv" ይፃፉ. ወይም የአድራሻውን ቦታ፣ የሚሠራበትን ቦታ ይቀንሱ።

የአለምአቀፍ የሰነድ ፍሰት በጣም ከባድ ነው ተብሎ ይታሰባል ፣ምክንያቱም እያንዳንዱ ሀገር የራሱ የሆነ የግንኙነት ባህሪ ስላለው እና ከውጭ አጋሮች ጋር የሚፃፃፍበት ቋንቋ ሁል ጊዜ ለደብዳቤው ፀሃፊ ግልፅ አይደለም ፣ስለዚህ እርስዎ የተርጓሚዎችን አገልግሎት መጠቀም አለባቸው. የእንደዚህ አይነት ልዩ ባለሙያተኞችን አገልግሎት ከመጠቀምዎ በፊት በእንግሊዘኛ የንግድ ሥራ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጽፍ እንደሚያውቅ ወይም ስለ ባናል ቀጥተኛ ትርጉም እየተነጋገርን ስለመሆኑ ግልጽ መሆን አለበት. የውጭ ሰነዶች ፍሰት በቋሚነት እንዲቆይ ከታቀደ፣ በላዩ ላይ የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ በቂ የውጭ ቋንቋ የሚናገር ሰራተኛ መቅጠር ይሻላል።

በአጠቃላይ፣ የተግባሩ ስኬት በብዙ መልኩ ሰነዱ እንዴት እንደተዘጋጀ እና እንዴት እንደተቀረፀ ይወሰናል። ስለዚህ በሚግባቡበት ጊዜ የንግድ ሥነ-ምግባርን አስፈላጊነት በጭራሽ አይመልከቱ።