የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች በሂሳብ አያያዝ ሁኔታዎች እና የማከማቻ ጊዜ

2024 ደራሲ ደራሲ: Howard Calhoun | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 10:17

እንደ ልምምድ እንደሚያሳየው በየትኛውም ዘመናዊ የሀገር ውስጥ ኢንተርፕራይዝ ውስጥ ከፍተኛ መጠን ያለው ሰነድ የሚመነጨው በሂሳብ አያያዝ ነው። በእርግጥ ይህ ለመረዳት የሚቻል ነው-በገንዘብ የሚሰሩት በዚህ ክፍል ውስጥ ነው, እና እያንዳንዱ እንደዚህ አይነት አሰራር በወረቀት ላይ በይፋ መስተካከል አለበት. በተጨማሪም በድርጅቱ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ለማከማቸት የሚለው ቃል በህጋዊ መንገድ የተመሰረተ ነው, ይህም ማለት "የወረቀት ወረቀቶችን" ለማስወገድ ልክ እንደዚያ አይሰራም, ቢያንስ ለብዙ አመታት ማከማቸት እና ከዚያ በኋላ ብቻ ነው. አጠፋቸው። በነገራችን ላይ የቆሻሻ መጣያ ወረቀቶችን የማስወገድ ሂደትም ቀላል አይደለም, በርካታ የተወሰኑ ባህሪያት አሉት. ስለ እነዚህ ሁሉ - ተጨማሪ።

ሰነዶች፣ ሰነዶች…

በተመረቱ ሰነዶች መጠን ላይ ስታቲስቲክስን ከሰጡ በሁሉም ዘመናዊ የሀገር ውስጥ ኢንተርፕራይዞች ውስጥ የሂሳብ አያያዝ ከ 80-90% የወረቀት ሰነዶች ምንጭ ነው ። እነሱ ማቆየት ብቻ አያስፈልጋቸውም። ገደቦች ለዋና የሂሳብ ሰነዶች ትክክለኛው አነስተኛ የማከማቻ ጊዜ ምን እንደሆነ ብቻ አይወስኑም (ብዙውን ጊዜ ይለያያልከአምስት አመት እስከ አስር አመት), ነገር ግን እነዚህ ነገሮች መሆን ያለባቸው ሁኔታዎች. በተመሳሳይ ጊዜ፣ ለጊዜያዊ ማከማቻ እና ለቋሚነት ወደ ሰነዶች ክፍፍል እንዳለ መታወስ አለበት።

ነገር ግን፣ እንደ ልምምድ እንደሚያሳየው፣ የእያንዳንዱ ኩባንያ አስተዳዳሪዎች የአንደኛ ደረጃ ሰነዶችን የማከማቻ ውሎችን ውስብስብነት ለመረዳት ፍላጎት የላቸውም። እራስዎን ከራስ ምታት ለማዳን, የልዩ ማህደር ኩባንያዎችን አገልግሎት መጠቀም ይችላሉ. በእንደዚህ ዓይነት ኩባንያ ውስጥ ምን ዓይነት ሰነዶችን ለማከማቸት ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያስፈልጋቸው, በምን አይነት ሁኔታዎች, በምን አይነት ደንቦች በትክክል ያውቃሉ. በተጨማሪም, እንዲህ ዓይነቱ ድርጅት የጊዜ ገደብ ሲያበቃ ለማከማቻ የተሰጡ ሰነዶችን ለማጥፋት ቴክኒካዊ አቅም አለው. በጣም ምቹ ነው, ግን ዋጋ ያስከፍላል. ገንዘብ ለመቆጠብ ከፈለጉ ለማህደሩ ልዩ ክፍል መመደብ እና በድርጅቱ ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን ለማከማቸት ህጋዊ ጊዜ ምን እንደሆነ መረዳት አለብዎት።

የሚፈልጉት - አልፈልግም

በነገራችን ላይ ችግሩ ከባዶ አይነሳም። አሁን ያሉት ህጎች የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን የማከማቻ ውሎችን ያዘጋጃሉ, እና በማንኛውም ድርጅት ውስጥ መከበር አለባቸው. በህጉ መሰረት ማንኛውም የሚሰራ ህጋዊ አካል ሰነዶችን የመጠበቅ ግዴታ እንዳለበት በአደራ ተሰጥቶታል. ይህ ማለት የእንቅስቃሴው ቅርፅ ምንም ችግር የለውም - እሱ ብቻውን የንግድ ሥራ የሚሠራ የግል ሥራ ፈጣሪ ፣ ወይም ትልቅ አሳሳቢ ጉዳይ ቢሆንም አሁንም የሂሳብ መግለጫዎችን እና ሌሎች ሰነዶችን ማከማቸት ላይ መገኘት አለብዎት። ህጉን ማጥናት አስፈላጊ ነውከኮንትራክተሩ ጋር ግጭት በሚፈጠርበት ጊዜ ወይም በሚቆጣጠረው ባለስልጣን በሚረጋገጥበት ጊዜ ለኤሌክትሮኒካዊ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ፣ ወረቀት ለማከማቸት የተቋቋሙ ጊዜያት ፣ በማይመች ሁኔታ ውስጥ አይሆኑም ። በተጨማሪም, በህግ የተደነገገው የጊዜ ክፍተቶችን አለማክበር በፍተሻው ወቅት ከፍተኛ ቅጣት ያስነሳል. አሁን ያለው ህግ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን አነስተኛውን የማከማቻ ጊዜ የሚቆጣጠሩ ደንቦችን ይዟል. ንግድ ደህንነቱ የተጠበቀ መሆኑ አስፈላጊ ነው፣ እና በአገራችን የንግድ ስራ መስራት በህጋዊነት እና የተደነገጉ ህጎችን በማክበር ይለያል።

በጥቅምት 2004 የፀደቀው 125ኛው የፌደራል ህግ ስለ ኤሌክትሮኒክ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች፣ የወረቀት ሰነዶች የማከማቻ ጊዜ ይናገራል። በስሙ ላይ በመመስረት, ለማህደሮች እና ለንግድ ስራ ትክክለኛ ምግባር የተሰጠ ነው. በሂሳብ ክፍል የተዘጋጁ ኦፊሴላዊ ወረቀቶችን የማከማቸት ባህሪያት በዚህ ኦፊሴላዊ ሰነድ ውስጥ ነው. እዚህ ሁለቱንም ባህሪያት በጊዜያዊ እና በቋሚ ማከማቻ ሰነዶች መካከል ያለውን ልዩነት እንዲሁም ለአንድ የተወሰነ የወረቀት አይነት የተወሰኑ ቃላትን ለመለየት የሚያስችሉዎትን ባህሪያት ማግኘት ይችላሉ።

ለማን ነው የሚመለከተው?

ለመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች አነስተኛውን የማከማቻ ጊዜ የማሟላት ግዴታዎች ለሚከተሉት ተሰጥተዋል፡

• የአካባቢ መንግስታት፤
• የመንግስት ኤጀንሲዎች፤
• ስራ ፈጣሪዎች፤
• ድርጅቶች፤
• የሚነግዱ ሰዎች።

ህጉ ከሰራተኞች ጋር የተያያዙትን ጨምሮ ከማህደር ሰነዶች ጋር በተገናኘ መከበር አለበት። ሙሉበህግ ወረቀቶች ውስጥ የተጠቀሰው ጊዜ ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ መሆን አለበት. ከፌዴራል ሕጎች በተጨማሪ የአንደኛ ደረጃ ሰነዶች እና የሂሳብ መዝገቦች የማከማቻ ውል ልዩ ሁኔታዎች በአጠቃላይ የአገሪቱ ግዛት እና በእያንዳንዱ ግለሰብ ክልል ውስጥ በሚተገበሩ የቁጥጥር ሰነዶች ላይ ተጽዕኖ ያሳድራሉ. ይሁን እንጂ በጣም አስፈላጊው ሰነድ ከላይ የተጠቀሰው 125 ኛው ህግ ነው, ይህም የሂሳብ ወረቀቶች የማከማቻ ጊዜ የሚቆይበትን ጊዜ የሚቆጣጠሩ ሙሉ ሰነዶች ዝርዝር ያቀርባል.

የህግ ቁጥር 129

በ1996 የፌደራል ህግ በሂሳብ አያያዝ ገፅታዎች ላይ ወጥቷል። የሂሳብ አያያዝ ሰነዶችን በወረቀት ላይ ማመንጨት እንደሚቻል, እንዲሁም የተለያዩ የማሽን መሳሪያዎችን መጠቀም እንደሚቻል ይገልጻል. በተመሳሳይ ጊዜ ኩባንያው የሰነዶቹን ቅጂዎች በወረቀት ላይ በራሱ ማድረግ አለበት, በዚህም ሁሉም በኦፕራሲዮኑ ውስጥ ያሉ ተሳታፊዎች ስለእነሱ መረጃ ማግኘት እንዲችሉ. የቁጥጥር ባለስልጣኑ ሰነዶቹን ለማግኘት ከጠየቀ የኩባንያው ተወካዮች እንዲያቀርቡ ይጠበቅባቸዋል. ሁለቱም አቃብያነ ህጎች እና የፍርድ ቤት ተወካዮች ይህንን የማድረግ መብት አላቸው።

መፍጠር፣ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶች የማከማቻ ጊዜን በማክበር ማከማቻ፣ ሲጠየቅ አቅርቦት በቁጥጥር ህግ የተቀመጡትን ቅጾች ማክበር አለበት። ሰነዶች በወረቀት ፎርም ለጠያቂው መላክ አለባቸው። ይህ በስራው ውስጥ በሚጠቀሙት ማሽኖች ችሎታዎች ከተፈቀደ, ሁሉም ተሳታፊዎች ከተስማሙ, ሪፖርቱ በኤሌክትሮኒክ መልክ ሊላክ ይችላል. በሚመለከታቸው ህጎችም ተፈቅዷልአገሮች።

በደንቦቹን ያክብሩ

129ኛው የፌደራል ህግ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን የማጠራቀሚያ ውሎችን የማክበር ግዴታን ይጠቅሳል። በተለይም አንቀጽ 17 ማንኛውም ህጋዊ አካል መዝገብ እና ሪፖርቶችን ጨምሮ እንደዚህ ያሉ ሰነዶችን ያለምንም ችግር መያዝ እንዳለበት ይጠቅሳል. የጊዜ ክፍተት የሚቆይበት ጊዜ በስቴት ደረጃ ማህደርን በሚቆጣጠሩ ደንቦች ይመሰረታል. የዚህ ጊዜ ቆይታ ከ5 ዓመት በታች መሆን አይችልም።

የሂሳብ ፖሊሲን እና አንዳንድ ሌሎች ምድቦችን (መረጃን በሚያስኬዱ ማሽኖች ላይ ጥቅም ላይ የዋሉ ፕሮግራሞች ፣ የሂሳብ ሠንጠረዥ) ለሚቆጣጠሩ ሰነዶች የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች ማከማቻ ልዩ ጊዜ ተቋቁሟል። በእርግጥ, እዚህ ያለው የቆይታ ጊዜ አምስት ዓመት ነው (በአንዳንድ ሁኔታዎች ይህ ጊዜ ረዘም ያለ ጊዜ ሊቀመጥ ይችላል), ነገር ግን ይህ ሰነድ በድርጅቱ ውስጥ ለመጨረሻ ጊዜ ጥቅም ላይ ከዋለበት ጊዜ ጀምሮ መቁጠር ይጀምራል. የህጋዊ አካል ኃላፊ በጊዜ ክፍተቶች በማክበር ሁሉንም አስፈላጊ ሰነዶችን በህግ የማከማቸት ሃላፊነት ያለው ሰው ነው. ይህ ማለት ማንኛውም የተማረ እና ኃላፊነት የሚሰማው አለቃ በድርጅቱ ውስጥ ያለውን ሁኔታ በእሱ ቁጥጥር ስር ለማድረግ ከፈለገ በሂሳብ ክፍል ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን የማከማቻ ጊዜ ማወቅ አለበት.

እንደ ልምምድ እንደሚያሳየው ብዙ ድርጅቶች በመደበኛነት ኦፊሴላዊ ሰነዶችን ዝርዝር ያካሂዳሉ ፣ እና የአካባቢ ህጎች ሰነዶችን ለማከማቸት ኃላፊነት ያላቸውን ሰዎች ያቋቁማሉ ፣ የፍተሻ ባለስልጣናት ተገዢነትን ሲቆጣጠሩ በእውነቱ ከእነሱ ጋር ይገናኛሉ።ደንቦችን በማህደር ማስቀመጥ።

ፍጥረት እና ማከማቻ፡ ሁሉም እንደ ደንቦቹ

አሁን ባለው ህግ መሰረት የሂሳብ ባለሙያዎች ሁለቱንም የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን እና ማጠቃለያ ሰነዶችን በወረቀት ላይ ብቻ ሳይሆን በኤሌክትሮኒክ መልክም ማመንጨት ይችላሉ። በተመሳሳይ ጊዜ የወረቀት ቅጂዎችን የመፍጠር ግዴታዎች ለህጋዊ አካል ተሰጥተዋል, እና ፍላጎት ካለው ሰው, የቁጥጥር አካል ሲጠይቁ, ኩባንያው በተቻለ ፍጥነት የወረቀት ሰነዶችን ወደ አድራሻው የመላክ ግዴታ አለበት. ማሰባሰብ እና ማከማቻ አሁን ባለው የቁጥጥር ህግ በተደነገገው ቅጽ መከናወን አለበት።

በሂሳብ ክፍል ውስጥ የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ስለ ማከማቻ ጊዜ ፣ የዚህ ሂደት ቅደም ተከተል ፣ በማንኛውም ድርጅት ሥራ ውስጥ የተመሰረቱትን የተለመዱ የአስተዳደር ወረቀቶችን የሚመለከቱ ሰነዶችን ዝርዝር ይነግራል ። በገንዘብ ሚኒስቴር እና በፌዴራል ቤተ መዛግብት በተፈቀደ ሰነድ ውስጥ በ 2010 የተቋቋሙ ናቸው. በተጨማሪም እያንዳንዱ የአገራችን ዜጋ ለአራት ዓመታት የሂሳብ መዛግብትን የመጠበቅ ኃላፊነት እንዳለበት የሚደነግገውን የግብር ኮድ መስፈርቶች ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. ይህ ለወጪ፣ ለገቢ እና እንዲሁም የግብር አከፋፈልን የሚያረጋግጡ ከሂሳብ አያያዝ ጋር የተያያዙ ወረቀቶችን ይመለከታል።

ስለ ነገሮች ብልህ ሁን

የሂደቱ ትክክለኛ አደረጃጀት የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን የማጠራቀሚያ ውሎችን በሙያዊ አቀራረብ ፣ በሂሳብ አያያዝ ሰነዶች ውስጥ ያሉ ሰራተኞችን ተሳትፎ ፣ ስለ ሥራው ሂደት አደረጃጀት እራሱ የማህደር መረጃን ማካሄድን ያካትታል ። በአሁኑ ጊዜ ምንም ቦታዎች የሉም ማለት ይቻላል።በማህደር ውስጥ ልዩ ስልጠና ፣ ስለሆነም ከፍተኛ ጥራት ያለው ልዩ ባለሙያ ማግኘት ብዙውን ጊዜ አስቸጋሪ ነው። በሌላ በኩል, ተራማጅ ህግ የመጀመሪያ ደረጃ የሂሳብ ሰነዶችን የማቆየት ጊዜ እንዲከበር ይጠይቃል, አለበለዚያ ግን በጣም ደስ የማይል ቅጣት ሊያጋጥምዎት ይችላል. በቂ መጠን ላለው የሰነድ ፍሰት በጣም ጥሩው አማራጭ በኩባንያው ሠራተኞች ውስጥ የማህደር ማከማቻ ኃላፊነት ያለው ክፍል መፍጠር እና ከውስጥ ሀብቶች ጋር ሰነዶችን የያዙ ሰዎችን መደበኛ ስልጠና ማረጋገጥ ነው። ይህ በህጉ ውስጥ የተመሰረቱ ፈጠራዎች ቁጥጥር ስር እንዲሆኑ እና ሁሉንም መስፈርቶች ያከብራሉ።

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን የማጠራቀሚያ ጊዜን ከግምት ውስጥ በማስገባት በስራ እንቅስቃሴዎ ውስጥ ለማክበር የሚያስችል አማራጭ አማራጭ የደንበኛውን ወረቀቶች የመጠበቅ ግዴታ ከሚወጣ አማላጅ ጋር መተባበር ነው። ሆኖም ግን, ለራስዎ የመዝገብ ቤት ኩባንያ መምረጥም ቀላል ስራ አይደለም. ለታማኝ ኩባንያ ምርጫ ለመስጠት እና ሊዘጋው እና ሕንፃው ሊቃጠል ይችላል ብለው ላለመጨነቅ ያሉትን ሁሉንም አማራጮች በጥንቃቄ መተንተን ያስፈልጋል።

የአንዳንድ ሰነዶችን የማከማቸት ባህሪዎች

ከአሁኑ ህግ በሚከተለው መሰረት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች እንዲሁም መመዝገቢያዎች፣ ሪፖርቶች እና ቀሪ ሰነዶች ወደ ማህደሩ መተላለፍ አለባቸው። እነዚህ ሁሉ የሕጋዊ ሰነዶች ምድቦች ወደ ማህደሩ እስኪላኩ ድረስ በሂሳብ አያያዝ ግቢ ውስጥ መቀመጥ አለባቸው, ህጋዊ አካልለወረቀት ደህንነት ሲባል ሁሉንም ሁኔታዎች የማቅረብ ግዴታ አለበት: ካቢኔዎች መዘጋት አለባቸው, የእሳት አደጋ እና ሌሎች ደህንነት መከበር አለባቸው. በድርጅቱ ውስጥ ለሰነዶች ደህንነት ኃላፊነት ያለው ሰው በልዩ ሰነድ ይሾማል።

ኩባንያው ጥብቅ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጾችን የሚጠቀም ከሆነ በህጉ እነዚህ ሰነዶች ደህንነቱ በተጠበቀ ወይም በልዩ ቁም ሳጥን ውስጥ መቀመጥ አለባቸው፣ ክፍል ውስጥ ተዘግቷል እና የሰነድ ደህንነት ዋስትና። የአሁኑ ጊዜ ዋና ሰነዶች፣ በእጅ የሚሰራ፣ በጊዜ ቅደም ተከተል ወደ መዝገቦች መሰብሰብ አለባቸው፣ ከዚያም ለቋሚ ማከማቻ ወደ ማህደሩ ይላካሉ።

ሌላ ምን መታየት ያለበት?

የባንክ መግለጫዎችን፣የጥሬ ገንዘብ ማዘዣዎችን እና የቅድሚያ ሪፖርቶችን በሚከማችበት ጊዜ ሁሉም ሰነዶች በጊዜ ቅደም ተከተል መቀመጥ እና ለጋራ ስልታዊ ማከማቻ መታሰር አለባቸው። አንዳንድ የተወሰኑ የሰነዶች ምድቦች (የshift ሪፖርቶች፣ የስራ ማዘዣዎች) ሳይታሰሩ ሊቀመጡ ይችላሉ፣ ነገር ግን ምንም ነገር እንዳይጠፋ ወይም ለትክንያት ዓላማዎች እንዳይውል በፎልደሮች ውስጥ መመዝገብ ይችላሉ።

የሰነዶች ደህንነት እና ወደ ማህደሩ በጊዜው መላክ በዋነኛነት የዋና የሂሳብ ሹሙ ሃላፊነት ነው፣ምንም እንኳን አስፈላጊ ከሆነ የአካባቢ ህጎች ለሌላ ሰው የስልጣን ውክልና ሊይዝ ይችላል። የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን, ዘገባዎችን, የሂሳብ መዛግብትን መስጠት የሚቻለው በአንዳንድ ሁኔታዎች ከዋናው የሂሳብ ሹም ኦፊሴላዊ ትእዛዝ ካለ ብቻ ነው. በአጠቃላይ መዋቅራዊ ክፍሎች የሂሳብ ሰነዶችን ማግኘት አይችሉም. ሰነዶችን መያዝ ይቻላልከጠያቂ ኤጀንሲዎች፣ ከፍርድ ቤት ወይም ከህግ በታች ተገቢውን ስልጣን ካላቸው ሌሎች ባለስልጣናት ልዩ ጥያቄ ካለ ብቻ ነው። በዚህ ጉዳይ ላይ ከህግ ጋር በተጣጣመ መልኩ የተዘጋጀውን ኦፊሴላዊ ውሳኔ መስጠት አስፈላጊ ነው. በሚለቁበት ጊዜ ፕሮቶኮል ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው, ከነዚህ ቅጂዎች አንዱ ፊርማ ለድርጅቱ ተወካይ ይተላለፋል.

የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶች የማከማቻ ጊዜ ከዚህ በታች ባለው ሠንጠረዥ ይታያል።

የስራ ፍሰት ባህሪያት

"የሰነድ ፍሰት" የሚለው ቃል ወረቀቱ ከተፈጠረበት ጊዜ አንስቶ ወደ ማህደር ንግድ እስከ መዘዋወሩ ከሰነዶች እንቅስቃሴ ጋር በተያያዙ ምክንያቶች ስብስብ ላይ ይተገበራል። ምንም እንኳን በአንዳንድ ኢንተርፕራይዞች ውስጥ ለሰነድ አስተዳደር ልዩ ባለሙያተኛ ቢሰጥም የጊዜ ሰሌዳን ማዘጋጀት የዋና የሂሳብ ባለሙያው ሃላፊነት ነው. ነገር ግን፣ እንደ ልምምድ እንደሚያሳየው፣ በጣም ትክክለኛው የእንደዚህ አይነት መርሃ ግብር በድርጅቱ የሂሳብ ፖሊሲ ውስጥ ማካተት ነው ፣ ከዚያም በድርጅቱ ዋና ባለስልጣን በተፈረመ ልዩ ትዕዛዝ የፀደቀው ።

በፕሮግራሙ እገዛ ድርጅታዊ ሂደቶችን ማስማማት እና በድርጅቱ ውስጥ የማቀድ ስራን ቀላል ማድረግ ይችላሉ። ለዋና ሰነዶች የስራ ሂደት መርሃ ግብር የተከዋዋሪዎች ዝርዝር, ወረቀቶቹ ወደ የሂሳብ ክፍል መላክ ያለባቸው የጊዜ ክፍተቶች እና የሂሳብ ባለሙያዎች የሚሠሩበት የጊዜ ገደብ ነው. የሂሳብ መዛግብትን ጨምሮ የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜዎችን መግለጽዎን ያረጋግጡ። ብዙውን ጊዜ, የሂሳብ ፖሊሲው ለዋና ሰነዶች የማከማቻ ጊዜዎችን ደንብ ይይዛል, እና ይህ ጊዜ ወይምበሕግ ከተደነገገው ጋር እኩል የሆነ፣ ወይም በኩባንያው ተግባራት ዝርዝር ከተፈለገ ከፍ ያለ። የዓመቱ ሪፖርት ሲቀርብ ሰነዶቹ በተደነገገው መንገድ ተዘጋጅተው ወደ ማህደር ማከማቻ ተላልፈዋል። በተመሳሳይ ጊዜ ለወደፊት ለማከማቻ ከተላለፈው የድምፅ መጠን ጠቃሚ መረጃዎችን ማውጣት አስፈላጊ እንደሚሆን ግምት ውስጥ ይገባል. ለዚህም, ጉዳዮችን ወደ አቃፊዎች መከፋፈል የተለመደ ነው, ማቧደኑ በይዘቱ ይገለጻል. ለእያንዳንዱ አቃፊ ተዛማጅ ርዕስ መስጠትዎን እርግጠኛ ይሁኑ።

የጉዳይ ማከማቻ ባህሪያት

በኢንተርፕራይዙ እንቅስቃሴ ሂደት ውስጥ የሚመነጩ ሁሉም ሰነዶች ከላይ እንደተገለፀው ለጊዜያዊ ማከማቻ እና ለቋሚነት የታቀዱ ናቸው ። ወረቀቶችን ወደ ማህደሩ በሚያስተላልፉበት ጊዜ, በተመሳሳዩ አቃፊዎች ውስጥ ኦፊሴላዊ ወረቀቶችን ሳይቀላቀሉ እያንዳንዳቸውን እነዚህን ምድቦች በተናጠል ማስረከብ አስፈላጊ ነው. በዚህ ጊዜ ቅጂዎች ከመጀመሪያዎቹ ተለይተው መቀመጥ አለባቸው. እንዲሁም፣ በተለየ አቃፊዎች ውስጥ፣ ሪፖርት ማድረግን፣ ለዓመት እና ለሩብ ዓመት፣ ለወራት ዕቅዶችን የሚያሳዩ ሰነዶችን መደርደር አለቦት። አንድ ፋይል አንድ ሰነድ መያዝ አለበት።

አንድ ጉዳይ ለመቧደን በአንድ ክፍለ ጊዜ (ሩብ፣ አመት፣ ወር) ውስጥ የተፈጠሩ ሰነዶችን መጠቀም ትችላለህ። ልዩነቱ ጊዜያዊ ምድቦች ተብሎ የሚጠራው ነው - ለምሳሌ ፣ የግል ፋይሎች ፣ መዝጊያቸው ከቀን መቁጠሪያው ዓመት ጋር ለመገጣጠም ጊዜ የለውም። ፋይሉ በበርካታ ወራት ውስጥ የመነጩ ሰነዶችን ከያዘ ፣ እያንዳንዱን ወር ከሌሎች ልዩ ሉህ መለየት አስፈላጊ ነው ፣ በእሱ ላይ በየትኛው ጊዜ ላይ መዝግቦ ይይዛል።በዚህ ሁኔታ, እስከ 250 ሉሆችን በአንድ መያዣ ውስጥ ማቧደን ይፈቀዳል. የአቃፊ ውፍረት 4 ሴሜ ወይም ያነሰ ሊሆን ይችላል።

ሌላ ምን መታየት ያለበት?

ከማህደር መዛግብት ሕጎች እንደሚታየው፣ ሰነዱ ተጨማሪዎች ካሉት፣ እነዚያ (በየትኛውም ጊዜ በትክክል እንደተጠናቀሩ) ከሚሸኙት ሰነዶች ጋር መያያዝ አለባቸው። በአጠቃላይ የሂሳብ ሰነዶች መዝገብ ቤት ቅደም ተከተል በጣም አስፈላጊ ነው, ስለዚህም በጥብቅ መከበር አለበት. እንደ ደንቡ፣ መግለጫዎች መጀመሪያ ይለጠፋሉ፣ ከዚያም ገላጭ ማስታወሻዎች፣ ከዚያም የሂሳብ መዛግብቱ፣ በተያያዙ ሰነዶች ተጨምሯል።

የኩባንያው ሰራተኞች የግል ሂሳቦችን ማከማቻ ሲያደራጁ ለዚህ የተለየ ጉዳይ መመደብ አስፈላጊ ነው ፣ በዚህ ውስጥ ሰነዶቹ በጥብቅ የዘመን ቅደም ተከተል በዓመት የተቀመጠ ነው። አመታዊ የደብዳቤ ልውውጡ የቀን መቁጠሪያውን አመት በሚያመለክቱ ማህደሮች ውስጥ ይመሰረታል እና እንዲሁም በቀኖቹ መሰረት በስርዓት የተደራጀ ነው። እያንዳንዱ ጥያቄ በምላሽ መከተል አለበት።

አንዳንድ ባህሪያት

በታክስ ህጉ ውስጥ የተደነገጉት የማቆያ ጊዜዎች የሂሳብ ስራዎችን በሚቆጣጠሩ ህጎች ውስጥ ከተገለጹት ሊለያዩ ይችላሉ። እንዲህ ዓይነቱን ልዩነት በሚመለከትበት ጊዜ በመጀመሪያ ደረጃ ረዘም ያለ ጊዜን ለመመልከት ይመከራል - ይህ አስፈላጊ ከሆነ ሰነዶቹን ለማመልከት ያስችላል, ምንም እንኳን አሁን ካሉት ደንቦች በአንዱ መሰረት, የመጨረሻውን የጊዜ ገደብ መጠቀም ይቻላል. አስቀድሞ ጊዜው አልፎበታል። በተጨማሪም, ተቆጣጣሪዎቹ ምንም ቅሬታ አይኖራቸውም. በተጨማሪም በ 2000 የታተመ የማከማቻ ጊዜን የሚያመለክት ልዩ ዝርዝር ማስታወስ አስፈላጊ ነውአንዳንድ የተወሰኑ ሰነዶች ቡድኖች. ይህ ዝርዝር በመደበኛነት ይሻሻላል እና ይሟላል፣ ስለዚህ የድርጅቱ ዋና አካውንታንት እና የሰነድ አስተዳደር ኃላፊነት ያለው ክፍል ወቅታዊ መረጃ መከታተል አለባቸው።

የማከማቻ ውሎቹ ከተጣሱ፣የደህንነት ጉዳይ በዋነኛነት የሒሳብ ሹሙ ኃላፊነት ቢሆንም፣ለዚህም ኃላፊነቱ የኩባንያው ኃላፊ ነው። ትዕዛዙ, የማከማቻው ጊዜ የሚቆይበት ጊዜ ከተጣሰ ኩባንያው ይቀጣል. ለአንድ ባለስልጣን ቅጣቱ ብዙውን ጊዜ ከሁለት እስከ ሶስት ሺህ ሮቤል ይደርሳል. ነገር ግን ዋናው ሰነድ ጨርሶ ካልተያዘ፣ በአምስት ሺህ ሩብልስ ወይም ከዚያ በላይ በሆነ መቀጮ ሊቀጡ ይችላሉ።