የሂደት ሪፖርቶች ምሳሌዎች። ሪፖርት እንዴት እንደሚፃፍ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

በአመት ቢያንስ አንድ ጊዜ የበታቾቹ ስለተደረገው ነገር ሪፖርት እንዲያደርጉ የማይፈልግ መሪ የለም። እና ችግሩ በተለመደው የስራ ስምሪት, እንደዚህ አይነት ሰነድ ማዘጋጀት በጣም ከባድ ስራ መስሎ ይታያል. እና በሆነ ምክንያት ከባለስልጣናት ስለተከናወኑት ስራዎች ሪፖርቶች ምሳሌዎችን ለመጠየቅ እናፍራለን. ከያዝነው ቦታ ጋር እንደማይዛመድ ቢወስንስ?

ማነው የሚያስፈልገው

ይህ ጥያቄ የተጠየቀው ሪፖርት የማቅረብ ተግባር በተቀበለው ፈጻሚ ነው። ብዙውን ጊዜ የድርጅት ሰራተኞች በእንደዚህ ዓይነት መስፈርቶች ቅር ይላቸዋል። ግን ሁሉም ነገር ትርጉም አለው።

በመጀመሪያ ስለተከናወነው ስራ የሚቀርበው ሪፖርት በአፈፃፀሙ እራሱ ያስፈልገዋል። መደበኛ ያልሆነ ነገር ግን ለዚህ ሂደት ፍላጎት ያለው አመለካከት በብቃቶችዎ ውስጥ ማነቆዎችን እና ድክመቶችን እንዲያገኙ ያስችልዎታል። ስለዚህ, ለማዳበር የሚቻል (እና አስፈላጊ) አቅጣጫዎች ተወስነዋል. ደግሞም ሁላችንም ከስህተታችን እንማራለን።

በሁለተኛ ደረጃ መሪው ያስፈልገዋል። በተከናወነው ሥራ ላይ ያለው ዘገባ ጥራትን በተጨባጭ ለመገምገም እናተግባራትን የመፍታት ፍጥነት. ለዚህ ሰነድ ምስጋና ይግባውና ብዙ ጥያቄዎች ይጠፋሉ - ከጥንታዊው "ሁልጊዜ ምን ታደርጋለህ" ወደ ውስብስብ "ኮምፒውተርህን ይበልጥ ዘመናዊ ለማድረግ ለምን እለውጣለሁ". ምክንያቱም ሪፖርቱ በሰነዱ ላይ ለውጦችን ለማስቀመጥ ረጅም ጊዜ እንደሚወስድ ይጠቁማል. እና በአፈፃፀሙ ላይ የተመካ አይደለም - ጊዜ ያለፈባቸው የቢሮ እቃዎች በፍጥነት ሊሰሩ አይችሉም. በእውነቱ ለዚህ ይመስላል ሰራተኛው ሁል ጊዜ ሻይ የሚጠጣው - ቀዶ ጥገናው እስኪጠናቀቅ እየጠበቀ ነው።

እና ጥያቄው፡ "በወሩ ስለተከናወነው ስራ ሪፖርት መጻፍ ለምን አስፈለገኝ?" ራሱ ትክክል አይደለም። ምክንያቱም የስታቲስቲክስ መረጃ መከማቸት እና የውሂብ ጎታዎች መሙላት ትርጉም ያለው ለስትራቴጂስቶች እንጂ ለተግባራዊ ሰራተኞች አይደለም። ችግሩን ለመፍታት ዘዴዎችን ከመናገር ይልቅ መፍታት ለእነሱ ቀላል ነው።

ምን እንደሚፃፍ

የሂደት ሪፖርቶች ምሳሌዎች በጣም በዝርዝር መፃፍ እንደሚያስፈልግ ያሳያሉ። ምንም አይነት ትንሽ ነገር ወይም ትንሽ የእጅ ምልክት በተወሰኑ ተግባራት አፈጻጸም ውስጥ ቁልፍ አካል ሊሆን ይችላል. ግን ይህን መረዳት የሚመጣው ብዙ የተፃፉ ሪፖርቶችን ካጠና በኋላ ነው።

ሥራው መደበኛ ተፈጥሮ ከሆነ ለምሳሌ ሰነዶችን ማስታረቅ እና አለመጣጣሞችን መለየት, ከዚያም የሰንጠረዥ ቅርጽ ማዘጋጀት ጠቃሚ ነው. በዚህ ሁኔታ, እንደገና, በመጀመሪያ ጠረጴዛው በጣም ዝርዝር እና ብዙ ዓምዶችን መያዝ አለበት; ከጊዜ በኋላ የአንዳንድ አምዶች ፍላጎት ይጠፋል፣ እና የሪፖርቱ ቅርፅ መደበኛ (ተነባቢ - ምክንያታዊ) መልክ ይኖረዋል።

Bበበርካታ አጋጣሚዎች, በተሰራው ስራ ላይ ሪፖርት ሲያጠናቅቅ (ለምሳሌ መምህራን), የውስጣዊውን ጉዳይ በመደበኛነት መቅረብ አይቻልም. በእርግጥም, ከታቀደው የትምህርት እና ዘዴያዊ ጭነት እና አስፈላጊ ቁሳቁሶችን ከማጥናት በተጨማሪ, ትምህርት ቤቱ በትምህርታዊ እንቅስቃሴዎች ላይ ተሰማርቷል. ይህ ለሰነዱ ዝግጅት ልዩ አቀራረብን ይጠይቃል: ከበርካታ ተማሪዎች በስተጀርባ ያለውን መዘግየት ምክንያቶች መረዳት, በርዕሰ ጉዳያቸው ላይ ልጆችን የሚስቡበትን መንገድ መፈለግ ያስፈልጋል. እና በተመሳሳይ ጊዜ ስለተሳካላቸው (እና ተሰጥኦ ያላቸው) ትምህርት ቤት ልጆችን መርሳት የለብንም::

ግቦችን ሪፖርት አድርግ

ለትክክለኛው ስብስብ እና አነስተኛ ጊዜ ወጪዎች, ለምን ዓላማ እና ለምን በዓመቱ ውስጥ ስለተከናወነው ሥራ ሪፖርት እንደተጻፈ ለመወሰን ከመጀመሪያው ጀምሮ አስፈላጊ ነው. በጣም ታዋቂውን እንሰይመው፡

- በድርጅቱ ውስጥ የአንድ የተወሰነ ቦታ ትክክለኛ ጥቅም ማረጋገጫ;

- የሰራተኛ ብቃት ማረጋገጫ፤

- ውጤታማ ስራ ለአስተዳደር ማሳያ፤

- ለቀጣዩ የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ የገንዘብ ድጋፍ መቀበል፤

- ለመመሪያ (ሀሳብ) ልማት ስምምነትን ማግኘት፤

- የተመደበውን ሀብት እና ፋይናንስ የማውለጃ ምክንያት፣ ወዘተ።

የታወቀው አጻጻፍ - የችግሩ ትክክለኛ መግለጫ 50% መፍትሄ ይሰጣል - በዚህ ጉዳይ ላይም ይሠራል. ለምን ዘገባ እንደሚያስፈልግ በተረዳን መጠን ለመጻፍ ቀላል ይሆንልናል። እስከ እውነታው ድረስ "ለዕይታ" የሚለው ሰነድ ከእኛ ምንም ዓይነት የፈጠራ አቀራረብ አይፈልግም. እና ጊዜ የሚወስድ።

የሰነድ መዋቅር

ኩባንያው ከሌለየዳበረ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጽ፣ ከዚያ እርስዎ እራስዎ ማዳበር አለብዎት። የሰነዱን ዓላማ ማወቅ, ስለ መዋቅሩ ማሰብ አስፈላጊ ነው. የናሙና ሂደት ሪፖርቶች ግልጽ እና ቀላል ዝርዝር እንደሚያስፈልግ ይጠቁማሉ።

በመጀመሪያው የመረጃ አቀራረብ አላማ እና አመክንዮ መገለጽ አለበት። የአቀራረብ ቅደም ተከተል ያብራሩ እና ማውጫ ያዘጋጁ። ለሠንጠረዡ፣ ለምን እንደዚህ አይነት ቅጽ እንደተመረጠ አጭር ማብራሪያ መስጠት ያስፈልጋል።

በክፍል እና በንዑስ ክፍል ውስጥ አንድ ሰው የአቀራረብ አንድነትን መጣበቅ አለበት። ስለዚህ ሰነዱ የበለጠ ለመረዳት የሚቻል ይሆናል, በውጤቱም, በቀላሉ ለመረዳት ቀላል ነው. ለረዥም ጊዜ በሪፖርት ውስጥ, በስዕላዊ መግለጫዎች እና በግራፎች መልክ የተገለጹ ምሳሌዎች በጣም ተገቢ ናቸው, ይህም ግንዛቤን ያመቻቻል. እዚህ ግን “ወርቃማ አማካኝ” የሚለውን ህግ ማክበር አለቦት፡ ጠንከር ያለ ፅሁፍ እና ልዩ የእይታ ቁሶች በፍጥነት ይድከሙ።

ስታሊንግ

ለተራ ሰራተኛ ምናልባት ለመፃፍ በጣም አስቸጋሪው ነገር ቃላቶች እና ቃላት ናቸው። የቦምብ ዘገባ ተፈጥሮአዊ ያልሆነ ይመስላል እና ከአስተዳደር አሉታዊ ምላሽ ያስከትላል። በጣም ቀላል የቃላት አጻጻፍ (25 ሰነዶች xeroxed፣ ለምሳሌ) እንዲሁም አንባቢውን ያባርራል።

ነገር ግን አብነቶች መወገድ አለባቸው። ብቸኛው ልዩነት ማንም የማያነበው ሰነድ ነው. አንዳንድ ጊዜ እንደዚህ አይነት ችግሮች ያጋጥሙናል፣ ነገር ግን በዚህ ጽሁፍ ውስጥ ለትክክለኛ (ፕሮፎርማ ሳይሆን) ሪፖርቶች ፍላጎት አለን።

በማንኛውም ሁኔታ ስለ ስኬቶች ብቻ ማውራት የለብዎትም። እነሱን ለማጉላትበሥራ ሂደት ውስጥ ስላጋጠሙ ችግሮች መነጋገር አስፈላጊ ነው. ከሌሎች ነገሮች በተጨማሪ ውስብስብነት ትንተና ለአስፈፃሚዎች ሥራ ማመቻቸት ለማሰብ ምግብ ነው. የሂደት ሪፖርቶች ምሳሌዎች እንደሚያመለክቱት እንደ “አጥጋቢ ያልሆነ ሁኔታ” ፣ “አጋጠሙ ችግሮች” ፣ ወዘተ ያሉ ግልጽ ያልሆኑ ሀረጎችን መጠቀም የለብዎትም ። ሁሉንም ነገር በትክክለኛው ስም መጥራት ይሻላል ፣ “የተሰበረ ፎቶ ኮፒ” ፣ “የበይነመረብ ተደራሽነት እጥረት” ፣ ከተዛማጅ ክፍል የመረጃ እጥረት ወይም ያለጊዜው መቀበል። ይህ ሁሉ በኩባንያው ውስጥ ያለውን ወቅታዊ ሁኔታ በበቂ እና በተጨባጭ እንድንገመግም ያስችለናል።

የውጤቶች ግምገማ

እያንዳንዱ ውጤት በቁጥር መቀመጥ አለበት። እንዲህ ዓይነቱ ማጭበርበር የእድገቱን ተለዋዋጭነት ግንዛቤ ይሰጣል።

በተጨማሪም ውጤቱን ለመገምገም መስፈርቱን ማዘጋጀት ያስፈልጋል። ያለፈው የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ (ለምሳሌ የሩብ አመት ሪፖርት ከሆነ) ወይም በተቃራኒው የተቀመጡት ግቦች ስኬት መቶኛ የሚወሰነው የሰነዱ ደራሲ ነው።

በአጠቃላይ ቀጥተኛ ያልሆኑ ጠቋሚዎች ስለ ተግባራቱ አፈታት ሂደት ብዙ ሊነግሩ ይችላሉ። ለበለጠ ትንተና እዚህም ብዙ መረጃ አለ። የጉልበት ወጪዎችን ከመወሰን ጀምሮ ግቦችን የማዘጋጀት ትክክለኛነትን ለመረዳት።

ከችግር ወደ መፍትሄ

አብዛኞቹ ሪፖርቶች የተፃፉት በእድገት-በሂደት ላይ ነው። የችግር-መፍትሄ ግንኙነትን በግልፅ የሚያሳይ ሰነድ የበለጠ ጠቃሚ ነው። አንባቢው ምን ዓይነት ዘዴዎችን እና ዘዴዎችን ወዲያውኑ ይረዳል (አስፈላጊ ከሆነ)ፈጻሚው በጊዜው እና በጥራት መጠናቀቁን ተጠቅሞበታል።

የበለጠ ዝርዝር ሰንሰለት "አንድ የተወሰነ ችግር - መንስኤዎቹ - ግቦችን ማውጣት - መፍትሄ" ወዲያውኑ የዕለታዊ ዘገባን በሰንጠረዥ መልክ ማቅረብ እንደሚያስፈልግ ይጠቁማል። ከዚህም በላይ የግራፎቹ ስሞች ቀድሞውኑ ይታወቃሉ. በዚህ መንገድ የቀረበው መረጃ ለማንበብ እና ለመተንተን ቀላል ነው።

የቁጥር አመልካቾች አቀራረብ

ሪፖርቱ በዋነኛነት አሃዛዊ መረጃዎችን ባካተተበት ሁኔታ፣ የሰንጠረዡ ቅጹ ለመረዳት በጣም አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል። ቀጣይነት ያለው የቁጥሮች ፍሰት ከጥቂት ደቂቃዎች በኋላ አንባቢን ያደክማል። ሌላ ነገር - ባለቀለም ገበታዎች እና ግራፎች. ግልጽ፣ ሊረዱ የሚችሉ፣ ለማንበብ ቀላል ናቸው።

እያንዳንዱ ሥዕላዊ መግለጫ አስተያየት ሊሰጥበት ይገባል። በተጨማሪም, የተለያዩ ግራፎች እንዴት እርስ በርስ እንደሚገናኙ ማመልከት አስፈላጊ ነው; መንስኤ-እና-ውጤት ግንኙነቶችን ማብራራት የሪፖርቱን ትንተና የበለጠ ያመቻቻል።

የቁሳቁስ ሀብቶች በስራው ወቅት ጥቅም ላይ ከዋሉ ሁሉንም ብቻ መዘርዘር የለብዎትም። በምትኩ, የተገኙት ጥቅሞች መዘርዘር አለባቸው. ደረቅ ሀረግ፡- “የቢሮ እቃዎች ተገዙ” ከፃፉ ፍጹም የተለየ ይመስላል፡- “2 ስራዎች ተፈጥረዋል፣ ይህም የመምሪያውን ውጤት ለመጨመር አስችሎታል።”

ሰነድ እንዴት እንደሚወጣ

ምንም እንኳን አንድ አይነት የማጠናቀር አይነት ባይኖርም በተሰራው ስራ ላይ ዘገባ በ GOST መሰረት ሊዘጋጅ ይችላል ይህም ዋናውን ይገልፃል።ሳይንሳዊ መስፈርቶች. ለቅርጸት፣ ለቅርጸ-ቁምፊ አይነት እና መጠን፣ ወዘተ ያሉትን መስፈርቶች ይገልጻል።

የሰነዱን ተነባቢነት በተመለከተ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እነሆ፡

- በአንድ አንቀጽ ከ5 በላይ አረፍተ ነገሮች እንዲኖርዎት ይሞክሩ፤

- ቁልፍ አመልካቾች በቅርጸ-ቁምፊ ወይም በቀለም ሊደመቁ ይችላሉ፤

- ሠንጠረዡ ወይም ግራፉ ሙሉውን ገጽ እንዳይወስድ ጽሑፉን ይሰብሩ; በእነሱ ላይ ለአስተያየቶች ቦታ መተውዎን እርግጠኛ ይሁኑ፤

- የሪፖርቱን ግልጽ እና አጭር ማጠቃለያ ይፃፉ።

እነዚህ ምክሮች ለሪፖርትዎ ያለውን ግንዛቤ ለማቃለል ይረዳሉ፣ ይህ ማለት ግን መጀመሪያ ላይ አንባቢን ለሰነዱ ፀሃፊ ታማኝ አቋም እንዲይዝ ያዘጋጃሉ። አንተ አለቃ እንደሆንክ አድርገህ አስብ. እና ሪፖርቱን ለማንበብ ጠቃሚ እና አስደሳች በሆነ መንገድ ያድርጉት።