የፕሮጀክት አስተዳደር - ምንድን ነው? ጥቅሞች እና ጉዳቶች

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2024-01-17 18:38

የፕሮጀክት አስተዳደር በሩሲያ ውስጥ የዘመናዊው አስተዳደር ስርዓት ዋና አካል ነው። ብዙ የሀገር ውስጥ እና የውጭ ኩባንያዎች የምርት እና አገልግሎቶችን ጥራት ለማሻሻል, ወጪዎችን ለመቀነስ, ትርፍ ለመጨመር የፕሮጀክት አስተዳደርን ይጠቀማሉ. የፕሮጀክት አስተዳደር ምንድነው እና ዋና ጥቅሞቹ ምንድናቸው?

ፕሮጀክት ምንድን ነው?

የ"ፕሮጀክት" ጽንሰ-ሀሳብ ፍጹም በተለያየ መንገድ ሊተረጎም ይችላል። የመጀመሪያው አማራጭ የፕሮጀክቱን ትርጉም እንደ ሰነዶች ስብስብ ያካትታል, በዚህ መሠረት የህንፃ ወይም መዋቅር ግንባታ ይቻላል. ይህ መጣጥፍ ስለ "ፕሮጀክት" ሁለተኛ ትርጉም ያብራራል።

የፕሮጀክት ብዙ ትርጓሜዎች አሉ ምንም እንኳን ሁሉም በአንድ ነገር ላይ ቢስማሙም ፕሮጀክት በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የተወሰነ የቁሳቁስ ተግባር መተግበርን የሚያካትት ሀሳብ ነው። በተመሳሳይ ጊዜ የፕሮጀክቱ ዋና ባህሪያት ይባላሉ፡

• ልዩነት (ፕሮጀክት ማለት ለመጀመሪያ ጊዜ የተፈጠረ ነገር ነው።)
• የጊዜ ገደብ (ፕሮጄክቱ ሁል ጊዜ ለተግባራዊነቱ የመጨረሻ ጊዜዎች አሉት)።
• ዓላማ ያለው (ፕሮጀክቱ ሁል ጊዜ የሚከናወኑት የተወሰኑ ችግሮችን ለመፍታት ነው ፣ እንደ አንድ ደንብ ፣ በቁጥር አሃዶች ውስጥ ተገልጿልመለኪያዎች)።

ሦስቱም ሁኔታዎች ከተሟሉ የእንቅስቃሴዎች ስብስብ ፕሮጀክት ሊባል ይችላል።

ፕሮግራሞች እና ፖርትፎሊዮዎች

ፕሮጀክቶች ብዙ ጊዜ ወደ ፕሮግራሞች እና ፖርትፎሊዮዎች ይመደባሉ። በተመሳሳይ ጊዜ መርሃ ግብሮች በአንድ ዓላማ የተዋሃዱ የፕሮጀክቶች ስብስብ ናቸው. ለምሳሌ የህብረተሰቡን የትምህርት ጥራት ለማሻሻል መርሃ ግብሩ የመምህራንን ደሞዝ በ20% ለመጨመር፣ የ15 አዳዲስ ትምህርት ቤቶች ግንባታ፣ 26 አዳዲስ የመማሪያ መጽሀፍትን በመሰረታዊ ትምህርቶች መልቀቅን ሊያካትት ይችላል።

የፕሮጀክት ፖርትፎሊዮ አላማቸው ምንም ይሁን ምን ከአንድ ምንጭ የሚደገፉ ፕሮጀክቶችን ያሰባስባል። ለምሳሌ የኩባንያ N የፕሮጀክቶች ፖርትፎሊዮ ፕሮጀክቶች የበጎ አድራጎት ፕሮጀክቶችን, አዲስ የኮርፖሬት ጽሕፈት ቤትን መገንባት, የዳይሬክተሩን አመታዊ ክብረ በዓል እና ዓመታዊ ገቢ በ 10% መጨመርን ሊያካትት ይችላል.

በፖርትፎሊዮዎች እና ፕሮግራሞች ውስጥ ያሉ ፕሮጀክቶች እንዲሁም ከላይ የተገለጹት ሶስት ዋና ባህሪያት ሊኖራቸው ይገባል።

የፕሮጀክት አስተዳደር መሰረታዊ መርሆች

የአስተዳደር ሂደቱን ለማሳለጥ የተነደፉ ቴክኖሎጂዎች ተለዋዋጭ በሆነ መልኩ እያደገ ካለው ገበያ አንፃር የፕሮጀክት አስተዳደርን ሙሉ ለሙሉ የሚገልጹ ልዩ ዘዴዎችን ለመሰየም አስቸጋሪ ነው።

የፕሮጀክት አስተዳደር ብዙ አቀራረቦችን እና መሳሪያዎችን ያካተተ ሲሆን በሚከተሉት መሰረታዊ መርሆች ላይ የተመሰረተ ነው፡

• ውጤት-ተኮር። ይህ መርህ የሚወሰነው "ፕሮጀክት" በሚለው ቃል ትርጉም ነው. የፕሮጀክት አስተዳደር የጥራት አስተዳደር ብቻ ሳይሆን ዓላማ ያለው እርስ በርስ የተያያዙ ድርጊቶች ስብስብ ነው።
• የ"ንድፍ ትሪያንግል" መርህ። በየፕሮጀክት አስተዳደር በመካከላቸው ባሉት ጥገኞች መመራት አለበት፡ በጊዜ፣ በጀት፣ በፕሮጀክት ጥራት። የአንዱ ምክንያቶች ለውጥ ወደሌሎች ለውጥ ያመራል፣ ይህም ልክ እንደ አንድ ሶስት ማዕዘን ጎን ያደርጋቸዋል።



• የፕሮጀክቱን የሕይወት ዑደት በማስላት ላይ። የፕሮጀክት የህይወት ኡደት የሚጀምረው የፕሮጀክት መፈጠር ሀሳብ ሲፈጠር እና በፕሮጀክቱ ውስጥ በተጠቀሰው ጊዜ ማብቂያ ላይ ነው. የፕሮጀክት የሕይወት ዑደት፣ እንደ ደንቡ፣ በፕሮጀክቱ ምክንያት የተፈጠረው የምርት የሕይወት ዑደት በሚጀምርበት ቅጽበት ያበቃል።
• የአስተዳደር ሂደት አቀራረብ። ይህ መርህ የፕሮጀክቱን ሂደት እርስ በርስ የተያያዙ እና በከፊል የተጠናቀቁ ምርቶችን ወይም አስፈላጊ ሰነዶችን በመካከለኛ ውጤት የሚያጠናቅቁ ሂደቶችን መገምገምን ያካትታል. ይህ አካሄድ ፕሮጀክቱን ያለ "ዓይነ ስውራን ዞን" እንዲቆጣጠሩ ያስችልዎታል።

የፕሮጀክት ተሳታፊዎችን የማበረታቻ ዘዴዎች

የፕሮጀክት ተሳታፊዎችን ማበረታታት ብዙውን ጊዜ የፕሮጀክት አስተዳደር የተወሰኑ ተግባራትን ለማከናወን ሲመረጥ ልዩ ትኩረት ይሰጣል። የፕሮጀክት አስተዳደር አብዛኛውን ጊዜ የሚዳሰሱ እና የማይዳሰሱ የማበረታቻ ዘዴዎችን ያካትታል።

ቁሳዊ ማበረታቻዎች ጉርሻዎች፣ ቅጣቶች፣ መካከለኛ ተግባራትን ቀድሞ ለማጠናቀቅ ተጨማሪ ክፍያዎችን ያካትታሉ።

የማይዳሰሱ የማበረታቻ ዘዴዎች የምስክር ወረቀቶች እና የዲሲፕሊን ስጦታዎች በእረፍት ጊዜ እንዲሁም በፕሮጀክት ተሳታፊዎች መካከል ውድድር እንደ የውድድር ውድድር ማሰማራት ያካትታሉ።

የፕሮጀክት አስተዳደር ዋና ደረጃዎች

የፕሮጀክት አስተዳደር በፕሮጀክት የሕይወት ዑደት እና በአስተዳደር ውስብስብነት ደረጃዎች ውስጥ ይከሰታል። በደረጃዎች እና ደረጃዎች መካከል ያለው ግንኙነት ከዚህ በታች ባለው ሠንጠረዥ ውስጥ ይታያል።

ደረጃዎች፡	ወጪ አስተዳደር	የፍትህ አስተዳደር	የይዘት አስተዳደር	የአደጋ አስተዳደር
ደረጃዎች፡	1	2	3	4
ጅማሬ	የቅድመ ፈንድ ግምት	የፕሮጀክት የጊዜ መስመር የመጀመሪያ ግምት	የቁልፍ ተግባራት ፍቺ	ሊሆኑ የሚችሉ አሉታዊ ሁኔታዎች ቀዳሚ ትንተና
እቅድ	የበጀቱን ስሌት እና የገንዘብ ምንጮችን ይፈልጉ	የፕሮጀክት መርሐግብር ስሌት	የፕሮጀክት ኢላማዎች ስሌት	የአደጋ ማስተካከያ ስሌት
አተገባበር	የፕሮጀክቱ የደረጃ በደረጃ ፋይናንስ	የጊዜ ሰሌዳውን አፈፃፀም መከታተል	የመካከለኛ አመልካቾችን ስኬት መከታተል	በቁልፍ ነጂዎች ላይ ለውጦችን መከታተል
በመዘጋት	ትርፍ/ኪሳራ ይገምቱ	የእግር/የሊድ ነጥብ	የፕሮጀክት አላማዎች ማጠናቀቂያ/ውድቀት ግምገማ	ትንተናስህተቶች ተደርገዋል

በመሆኑም የፕሮጀክት አስተዳደር ዘርፎች ፋይናንሺያል፣ሰራተኞች፣የድርጅቱ መዋቅራዊ አካባቢዎችን ያካትታሉ።

የፕሮጀክት አስተዳደር ወሰን

የፕሮጀክት አስተዳደር መዋቅር ሁሉንም የድርጅቱን ስራዎች በጊዜ እና በዒላማዎች ውስን በሆኑ ፕሮጀክቶች መከፋፈልን ያካትታል። በተመሳሳይ ጊዜ የእያንዳንዱ ፕሮጀክት ቡድን እና የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ቡድን ተቋቁመው ስለፕሮጀክታቸው ሂደት ለአስተዳዳሪው ሪፖርት ያደርጋሉ።

በዚህም ረገድ የፕሮጀክት አስተዳደር እንደ ደንቡ በተለያዩ ኢንዱስትሪዎች እና መጠኖች ውስጥ ባሉ ድርጅቶች ውስጥ በአንድ ጊዜ የተፈጸሙ ትዕዛዞችን በስፋት ጥቅም ላይ ይውላል። ነገር ግን፣ በትንንሽ ንግዶች ውስጥ፣ ምርትን የማዘመን ልዩ ችግሮችን ለመፍታት ወይም ለምሳሌ አዲስ ምርትን ለማስተዋወቅ የፕሮጀክት አስተዳደርን ይጠቀማል።

የፕሮጀክት አስተዳደር በኮንስትራክሽን ኢንደስትሪ

በኮንስትራክሽን ኢንዱስትሪ ውስጥ የፕሮጀክት አስተዳደር ዘዴን መጠቀም በተለይ ጠቃሚ ነው። የደንበኞችን ወይም የኮንትራክተሩን ተግባራት በሚያከናውኑ ኩባንያዎች ውስጥ የፕሮጀክት አስተዳደር የተፈጥሮ የሥራ ክፍፍልን በፕሮጀክቶች (በምርት መርህ መሠረት ማለትም የእያንዳንዱ ሕንፃ ግንባታ የተለየ ፕሮጀክት ነው) እና የከፍተኛ አስተዳደር መዋቅር በተግባር ይጠቀማል. ከባድ ዳግም ማዋቀር አያስፈልገውም።

የፕሮጀክት ድርጅት አስተዳደርም ብዙውን ጊዜ በፕሮጀክት መርህ መሰረት ይከናወናል ፣ቀድሞ የተቋቋሙ ቡድኖችን በተሳካ ሁኔታ በመጠቀም ይከናወናል ።ዲዛይነሮች እንደ የፕሮጀክት ቡድን።

የፕሮጀክት አስተዳደር በግዛት መዋቅሮች

በመንግስት ውስጥ የፕሮጀክት አስተዳደር የዘመናችን ትክክለኛ አዲስ አዝማሚያ ነው። ከሶቪየት ዘመን ጀምሮ እየተሻሻለ የመጣው የፕሮግራም-ዒላማ የአስተዳደር ዘዴ አሁን በመላ አገሪቱ የፕሮጀክት አስተዳደር መልክ ወስዷል. አሁን ለስቴቱ ስልታዊ አስፈላጊ ተግባራትን ለመፍታት ፕሮግራሞች ዒላማ አመልካቾችን እና የአፈፃፀም ቀነ-ገደቦችን ያካተቱ የግለሰብ ፕሮጀክቶችን ያካተቱ ናቸው. ነገር ግን፣ እንደዚህ አይነት ፕሮግራሞችን የማስተዳደር ዘዴው አሁንም ከትክክለኛው የራቀ ነው እና ዘመናዊነትን እና ማዘመንን ይጠይቃል።

በቤልጎሮድ ክልል የፕሮጀክት አስተዳደርን የማስፈጸም ልምድ

በፕሮጀክት ላይ የተመሰረተ የህዝብ አስተዳደር እራሱን በመላው አለም አረጋግጧል። በሩሲያ ይህን ቴክኖሎጂ በቤልጎሮድ ክልል ውስጥ የመተግበር ልምድ አለ።

ይህ መጠነ ሰፊ ሙከራ በቤልጎሮድ ክልል ውስጥ ያሉትን ሁሉንም የሲቪል ሰርቪስ ዘርፎች ነካ። ከዋና ዋና ነገሮች መካከል የፕሮጀክት አስተዳደር ስልጠና፣ ድርጅታዊ እና ዘዴያዊ ድጋፍ፣ በቦታው ላይ የሚደረግ ቁጥጥር፣ ተነሳሽነት፣ የሰራተኞች ብቃት ግምገማ፣ የፕሮጀክት ግምገማ የባለሙያ ኮሚሽኖች ይገኙበታል።

የቤልጎሮድ ክልል የፕሮጀክት አስተዳደር አሁን የፕሮጀክት አስተዳደር ኮሌጅ አካላትን ያካትታል፡

• የኢንተርፓርትሜንታል ኮሚሽን የፕሮጀክት እንቅስቃሴዎችን ማስተዳደር።
• የፕሮጀክቶችን መክፈቻ/መዘጋት የሚወስኑ የዘርፍ ኤክስፐርት ኮሚሽኖች።
• ከዘዴው ጋር መጣጣምን የሚቆጣጠረው የክልል ፕሮጀክት ጽ/ቤትየፕሮጀክት አስተዳደር።

የአንድ ማቆሚያ ሱቅ

ወደ የፕሮጀክት አስተዳደር ሽግግር ማዕቀፍ ውስጥ ነበር የቤልጎሮድ ክልል በ 2010 የኢንቨስትመንት ፕሮጀክቶችን በ "አንድ መስኮት" ስርዓት ወደ ማስተባበር የቀየረው, አሁን በሞስኮ ውስጥ ታዋቂ ነው. የዚህ መስኮት ሚና የሚካሄደው በአንድ አዲስ የተዋወቁት አገልግሎቶች - የክልል ፕሮጀክት ጽ / ቤት ነው. አሁን፣ ልክ አንድ ወር ለፕሮጄክት ፅህፈት ቤቱ ካመለከተ በኋላ፣ የንግዱ ህጋዊ አካል የማረጋገጫ ሰነድ ይቀበላል።

በራስ ሰር የመረጃ ስርዓት "የፕሮጀክት አስተዳደር"

በቤልጎሮድ ክልል የፕሮጀክት አስተዳደር መረጃ እና ቴክኒካል ድጋፍ የሚከናወነው በአውቶሜትድ የመረጃ ሥርዓት (ኤአይኤስ) "ፕሮጀክት አስተዳደር" በኩል ነው። ይህ ለፕሮጀክቶች፣ ፖርትፎሊዮዎች እና ፕሮግራሞች የሚከተሉትን ተግባራት የሚያከናውን ሶፍትዌር የሌለበት የድር መተግበሪያ ነው፡

• መመዝገቢያውን (ዳታቤዝ) በመጠበቅ ላይ።
• መርሐግብር ማስያዝ።
• በጀት።
• በክልል እና በማዘጋጃ ቤት ደረጃ ትግበራን መከታተል።
• የቡድኑ የስልጣን እና ሀላፊነቶች ስርጭት።
• ይዘትን ይቀይሩ።
• ስለ መጪ እና መጪ የፕሮጀክቶች ክስተቶች የማንቂያ ስርዓት።
• የሰነድ ፍሰት።
• በራስ-ሰር የትንታኔ ዘገባ።
• ከቤልጎሮድ ክልል ኤሌክትሮኒክስ መንግስት ጋር ውህደት።

የፕሮጀክት አስተዳደር ጥቅሞች እና ጉዳቶች

በቤልጎሮድ ክልል የፕሮጀክት አስተዳደርን በመተግበር ላይ የተገለጸው ልምድ ስኬታማ ሆኖ ተገኝቷል። የእነዚህ ለውጦች ተጽእኖ በዋነኝነት የተገለፀው በየጠቅላላ ክልላዊ ምርት ዕድገት በ 0.1% (ከ 3 ቢሊዮን ሩብሎች በላይ), በፕሮጀክት ማፅደቂያ ጊዜ ላይ የሚፈጀውን ጊዜ መቀነስ (ለእያንዳንዱ ፕሮጀክት 2 ወራት) እና የኢንቨስትመንት እድገት መጠን መጨመር ክልሉ በ23 በመቶ ይሁን እንጂ በጣም አስፈላጊው ውጤት በንቃት ተንትነው ችግሩን ለመፍታት በሚሞክሩ ሰራተኞች መካከል የፕሮጀክት አስተሳሰብ መፈጠር ነው, አንዳንዴም መደበኛ ያልሆኑ እና አዳዲስ ዘዴዎችን ይጠቀማሉ.

የአመራር መዋቅር ማበረታቻና መልሶ ማዋቀር ለሲቪል ሰርቪሱ ብቻ ሳይሆን ለንግድ ስራም አወንታዊ ውጤት እንዲያስገኝ በማድረግ ምቹ የኢንቨስትመንት ሁኔታን በመፍጠር የስራ ፈጠራ ማነቆዎችን አስወግዷል።

የክልሉ ህዝብ አስፈላጊ ስትራቴጂካዊ ፕሮጀክቶችን በመምረጥ እና በመቆጣጠር ረገድ ንቁ ተሳትፎ አድርጓል። ለሰዎች የፕሮጀክት አስተዳደር ከፍተኛ ጥራት ያላቸውን አገልግሎቶች እና ከፍተኛ ተንቀሳቃሽነት የመደሰት እድል ነው።

ነገር ግን ሁሉም የፕሮጀክት አስተዳደር መዋቅር ጥቅሞች ቢኖሩም የዚህ አካሄድ ጉዳቶችም አሉ።

በመጀመሪያ የሽግግር ወቅት። የፕሮጀክት ቡድኑ ተባብሮ ለመስራት እና ተግባራቸውን በደንብ የተቀናጀ አሰራር ለማድረግ የተወሰነ ጊዜ ይወስዳል።

በሁለተኛ ደረጃ በድርጅት ውስጥ የፕሮጀክት አስተዳደርን ሲተገበር ጥሩ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ፍለጋ ሊዘገይ ይችላል። በጣም ከፍተኛ መስፈርቶች በአንድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ የግል እና ሙያዊ ባህሪያት ላይ ተጥለዋል፡ አጠቃላይ መመዘኛዎች፣ በፕሮጀክቱ ውስጥ ሙሉ ለሙሉ መግባት፣ የፕሮጀክት አስተዳደር አስፈላጊ የሆኑ ዝርዝሮች።

ሦስተኛው የፕሮጀክት አስተዳደር ጉዳት እንደ አስፈላጊነቱ ሊቆጠር ይችላል።በፕሮጀክቶች መካከል የኩባንያውን ሀብቶች መከፋፈል. በ"ድሃ" ድርጅቶች ውስጥ፣ ይህ በፍፁም የሚቻል ላይሆን ይችላል። የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ለገንዘብ እና ለሰራተኞች "መዋጋት" አለባቸው፣ ይህ ደግሞ የፕሮጀክቱን የህይወት ኡደት ሁሉንም ደረጃዎች ሙሉ በሙሉ በሚቆጣጠርበት ሁኔታ ተቀባይነት የለውም።

በድርጅት ውስጥ ካሉት የፕሮጀክት አስተዳደር መንገዶች አንዱና ዋነኛው ኪሳራ የፕሮጀክት ቡድን አባላት እና የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ ፕሮጀክቱ ከተጠናቀቀ በኋላ መቅጠር ነው። እንደምታውቁት የቡድኑ የሥራ ጫና በጣም አስፈላጊው የተሳካ ንግድ ህግ ነው, እና በፕሮጀክት ስራ ላይ, "በአየር ላይ የተንጠለጠሉ" ልዩ ባለሙያዎች ቡድኖች በየጊዜው ይታያሉ, ይህም በአንድ ጊዜ የማያቋርጥ የሥራ ጫና ያጣሉ.

ከላይ ያለውን በማጠቃለል የፕሮጀክት አስተዳደር የዘመናዊው የንግድ ቦታ ዋና አካል ነው ብለን መደምደም እንችላለን መሰረታዊ መሰረቱን ማጥናት በክልልም ሆነ በነጠላ ንግድ ውስጥ ብቁ የአስተዳደር ውሳኔዎችን ለማድረግ በቀላሉ አስፈላጊ ነው።